Claves para supervisar la empresa

Claves para supervisar la empresa
 .  (Foto: IDC online)

Preámbulo

En toda estructura empresarial cada función principal debe estar asignada a la persona o grupo de personas de manera coherente, para el caso de la supervisión, ésta cumple con una función y posición que puede llegar a ser de división, unión o de mera transición funcional de operaciones.

La misión de supervisar ha evolucionado en el tiempo de tal manera que cada vez más nos encontramos con aspectos novedosos y nos hallamos ante conceptos relacionados con la ?supervisión horizontal?, ?supervisión justo a tiempo?, ?supervisión en el punto adecuado? o la ?auto supervisión?.

A pesar de los cambios, la función del supervisor sigue teniendo como meta central, mantener la comunicación en sentido vertical y horizontal a partir de una equilibrada combinación de autoridad otorgada, conocimiento adquirido y motivación humana; aunque dicha autoridad deriva finalmente de la organización específica en la que se actué, es decir, de la estructura de nuestra organización productiva.

Supervisión actual

Aunque la palabra supervisión es de reciente aceptación por el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, es un vocablo que expresa acciones de amplia utilización en el ámbito productivo desde hace más de 100 años:

  • según la Etimología significa ?mirar desde lo alto?, lo cual induce la idea de una visión global;
  • inspección específica, o una vigilancia de mayor nivel o superior a lo normal o rutinario, y
  • vigilar o dirigir la realización de una actividad determinada por otros o por sí mismo.

A partir de lo comentado, podemos sintetizar de la manera siguiente la esencia de la supervisión: proceso mediante el cual una persona procesadora de un caudal de conocimientos y experiencias, asume la responsabilidad de dirigir a otras para obtener con ellos resultados que les son comunes.

Con lo anterior, queda claro que el saber y conocimientos del supervisor provienen de la experiencia, capacitación y el acopio de información, de tal forma que el supervisor además, debe estar preparado para delegar parte de su autoridad y otorgar a sus subordinados cierta libertad para tomar decisiones por sí mismos.

Misión de supervisión

En toda organización los supervisores cuentan con tareas específicas de acuerdo con la actividad de la empresa; sin embargo, el supervisor como figura tiene las siguientes características:

  • su misión se compone de un elemento técnico, que es el conocimiento de nuestro producto y servicio que generamos, así como de un elemento de capacidad de mando y control, que consiste en la capacidad de administrar de manera adecuada los recursos en una dirección determinada;
  • representa la primer línea de mando o de dirección en una empresa moderna, y puede o no ser parte del personal de ejecución de una función. No obstante debemos subrayar que la ejecución y la vigilancia son parte del ciclo productivo que va desde la planeación y el diseño, pasando por la organización, coordinación y control, hasta el consumo del producto o del servicio que generamos en nuestra unidad productiva;
  • cumple con una actividad técnica y especializada que tiene como fin fundamental utilizar racionalmente los actores que le hacen posible la realización de los procesos de trabajo: el hombre, materia prima, equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros elementos que en forma directa o indirecta, intervienen en la consecución de bienes, servicios y productos destinados a la satisfacción de necesidades de un mercado de consumidores, cada día más exigente, y que mediante su gestión puede contribuir al éxito de la empresa;
  • es un elemento humano de unidad entre los primeros niveles de dirección y los de ejecución de operaciones, y
  • tiene como punto de referencia el puesto de trabajo, la tarea específica, el producto intermedio, o cualquier unidad que defina la empresa y a partir de la cual se parte para el diseño de la función de supervisión; dicha supervisión expresa la síntesis mínima de nuestra unidad productiva en la cadena generadora de valor y transformación en la empresa a partir de los cuales determinamos tanto los puntos clave de resultados, como los de la supervisión.

Supervisión y liderazgo

En el ámbito de la supervisión podemos ubicar diversos estilos, algunos de los cuales son novedosos y otros más tradicionales, que van desde los estilos más autocráticos, hasta los más democráticos, el puesto de supervisor es tan exigente que en muchas empresas la gerencia tiende a buscar super-individuos, aunque esto sea imposible de conseguir, llegándose  a la conclusión, en la mayoría de las empresas de determinar criterios conforme a los cuales deben ser ajustados los candidatos a supervisor.

En el mundo productivo moderno es imprescindible hacer una adecuada combinación de los métodos tradicionales y los modernos, es decir, ni se abandonan los que llevan años, como las decisiones sin consulta, sin exagerar en ellos, hasta permitir que los trabajadores participen en el análisis de un problema y su solución.

La eficiente y eficaz supervisión es aquella que logra un justo equilibrio entre los derechos e intereses de los colaboradores de la empresa y los de sus propietarios y directivos, ya que si bien es cierto que la supervisión es una actividad a partir de un perfil eminentemente de relaciones humanas, debe contar con características tales como:

  • sensibilidad al contacto con otros;
  • sentido de pertenencia;
  • capacidad de escuchar;
  • resistencia a las presiones;
  • transmitir confianza;
  • visión de futuro;
  • iniciativa y diplomacia;
  • respeto por el personal, y
  • rectitud y justicia ante la aplicación de reglas.

Construcción de puntos clave

El supervisor debe tener la capacidad y autoridad para ejercer su función y construir o identificar con sus colaboradores los puntos clave de la supervisión en cada etapa del proceso productivo.

Los puntos clave que deben guiar las acciones y la misión y función de la supervisión, entre otros, pueden ser los siguientes:

  • dar satisfacción al cliente;
  • conocer la tarea;
  • capacidad de mando;
  • comunicación;
  • enlace y cooperación;
  • seguridad;
  • formación y desarrollo;
  • calidad del trabajo;
  • calidad de vida del trabajador;
  • instrucción apropiada;
  • reconocimiento del trabajo;
  • justicia;
  • iniciativa;
  • solución de problemas;
  • limpieza y orden;
  • trabajo con especialistas;
  • reducción de desperdicios, y
  • mejora continua.

Si bien los anteriores son puntos de control a partir de resultados, deben llevarnos a  identificar los factores clave de  la supervisión que finalmente podemos identificar dentro  de nuestra empresa.

Algunas empresa grandes o medianas pueden tener estructuras más o menos desarrolladas, aunque a partir también de empresas pequeñas, se deben identificar esos puntos de control y que son claves para un desempeño aceptable de nuestra unidad productiva.

A partir de los puntos guía enumerados arriba, se llega a los puntos clave directos de la supervisión, entre los más destacados, podemos enumerar los siguientes:

  • producción;
  • calidad;
  • sistemas;
  • eficiencia de costos;
  • trabajo administrativo;
  • seguridad;
  • comunicación;
  • perfeccionamiento;
  • mantenimiento;
  • control de reservas;
  • compras, y
  • ventas.

En toda empresa, los supervisores actúan como jueces y como solucionadores de problemas en el proceso de control en una organización, cumplen una función de doble aspecto: en el primer rol, actúan como juez observando lo que sucede en el departamento para ver si las actitudes, condiciones y resultados se llevan a cabo como se esperaba, en el segundo rol, actúan al solucionar problemas y tomar decisiones, esto se hace con el fin de averiguar la causa de porqué no salió bien algo y luego decidir qué hacer al respecto.

Los principios de la supervisión, tales como reglas generales, conceptos, verdades fundamentales, dogmas aceptados, constituyen las guías mediante las que el supervisor pasa de un problema a una solución.

Conclusión

El supervisor moderno ha dejado de ser operador y el líder nato del grupo para convertirse en un especialista del comportamiento humano, en lo que concierne a la práctica de la habilidad administrativa y de los aspectos técnicos  de su cargo.

Realmente los individuos esperan mucho de sus supervisores, los supervisores también esperan mucho de los componentes de su grupo, un supervisor líder tiene capacidad para satisfacer las necesidades emocionales, sentimentales y materiales de aquellos que lo necesitan.