Invita sólo a los empleados necesarios
Al convocarúnicamente a la gente necesaria reduces el tiempo perdido con otros empleados.
Otro punto a tufavor es que ?las reuniones serán más breves, porque habrá menos participantes?dice la especialista de Bumeran.com.mx, Daniela de León.
De esta forma, alterminar la junta los participantes saldrán habiendo discutido todos los temasy respondido todas sus dudas en poco tiempo, pues ?a veces parece que losempleados dejan una reunión con las mismas preguntas que tenían antes deempezar?, indica De León.
Extra point: los demás empleadospodrán dedicarse por completo a su propia agenda y no perder valiosos minutosescuchando una junta ?de relleno?.
Preparauna agenda
Laagenda es probablemente la parte más importante de una reunión.
Éstadebe ser planificada muy cuidadosamente, pues debes asegurarte de que todos lostemas que necesitan ser discutidos tendrán espacio suficiente en la junta.
Paramayor productividad, la especialista de la firma de reclutamiento propone quecada tema a tratar tenga un orden predeterminado, para posibilitar que lareunión se desarrolle sin complicaciones.
Usualmentees más efectivo que los temas más complejos sean tratados en primer lugar. ?Deesa forma los empleados están más atentos, despiertos y deseando abordar lostemas más profundos con la mente clara?, señaló Daniela de León.
Puntoextra: Discute sólo los temas que están en la agenda y evitadivagar, pues ello sólo provocará pérdida de tiempo. Al final de la reunióndeja un espacio para las preguntas y consideraciones.
Resumela reunión
Alfinalizar la junta, se recomienda que quien llevó el control de la misma reviselo que se ha discutido para recapitular los eventos y anotar posibles temas atratar en una reunión subsecuente.
Sidurante la junta se delegaron tareas y/o responsabilidades, es importante quete asegures de que todos los participantes tienen claro cuál es su trabajo yestén conscientes de los plazos de entrega, para evitar confusiones.
Puntoextra: Con un buen resumen, te aseguras de que cadaparticipante sepa exactamente qué se espera de él y los beneficios oconsecuencias de incumplir plazos y metas.
Lleva un registro
Otraforma de reducir los malos entendidos sobre lo que se trató en la reunión, esdesignar a alguien para que tome notas.
?Lasnotas no deben ser necesariamente una transcripción detallada de lo que sedijo; más bien, deben servir como un resumen de las decisiones importantes quese tomaron sobre cada tema?, dice la especialista de Bumeran.com.mx.
Despuésde la reunión, asegúrate de que se distribuyan copias de estos registros a cadapersona que se vea afectada por las decisiones tomadas. Esto incluye atodos los que asistieron a la reunión, así como a la gerencia o al personalque, sin haber asistido, necesita estar al tanto de las decisiones tomadas.
Puntoextra: Cuando son facilitadas apropiadamente, las reunionespueden ser herramientas muy útiles para incrementar la productividad en ellugar de trabajo, aprovecha al máximo tu tiempo y el de tus colegas.
Fuente: CNN Expansión
