Productividad y técnicas de supervisión

Productividad y técnicas de supervisión

Preámbulo

Aunque el supervisor tiene la virtud de ser un organizador, ejercer liderazgo y ser parte de la solución final de los problemas en nuestras empresas, también resulta cierto que él se ve agobiado por el dilema de ser intermediario entre los niveles de mando superior y planeación, y entre los trabajadores finales que ejecutan la operación o realizan la tarea final de nuestro producto o servicio. El supervisor desde hace mucho tiempo se auxilia de técnicas diversas que le permiten llegar lo mejor preparado para realizar de manera óptima su función; sin embargo, dichas técnicas por sí solas no son la solución, la verdadera alternativa consiste en una adecuada selección y construcción de la técnica; su aplicación elocuente y precisa; y finalmente la sensibilidad del supervisor para modificarla o adaptarla cuando el proceso productivo y las personas lo requieran.

Supervisión de producto, proceso y personas
En la actualidad y gracias a las innovaciones tecnológicas, la supervisión mejora la productividad, no sólo por conocimientos propios, sino también, por las técnicas de control automático utilizadas y aplicadas a partir de las nuevas formas de organización del trabajo, informática y microelectrónica. Casi todas las empresas han evolucionado en la supervisión, desde el viejo método de la observación directa en tiempo real, hasta la aplicación de monitoreos, muestreos o hasta el monitoreo universal automatizado a través de sensores sensibles a la luz, a los movimientos o las dimensiones del producto y los ritmos del proceso.

También se ha evolucionado las técnicas de auto supervisión por parte de los individuos.Para la aplicación de técnicas modernas de supervisión, básicamente y de manera fundamental podemos afirmar que la empresa se puede subdividir en tres partes que pueden separase con respecto al tiempo y aplicación de medidas de supervisión: en proceso, producto y personas.

En la aplicación del control inteligente a procesos productivos, existen gran diversidad de variables a supervisar, determinadas por la estructura compleja de la unidad productiva, en la cual debemos mejorar la productividad. Se deben supervisar tiempos, cantidades y cualidades de las fases del proceso.

El producto, por otra parte puede ser supervisado desde su etapa de materia prima, hasta la situación intermedia de producto preelaborado o de consumo intermedio, hasta su presentación transformada con valor agregado como producto listo para su consumo final (transformaciones, aportaciones, redundancias y desperdicios).

Las personas tienen de igual a manera una serie de variables a ser consideradas, desde su grado de aportación directa en las tareas, su conocimiento aplicado, el resultado alcanzado, y tiempo desperdiciado, ya sea en unidades de tiempo corto o largo, según la estructura jerárquica y la organización del trabajo.

Dependiendo de cada empresa, y de las técnicas de supervisión, se puede construir una específica que vincule en un equilibrio dinámico entre el producto, proceso y personas.

Como todos sabemos nuestra empresa o unidad productiva es un continuo proceso generador de bienes y servicios, compuesto de una planta y flujos materiales y de información.

En todas las empresas, sin importar su dimensión, es posible observar que además de los flujos de materia aparecen otros de energía humana y artificial, sin todo lo cual no habría transformaciones ni flujos del proceso o de los productos intermedios.

Si todos los aspectos anteriores se pueden supervisar, entonces lo primero para una adecuada técnica consiste en tener claro el concepto de materias primas, maquinaria y componentes, a la par que las operaciones a efectuar para obtener la secuencia de transformaciones, y el rol de las personas en cada etapa; es decir, los sub-procesos en los cuales aplicaremos la supervisión.

Técnica integral y sistemática de supervisión Al diseñar nuestra propia técnica es a menudo útil hacer la descripción y análisis de la transformación de cada componente, así como de cada proceso intermedio o final; antes de proceder al proceso de supervisión y así manipular únicamente información y características de la etapa que estemos supervisando, para no afectar otras etapas, sin la debida planeación.

Una técnica adecuada y equilibrada representa en sí misma un aglomerado de conocimientos sobre los procesos que a su vez se pueden subdividir en conocimiento de:

  • calidad del producto;
  • estado de funcionamiento del proceso;
  • acciones humanas a efectuar para obtener la calidad deseada, y
  • causas de malos funcionamientos y diagnóstico.
Una técnica adecuada de supervisión integral, multifactorial y sistematizada nos permite concluir satisfactoriamente nuestros procesos, productos y colaboradores, a partir de una diferenciación oportuna entre el valor:

  • permitido, equivalente a aceptable;
  • restringido, considerado como no satisfactorio o de conflicto, y
  • deseado, es el que constituye aquello satisfactorio.
Proceso de técnicas adecuadas de supervisión El objetivo de una adecuada técnica de supervisión consiste en que a partir de la acción de detectar, discriminar, diferenciar y supervisar se tome una acertada decisión acerca de si se ha producido un error o una alteración del orden productivo planificado; mismo que nos puede alejar de la condición de buen funcionamiento; esta decisión puede tomarse mediante un umbral exacto o aproximado en relación con el diseño y plan de producción.

Una técnica de producción adecuada ayuda a que el supervisor y supervisado en tanto que se integran en un todo armónico sean mucho más eficientes y productivos, cuando se presenten las siguientes condicionantes:

  • supervisor y su personal asumen una decisión a partir de los datos disponibles en el mismo proceso o frente a un producto determinado, si estos datos corresponden a instantes ordenados en el tiempo pasado, es de esperar que se resuelva el problema;
  • una técnica:
    • moderna de supervisión se puede crear a partir de un esquema de organización en el que la empresa disponga de múltiples entradas y de una sola salida, todos pueden supervisar, con la obligación de que la final: ?sólo puede salir bien y no de otro modo?;

    • de supervisión adecuada, es decir, a cada proceso productivo, debe acompañarse de las acciones de inspección jerarquizadas a partir de las consideraciones de accesibilidad de producto, proceso y personas;
  • conocer las discrepancias, o diferencias entre variables observables en el proceso real y las metas diseñadas, planificadas y esperadas, para de esta manera saber qué tan productivos somos en nuestro proceso integral, y
  • identificar señales que nos conduzcan a determinar el error o distorsión de lo planeado, así como una identificación directa del conflicto utilizando simultáneamente todos los individuos supervisados.
            Las señales e identificación pueden ser desde dentro de los procesos o a partir de aplicación de supervisión externa a dichos procesos y productos.

Tanto en un caso como en una mezcla de diversos de ellos, un problema de la aplicación acertada de nuestra técnica de supervisión consiste en reconocer el conflicto a partir de la información dada por un detector de señales, sea humano o automatizado por electrónica, electricidad o cualquier otro tipo de energía.

Cuando aplicamos una técnica de supervisión debe quedar claro que un producto, un proceso o una persona puede estar descrito por varios atributos, cada uno perteneciente a un sub-universo diferente, por ejemplo, peso, talla, etcétera, atributos cuyos descriptores son cantidades numéricas, y otros como cualidades o modalidades (color, forma, etc.).

Dificultades y defectos por técnica inadecuadas Es importante, subrayar que algunos problemas indirectos de los procesos de trabajo tienen que ver con una supervisión inadecuada, tales como la rotación de personal, insatisfacción en el trabajo, redundancia de errores o inconformidad con la organización del trabajo mismo.

Debido a lo anterior, las técnicas de supervisión tendrán que completar las acciones de regulación y normalización gracias a una adecuada y eficiente evaluación de situaciones y de personas.

Cuantos más atributos y características sean considerados para la descripción de un individuo, o de un producto, es más probable el hallarlo diferente de los demás, y por lo tanto el mundo puede aparecer como la yuxtaposición de innumerables clases, casi todas con un solo individuo, con lo que se dificulta la técnica de supervisión pues tiende a ser inexacta, por lo meticulosa.

Por ejemplo, es evidente que una actitud de máxima exigencia consiste en no admitir como bola de billar más que los objetos que satisfacen todas las características, es decir, ser esferas blancas o rojas y tener un peso determinado, en cambio sería una actitud de máximo relajamiento y fácil contento la de aceptar cualquier objeto con tal que tenga una sola de estas características, estas mismas actitudes serían las que obligasen a un trabajador a ser considerado satisfactorio en su trabajo, sólo si todas sus productos fuesen excelentes, o por el contrario nos contentásemos con despedirlo con un solo producto defectuoso.

En este ejemplo se ha visto la importancia de aceptar los conflictos, a la condición de tener mecanismos para resolverlos, lo cual debe ser el verdadero papel proactivo de un supervisor moderno.

Métodos de resolución de conflictos
En ocasiones una técnica de supervisión integral debe contener un adecuado método de solución de conflictos a partir de una decisión tomada como supervisor, encontrándose las posibles opciones de dar prioridad a:

  • reglas sobre los hechos, actitud privilegia la descripción del proceso y el producto y acepta limitadamente la posibilidad de errores en las medidas o características determinadas, y
  • hechos sobre las reglas, supone que el modelo del producto y proceso acepta incoherencias, es imperfecto, pero que la percepción y supervisión es perfecta.
En ambas opciones es resalta una supervisión más dinámica en tanto las determinaciones y normas a cumplir permiten tanto al supervisor como al trabajador cierto margen de respuesta ante la norma o el plan.

Esencialmente la técnica de supervisión ha de determinar si el funcionamiento se encuentra en una fase normal o anormal, y en consecuencia decidir, o ayudar a la toma de decisiones.

Conclusión
Los supervisores siguen jugando un papel importante en el presente y seguramente lo harán en el futuro de nuestros procesos productivos; el proceso de supervisión y sus técnicas se pueden automatizar o transformar, pero aunque sea parcial o mínima la supervisión individual o colectiva, sigue siendo esencial al momento de resolver la dicotomía entre conjunto admisible y no admisible por la consideración de varios sub-conjuntos, o zonas, en el espacio productivo de nuestra empresa. A partir de lo anterior es que se puede asociar cada una de estas zonas a un resultado esperado del sistema que representa el funcionamiento correcto o no.

El reto de cada empresa sigue siendo el de aplicar dinámicamente la construcción de una adecuada técnica de supervisión y de adaptarla a tiempo para no perder ventajas competitivas ni conocimientos productivos.