Trabajo en equipo en la empresa

Trabajo en equipo en la empresa
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 .  (Foto: IDC online)

Consideraciones en exclusiva para IDC, del asesor externo de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), Ancelmo García Pineda, en torno a cómo esta forma de trabajo puede ayudar a la empresa a alcanzar el éxito en su campo.

Introducción

La administración y gestión moderna de empresas es una parte del mundo laboral que ha evolucionado de manera acelerada en los últimos 20 años; ello ha sido causa y efecto de la constante innovación productiva que exige a las empresas actualizaciones si desean permanecer y conquistar nuevos mercados.

Entre las innovaciones de la gestión productiva, resalta por su importancia en la esfera humana el trabajo en equipo, y si bien es cierto que ello es algo relativamente nuevo para un país como México, en donde la cultura laboral había organizado y exaltado el trabajo individual, y aún se sigue haciendo, también lo es que el trabajo en equipo representa una nueva forma de asumir responsabilidades así como nuestras relaciones jerárquicas y toma de decisiones en la empresa.

El trabajo en equipo es una de las formas de organización del trabajo que existe desde hace muchos años, pero que adquirió mayor importancia con el surgimiento de las nuevas tecnologías, como: la microelectrónica, informática y telecomunicaciones, así como con el advenimiento de la crisis de formas de administración del trabajo individuales y fragmentadas.

Decía Henry Ford que el éxito de una empresa que ocupaba a más de tres trabajadores se aseguraba con un buen trabajo en equipo, pero para ello era menester mantenerse agrupado y antes de ello, lo más importante era tomar la decisión de reunirse para crear un equipo.

Esencia e importancia del trabajo en equipo

Como hemos podido darnos cuenta, trabajar en equipo más que una moda, ha pasado a ser una necesidad, derivada de otros aspectos que han innovado la administración de la producción de bienes y servicios, tales como: la necesaria elevación constante de la calidad de los procesos y los productos. De ahí que se busque fortalecer las estructuras productivas con nuevas formas como el trabajo en equipo.

Por supuesto que toda organización productiva es en sí misma un equipo, sin embargo, es preciso aclarar que no es lo mismo cuando a un agrupamiento de personas se les dota de objetivos, metas, identidad y sinergia, para que adquieran una identidad propia diferente de las identidades individuales. En eso consiste la esencia de un trabajo en equipo, en que la suma de los individuos no es la suma de sus individualidades, sino la creación de una identidad colectiva nueva con base en las esencias individuales, pero transformando a éstas.

También se refiere a la serie de estrategias procedimientos y metodologías que se utilizan y aplican en un grupo humano para alcanzar una meta diseñada ex-profeso.

Podemos aventurar algunas definiciones de trabajo en equipo de la siguiente manera:

  • "...Un equipo es una agrupación voluntaria u obligatoria que se organiza para alcanzar un objetivo o una meta...";
  • "...Número reducido de personas complementarias en capacidades, comprometidas con un propósito, un objetivo de trabajo y una planeación comunes y con responsabilidad mutua compartida...", y
  • "...Un equipo de personas que trabajan de verdad en equipo es un grupo de corresponsables que se apoyan y auxilian para alcanzar una meta..."

Sin embargo, equipo es también el conjunto de utensilios necesarios para efectuar alguna acción o realizar una tarea; en este caso los utensilios consisten en insumos para la productividad, tales como: habilidades, conocimientos y un ambiente adecuado proclive a generar calidad integral.

La esencia del trabajo en equipo es la participación de los trabajadores. La expresión participación de los trabajadores se utiliza de manera general e imprecisa para hacer referencia a las diversas y múltiples formas de aportación de los trabajadores en los procesos productivos, ya sea con una opinión, consulta o decisión y una acción derivada de la misma forma.

La participación de los trabajadores se da en diversas formas: desde los círculos de calidad, los grupos de mejora; hasta el trabajo en equipo que hoy es aplicado en diversas empresas como formas de organizar y administrar los recursos humanos, los talentos y los conocimientos para un menor desperdicio de todos nuestros recursos.

Por otra parte es preciso subrayar que el trabajo en equipo ha tenido un auge a partir de la década de los ochenta en nuestro país, lo que habla de escasos años, y ha cobrado impulso debido a que se ha llegado a afirmar que las experiencias de otros países eran exportables o transferibles a naciones como la nuestra y así lograr los éxitos que otros habían obtenido.

Si bien es cierto que la esencia de un trabajo en equipo es la participación de todos, también lo es que se requiere una integración armónica, una coordinación eficaz y no conflictiva, así como de un plan o un programa sin el cual el equipo se condena al fracaso.

Fases de evolución para un equipo eficaz

Cuando deseamos trabajar en equipo nos preguntamos cómo alcanzar la cohesión necesaria, asignar los roles de manera acertada, mantener una comunicación eficaz y eficiente y dotar de independencia creativa al equipo. Precisamente en la respuesta a esas y otras interrogantes se encuentra el proceso de construcción de un verdadero trabajo en equipo que no sólo se quede en el papel y tenga vida real.

Es importante dejar claro que el trabajo en equipo es un complemento de las formas de administración y de organización del trabajo, y no puede sustituir en una empresa la administración gerencial, en todas sus dimensiones, de ahí que en ocasiones surjan crisis de entendimiento o conflictos debido a los alcances y límites de la participación derivada del mismo.

Por ello es preciso dejar claro desde el principio las funciones y facultades del sistema de trabajo en equipo, así como de los integrantes, la forma de organizarse, tomar decisiones, evaluarse internamente, y las sanciones en caso de haberlas.

Es un hecho importante que al ser complementario, el trabajo en equipo debe estar acompañado de medidas tales como: capacitación, motivación, política adecuada de retención de personal, salarios acordes, multihabilidades, entre otros.

En un equipo de trabajo se asigna a los integrantes parte de responsabilidades que antes eran sólo de la dirección de la empresa u otros colegas; es por ello que los integrantes del trabajo en equipo y su desarrollo sólo pueden ser concebidos en un entorno de mayor capacitación y educación de los trabajadores, además de dotarlos del equipo, información, habilidades, facultad y posibilidad de participación.

En un equipo los integrantes actúan fundamentalmente para compartir información sobre las mejores prácticas y para tomar decisiones con el objeto de ayudar a los demás a desempeñarse mejor dentro de su área de responsabilidad; las habilidades son complementarias en lo esencial, con un propósito: metas y plan de acción comunes, por los que se sienten mutuamente responsables.

Es importante aclarar que siempre debe haber objetivos: individuales, de grupo, de equipo y libres, abiertos a la creatividad y autonomía de los integrantes, los cuales se desarrollan en etapas y con contenidos específicos, tal como se muestra en las columnas del cuadro siguiente:

OBJETIVOS INDIVIDUALES OBJETIVOS DE GRUPO OBJETIVOS DEL EQUIPO OBJETIVOS DE LA AUTONOMÍA
·         Fase de integración y de identificación de objetivos; ·         metas y aportaciones;
  • eliminación de dudas y confusiones, y
  • roles y responsabilidades
·         Fase de identificación de interdependencias;
  • asignación de áreas de oportunidad;
  • matriz de habilidades, y
  • claridad del concepto de grupo
·         Elaboración común de un plan;
  • evaluación y seguimiento;
  • estabilización del concepto de equipo, y
  • nuevo sistema de remuneración
·         Retroalimentación creativa
  • administración horizontal, y;
  • enseñar a otros a formar grupos y a trabajar en equipo
·         Ser multihabilidades;
  • mayor capacitación;
  • tener y dar confianza, y
  • ejecutar tareas sencillas
·         Integración técnica;
  • integración administrativa y comunicación;
  • soluciones colectiva;
  • interacción, y
  • complejidad y mayor número de tareas
·         Evaluación;
  • autoevaluación;
  • responsabilidad conjunta;
  • cooperación;
  • nuevos conocimientos y prácticas, y
  • tareas altamente complejas e interrelacionadas
·         Mayores metas;
  • ampliar ventajas productivas y competitivas;
  • innovaciones en proceso, calidad, producto y capacitación, y
  • diseño de nuevas tareas y mejora de las mismas
·         Ser informados ·         Ser aceptados ·         Tener compromiso e impulso ·         Aportar y recibir crítica y mejora continua

Objetivos y metas del equipo de trabajo

Si bien el objetivo prioritario y que debe regir toda acción y pensamiento del equipo de trabajo es la solución cooperativa de los problemas, existen otros con importancia similar.

El trabajo en equipo ayuda a facilitar la mejora de las calificaciones y capacitación de los trabajadores, y favorece la multihabilidad o polivalencia de los integrantes, permitiendo una mayor versatilidad de los procesos productivos.

En general, se espera que los equipos de trabajo o el trabajo en equipo generen una mejora de la calidad y productividad de procesos y productos, y que por otro lado, eleven el nivel de vida de los trabajadores dentro y fuera de la empresa.

Se espera también que se fomente en los trabajadores un mayor sentido de responsabilidad y participación que dé lugar a una mayor satisfacción en el empleo y a un clima de relaciones laborales de menor conflicto o confrontación y mayor cooperación.

Normalmente las etapas del trabajo en equipo se desarrollan en la siguiente secuencia:

  • reconocer un problema o dificultad y hacerse cargo de ello;
  • recabar datos e información mínima suficiente;
  • analizar la información referente y obtener una conclusión;
  • diagnosticar y generar soluciones;
  • seleccionar la mejor solución y suponer consecuencias;
  • pronosticar resultados y efectos;
  • decidir, y
  • aplicar la decisión y asumir sus consecuencias en grupo. Ante un nuevo problema el ciclo se reinicia.
Fracaso del trabajo en equipo

Es preciso mencionar que en ocasiones los esfuerzos por trabajar en equipo llevan al fracaso y ello se debe, entre otras cuestiones, a que éstos sólo existen en la mente de algunos, pero en la práctica no se aplicaron con esmero y con los cambios que se requerían. En algunos casos los fracasos se atribuyen a confusión en líneas de mando, desinformación, incomunicación, desconocimiento de prioridades, duplicidad de esfuerzos, falta de motivación monetaria o de otro tipo.

También se fracasa por lo estrecho de los límites impuestos al equipo, lo inadecuado del sistema de recompensas o remuneraciones o la carencia de verdadera autonomía, información y comunicación entre los subordinados y los mandos, sean de tipo medio o superior. A final de cuentas, fracaso es igual a pérdida, sea de recursos, expectativas o confianza.

Como hemos observado, en un equipo de trabajo, se evoluciona de un momento de dependencia total y de una etapa de trabajo individual a otra de interdependencia, complementariedad y trabajo que en verdad se complemente y sea colectivo; para lo cual debemos comprobar de manera permanente el funcionamiento del trabajo en equipo, para ello existen herramientas como: listas de comprobación y matrices de evaluación del mismo. No olvidemos que se debe evaluar de manera permanente

Conclusión

La experiencia de las formas participativas adquiere diferentes nombres y características dependiendo del país en donde se haga referencia; existen algunos con participación que llevan a los trabajadores incluso a ser accionistas y deliberantes de la toma de decisiones de la administración financiera de la empresa, mientras que existen otras experiencias que limitan la participación de los trabajadores a las líneas de producción o mejora de condiciones ambientales del trabajo.

Quizá un país como el nuestro, en realidad debe trabajar aún más en experiencias y en diálogo hasta construir nuestro propio camino antes de decidir adoptar una receta rígida y dogmática que impida la creatividad y limite el entendimiento entre trabajadores y empresarios, además de que no tome en cuenta toda la historia de nuestras relaciones laborales y nuestra cultura productiva.