Tareas en la estrategia productiva

Tareas en la estrategia productiva
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 .  (Foto: IDC online)

Cómo enriquecer el contenido del puesto

  1. Conferir a los trabajadores algún nivel de autocontrol y responsabilidad por su trabajo
  2. Dotar a los trabajadores de su autonomía para planificar su propio trabajo
  3. Asignar un valor natural a cada actividad desarrollada en el puesto
  4. Combinar tareas especializadas y novedosas que promuevan la formación continua de los trabajadores
  5. Comunicar y reconocer los resultados de trabajo

Preámbulo

La naturaleza de las tareas y condiciones en las que éstas se desarrollan han cambiado mucho, debido a los nuevos contenidos del trabajo. Las exigencias del mercado de bienes y servicios demandan respuestas atípicas, novedosas y adaptables a los cambios del mercado, sea nacional, regional o internacional. Si bien los trabajadores ahora tienen una visión más completa y amplia del proceso y producto, con todo lo que ello significa, también es un hecho que muchos de ellos han perdido el vínculo con una sola herramienta o un puesto de trabajo fijo como antes; hoy la flexibilidad y multihabilidad es la clave de un trabajador exitoso en un proceso productivo, competitivo y dinámico. Es tarea de la compañía favorecer un ambiente que motive y estimule a los trabajadores; lo cual se logra al actuar en la ampliación de tareas, así como en la rotación de puestos al enriquecerlas.

Organización del trabajo y tareas

La estructura de la organización productiva, que denominamos empresa, es el resultado de conjuntar subsistemas y subprocesos, por medio de mecanismos coordinados y articulados de manera planificada, ordenada, vigilada y administrada en forma permanente. Algunos factores determinantes de la organización deben ser:

  • contenido total y completo de la tarea;
  • número de personas en que se divide el total de tareas;
  • tecnología que determina la división de tareas, y
  • actitud y motivación en los miembros de la organización.

En estos casos, también se considera imprescindible poseer una planificación previa del futuro de nuestras tareas en la empresa. Desde una perspectiva de mejora de productividad, la interacción entre las exigencias de la tarea y las capacidades del individuo tendrá efectos sobre el rendimiento del trabajo, así como sobre la percepción que el individuo tiene de la compañía.

Identificar los posibles cursos de desarrollo de una persona dentro de la empresa, buscando oportunidades congruentes con la preparación de las personas implicadas es positivo para la misma. Con lo anterior, además se busca acrecentar la satisfacción de los empleados a medida que se avanza en la trayectoria definida y, por tanto, incrementar la posibilidad de retener a los  trabajadores calificados y motivados que nos interesan en la compañía.

Para satisfacer las necesidades cualitativas, presentes y futuras en materia de recursos humanos, la organización deberá establecer una eficaz comunicación interna acerca de las trayectorias profesionales potenciales existentes en cada trabajador, de modo que todos los colaboradores sean conocedores de sus posibilidades de desarrollo en ésta.

El desarrollo de programas de enriquecimiento y ampliación de tareas supone un esfuerzo conjunto de la organización y de cada individuo, orientado a la consolidación del proyecto individual y en equipo, mediante la elección de una determinada trayectoria de trabajo. De este modo, se busca aunar necesidades de la empresa con los puntos fuertes, debilidades, intereses, motivaciones, etc. de los empleados. En este contexto de cambios es evidente que para un grupo de trabajadores se presenta un panorama en el que se les permite o motiva a enriquecer sus tareas, trabajos y actividades que desarrollan en su puesto; otros rotarán tareas y puestos, y en otros se buscará ampliar sus actividades productivas.

Ampliar y enriquecer tareas para ser más productivos

En este entorno de cambios, la administración de la empresa debe atender de manera permanente los análisis de perfiles de puestos, la descripción de las tareas y actividades para contribuir mejor a la productividad, capacitación, administración de los procesos de trabajo y calidad de vida de los trabajadores. A pesar de que existen muchos métodos para el análisis de actividades en función de los contextos, teorías, y de los objetivos que se persiguen; el principio de cualquier análisis está relacionado con la actividad del trabajador y la cuestión clave es lo que el trabajador:

  • hace, y
  • debería hacer.

Más allá de la importancia que se le otorga al entorno y a la actividad misma o a la combinación de ambos, debemos tomar en cuenta estos aspectos, para determinar la relevancia del enriquecimiento y la ampliación de tareas como estrategia auxiliar o principal en la búsqueda de productividad y mejora del empleo de los trabajadores. Un primer paso deberá ser identificar si en nuestra empresa se efectúan tareas de detección, diagnóstico y ajuste en procesos continuos o discontinuos; los procesos productivos y sus características específicas son fundamentales para iniciar nuestro camino de ampliación y enriquecimiento de tareas.

Como gestores de recursos humanos, en numerosas ocasiones tendremos la necesidad de planificar la ampliación o el enriquecimiento, de acuerdo con los planes de cada área de trabajo, o de cada etapa del proceso productivo. Para ello, hay que entender estos aspectos desde una vertiente individualizada y no colectiva, ya que sus repercusiones afectan en el plano individual a un empleado, aunque la ejecución de tareas en lo específico se efectúe en combinación de formas de organización del trabajo de manera grupal o en equipo. Por tanto, no todos nuestros empleados estarán preparados o poseerán los requerimientos necesarios para implicarlos en un proyecto de estas características, ya que se requiere que éstos adquieran un elevado compromiso con los objetivos de la compañía, subordinándolos o combinándolos con los suyos.

Tarea en el puesto de trabajo

La tarea es una actividad definida por sus objetivos, exigencias y los medios necesarios para realizarla con éxito. Una función que se desempeña en el seno de una empresa suele estar representada por una serie de tareas.

La tarea realizada se diferencia de la encomendada, o planeada por la empresa, por diversas razones, entre las que podemos mencionar: la estrategia individual del trabajador; el entorno y azar; las respuestas que suelen estar fuera del control y de la estructura del trabajo planeado y programado.

Por supuesto que lo peor que podemos hacer en nuestra empresa es programar sin un conocimiento completo y adecuado de la organización del proceso productivo. Aunque existen diversos instrumentos de descripción como las listas de actividades sustentadas en los verbos o actividades; éstos son tan simples que al incorporarlos a una empresa dinámica adquieren caducidad de inmediato.

Debemos entonces utilizar una herramienta dinámica que permita que las tareas de cada puesto de trabajo sean dinámicas y cambiantes, y si se plantea en evolución, mejor aún; un punto importante que debemos retomar y subrayar es que de acuerdo con las teorías modernas, el trabajador, la persona, como controlador y equilibrador de las discrepancias entre los objetivos asignados; los observados y los alcanzados al final de la tarea, deben adquirir más importancia y no solamente ser el ?factor humano?.

Para continuar en nuestra estrategia, reflexionemos sobre los siguientes conceptos clave:

  • tarea encomendada: esta definición ha sido duramente criticada, ya que solo considera una imposición al trabajador en tiempos y contenidos; pues se diseñan sin considerar las necesidades y aspectos específicos del trabajador como motivación, características individuales, entre otras;
  • tarea realizada: esta acepción acierta en evaluar y describir el objetivo alcanzado, pero la dificultad se presenta cuando esta tarea se aleja demasiado y de manera irreparable de  la meta diseñada o esperada, y
  • ambigüedad de la tarea: ésta casi siempre genera tensión y sobre presión en el trabajador, por lo cual se deben mantener bajo control los elementos que generen ambigüedad tales como instrucciones, rangos de variación, tolerancias, etc.

Lo anterior resulta fundamental en nuestra empresa para poder pasar a la etapa de definición, descripción y planeación de una etapa de enriquecimiento o ampliación de tareas.

Ampliación de las tareas

La escasa variedad de tareas y las de poco contenido pueden despertar sentimientos de monotonía y frustración.  Diversas experiencias han demostrado que los empleados muestran mayor satisfacción en su puesto de trabajo, cuando éste aglutina variedad y complejidad acorde con los conocimientos y destrezas.

La ampliación consiste en el incremento paulatino o repentino de tareas sustantivas que determinan un mayor número de movimientos o pensamientos relacionados con la actividad productiva en una tarea o en un número de tareas que se suman en una operación.

A esta amplitud cuantitativa se le considera ampliación debido a que los conocimientos requeridos no se incrementan en función de la complejidad de resolución de las actividades o el grado de calificación para el puesto de trabajo, sino que es una alternativa u opción que, si se realiza de manera adecuada, casi siempre tiene efectos positivos en la satisfacción de la persona y su grado de compromiso con el trabajo. La ampliación se basa en la convicción de que entre más extenso es el trabajo, más intrínsecamente satisfactorio será, siempre y cuando no cause de manera automática más fatiga, o sentimiento de abuso del trabajador hacia el empresario.

Enriquecimiento de tareas 

Éste se basa en el abandono de la idea rígida de la división funcional extrema de las actividades productivas, y aporta la posibilidad de elección por parte del trabajador de aspectos de acabado del proceso, de inspección de calidad; toma de decisión en el método y el proceso, entre otros.

El enriquecimiento consiste en un incremento cuantitativo y cualitativo de las exigencias requeridas para llevar a buen término la ejecución de una tarea o una serie de tareas relacionada con una actividad productiva en un puesto de trabajo o en una fase del proceso productivo.  Cuando hablamos de ampliación de tareas nos estamos refiriendo a un grado de conocimientos en el que al trabajador no se le exija más; sino con el mismo conocimiento realizar más tareas; y en el enriquecimiento el trabajador requiere más calificación, conocimiento y atención; es decir, más calidad en el proceso de trabajo. En el enriquecimiento de tareas algunas condiciones que se deben cumplir son: incorporación de mayores niveles de autocontrol del trabajador; responsabilidad en la tarea; autonomía y planeación; ciclos completos de tareas; tareas especializadas y novedosas; comunicación y conocimiento del resultado final.

Es importante tomar en cuenta que, relacionada con la funcionalidad de la tarea, el riesgo de la sobrecarga mental que puede resultar de realizar un elevado volumen de trabajo en un corto período de tiempo, así como una sobredemanda intelectual como atención, observación, comunicación, o manejo de información.

Otro factor importantísimo en la ampliación y enriquecimiento de tareas es el relacionado con aspectos como la:

  • autonomía;
  • iniciativa liberada;
  • responsabilidad delegada y percibida, y
  • comunicación formal e informal.

Los factores anteriormente enlistados resultan fundamentales para el trabajador, afectan su conducta, el sentido y su grado de colaboración, así como la satisfacción percibida en su puesto de trabajo. El camino que se decida debe cuidar de no generar un ambiente amenazante, que conlleve a resistencias y obstáculos a la productividad. También es importante no generar un ambiente de sumisión y pasivo, pues provocaría un ambiente anquilosado que no propicia la mejora de las tareas ni de las actividades colaterales a ellas. La rotación de tareas puede ser una compleja combinación de enriquecimiento y ampliación al mismo tiempo, ya que ambas posibilidades no se dan siempre en estado puro, por el contrario, la rotación se puede convertir en la condena al empobrecimiento si las tareas son rutinarias, simples y pobres en exigencias.

Conclusión

Aunque no existen fórmulas universales para modificar y adaptar el contenido de los puestos de trabajo o de las tareas a las personas que las desempeñan, el camino de la ampliación y enriquecimiento de tareas se presenta como oportunidad para mejorar el camino de productividad y competitividad, aunque se debe evitar incurrir en sobrecargas que generen irritación, baja de autoestima, fatiga, frustración, o la depresión improductiva; un mal laboral poco estudiado pero existente en procesos de trabajo, sobre todo en los procesos continuos.

Para rediseñar nuestras tareas hacia un sistema de amplitud y enriquecimiento, conviene no olvidar las exigencias del ambiente, las necesidades de la dirección del sistema, y los cambios del personal en el tiempo y en sus necesidades, como calificaciones, capacidades, expectativas; por lo que en el diseño y planeación se deben prever los cambios de manera que sea posible incorporar tareas de mayor exigencia técnica, social o de estatus del trabajador.