Mejora y medición de productividad

Preámbulo

Aunque los conceptos de productividad y mejora continua adquieren nacionalidad y especifi cidad en cada una de las empresas y sectores productivos, resulta muy complicado tener una sola defi nición que incluya todas las percepciones, contenidos y objetivos que se buscan expresar.

Debido a lo anterior es que estos conceptos requieren de una particular forma de aplicación dependiendo de la experiencia de las personas y características de los procesos productivos con todo lo que ello signifi ca, tal como la tecnología, las materias primas, los ciclos de producción y los productos intermedio y fi nal; ya que precisamente a partir de la aplicación de dichos conceptos es que se pueden iniciar los procesos de estudio y medición para tener a la mano técnicas que nos ayuden en las etapas del proceso en el cual participamos, como directivos, supervisores o trabajadores directos.

Productividad, calidad y medición

En esencia, cuando hablamos de la relevancia de la medición de la productividad, nos referimos a todo lo que abarca la posibilidad de dicho concepto, que va desde la razón del producto frente al insumo de recursos, donde lo importante es saber cuánto y cómo producimos a partir de los recursos humanos y físicos utilizados.

La medición y el análisis de nuestra productividad son la base de un sistema de mejora de la misma, así como de la técnica seleccionada para tal efecto.

Es conveniente recordar que sólo aquello que podemos medir, podemos mejorar; por lo que el éxito de la medición depende de que todo el personal de la compañía comprenda la importancia de las herramientas específi cas a emplear.

Algunas defi niciones de productividad que nos pueden ser útiles para diseñar nuestro sistema de medición son las siguientes:

• producción dividida por cada uno de sus elementos de producción, es igual a la productividad;
• relación de la integración de la tierra, el capital, trabajo y la organización, genera la producción y la medida de ésta es la productividad;
• grado de utilización efectiva de cada elemento de producción, y
• actitud mental que busca la constante mejora de lo que ya existe. Está basada sobre la convicción de que uno puede hacer las cosas mejor hoy que ayer y mañana mejor que hoy.

No obstante lo anterior, el concepto más generalizado de productividad es el que señala que: se puede ver no como una medida de la producción, ni de la cantidad que se ha fabricado, sino como una medida de lo bien que se han combinado y utilizado los recursos para cumplir los resultados específi cos logrados; es decir, la aplicación de buenas técnicas.

Como puede observarse, esta definición se asocia con el logro de un producto efi ciente, enfocando la atención específicamente en la relación del producto con el insumo empleado para obtenerlo. A este concepto también debemos agregar el de calidad, el cual es indispensable para seleccionar adecuadamente las técnicas de mejora de la misma productividad.

La calidad, desde un estricto punto de vista empresarial y de administración, ha pasado por diferentes etapas, esto es desde que se le consideraba simplemente como algo que debía ser inspeccionado para poder obtener determinados requerimientos técnicos; continuando como un control estadístico de la calidad, en la cual se aplicaban técnicas de muestreo a lo largo del proceso, con el objetivo de detectar a tiempo cualquier irregularidad y garantizar que el producto final cumpliera con los requisitos del productor hasta una etapa más actual donde se instrumentan diversos programas y sistemas de calidad en todas las fases de concepción, diseño y producción del producto, incluyendo el servicio post-venta.

Queda reflejado con lo expuesto en la complejidad que le es propia a las mediciones de la productividad, por lo que para superar tales circunstancias se ha desarrollado la siguiente fórmula que contempla a la totalidad de los insumos:

Productividad total         =          Resultado tangible total / Insumo tangible total

La productividad total también se conoce como multifactorial, misma que se calcula sumando todas las unidades de input a los efectos de conformar el denominador:

Productividad     =  Output / Trabajo + material + energía + capital + varios

Para hacer factible el cálculo de la productividad multifactorial, los inputs individuales (denominador) pueden expresarse en unidades monetarias y sumarse.

Bases de medición de productividad

Normalmente el método de medición de productividad en nuestra empresa se debe determinar considerando el objetivo y alcance de lo que se ha de medir, y que puede ser útil para:

• comparar una empresa con las más destacadas y los competidores del sector;
• determinar el rendimiento relativo de los departamentos y trabajadores;
• comparar los beneficios correspondientes a los diversos tipos de insumos con respecto a la distribución de las ganancias, y
• medir:
  • la relación entre la cantidad de recursos utilizados y la de recursos estimados o programados;
  • el grado en que se aprovechan los recursos utilizados transformándose en productos costo, a través del uso que hagamos de los recursos, y
  • la relación entre los resultados logrados y los planeados, es decir, el grado de cumplimiento de los objetivos planificados.

Al identificar los indicadores para medir deben ser considerados como un Sistema de Indicadores que sirven para aplicar una métrica de forma integral, pero debemos tener presente que en el caso de unidades físicas estamos en presencia de una medición operativa y en unidades monetarias, en una de carácter financiero.

Para medir el desempeño de una empresa necesitamos de un sistema de indicadores, los que son la expresión cuantitativa del comportamiento total de la misma, de un área o proceso, cuya magnitud, de ser comparada con algún otro nivel de referencia, nos podrá señalar una desviación sobre la cual se tomaron acciones correctivas o preventivas según el caso; de esa manera nos acercamos a un sistema de búsqueda de técnicas de mejora continua a partir de identificar los indicadores en los que pretendemos mejorar.

Si bien muchas empresas analizan la productividad de manera parcial y calculan la misma en relación con un solo factor (monofactorial), hacer ello no sólo resulta incorrecto y limitado, sino que contribuye a confundir y distorsionar dicho análisis.

De ahí que se deba prestar más atención a un análisis global e integral de la productividad y los costos, ya que esto debe ser uno de los objetivos críticos a monitorear.

Controlar permanentemente la mejora de la productividad, los costos, la calidad, el nivel de los servicios y los grados de satisfacción es fundamental si pretendemos lograr una ventaja competitiva sostenida.

Decidiendo técnicas de mejora

Al buscar mejorar debemos establecer una referencia clara y comprensible por todos, por lo que dicha referencia debe establecerse como el piso a mejorar o comparar y puede ser de diferente tipo, aunque ahora mencionaremos tres tipos:

• histórico: serie de tiempo de un indicador que nos da la variación en el tiempo;
• estándar: representa el valor alcanzable, si hacemos ?bien? nuestras tareas, y
• planeado: es un dato de diseño, por lo que es proporcionado fundamentalmente por el fabricante.

Después de definir y establecer el tipo de referencia, debemos responder las siguientes preguntas:

• ¿cómo se obtienen y conforman los datos de lo que vamos a medir;
• ¿en qué sitio se hacen las observaciones;
• ¿con qué instrumentos se harán las mediciones;
• ¿quién hace las lecturas;
• ¿cada cuánto tiempo se mide el indicador, y
• ¿cómo se presenta la información obtenida de datos: físicos, promedios diarios, semanales o mensuales

Toda mejora realizada en los procesos deberá renovar los indicadores de eficiencia. Por ejemplo, si el rediseño de un proceso reduce el número de unidades defectuosas, se deberán utilizar menos materiales y mano de obra para lograr la misma producción.

Al final toda respuesta y acción de innovación nos debe resolver de mejor manera las fórmulas siguientes:

• producción: producción real / producción programada;
• ventas: despachos reales / despachos comprometidos;
• cobros: cuentas cobradas / cuentas estimadas a cobrar;
• compras: solicitudes realizadas / solicitudes a realizar;
• personal: número de personas entrenadas/ número de personas a entrenar, y
• rechazos: porcentaje de rechazos; cantidad de productos fuera de las especificaciones; cantidad de productos inspeccionados y porcentaje de devoluciones.

En el siguiente cuadro se enlistan algunas de las 50 más importantes técnicas de mejora de la productividad:

Si nosotros deseamos adoptar una de estas técnicas, es fundamental tomar siempre en cuenta, al momento de seleccionar las técnicas más apropiadas:

• las limitaciones presupuestarias o financieras;
• el tiempo mínimo:
  • establecido para la recuperación de la inversión, y
  • máximo para implementar las técnicas seleccionadas.

En cuanto a las estrategias a considerar para aumentar los niveles de productividad, se tienen para tales efectos las siguientes:

• 1: aumentar la producción, utilizando el mismo nivel de insumos;
• 2: aumentar la producción y disminuir los insumos;
• 3: disminuir los insumos para el mismo nivel de producción;
• 4: aumentar la producción a una tasa más rápida que los insumos, y
• 5: disminuir los insumos a una tasa más rápida que la producción.

Conclusión

Una buena dirección de la empresa debe destacarse al abordar con prioridad la medición para el mejoramiento y desarrollándose a partir de eliminar las actividades no productivas e innecesarias.

No debemos olvidar que también se pueden medir, para su mejora, aspectos como: la comunicación, el liderazgo, entrenamiento, desarrollo y la participación del trabajador como factores de motivación.

Actualmente ya son muchas las organizaciones productivas que utilizan el pago de compensaciones totales como resultado de la medición de programas de evaluación al desempeño de los trabajadores, de acuerdo con el análisis de medición y técnicas de mejora de la productividad.