En una empresa, la materia prima, maquinaria, líneas de producción, dinero y el producto, son muy importantes; sin embargo, el factor clave que mueve a toda la organización es el humano, por ello, es fundamental que los trabajos se desarrollen en un ambiente agradable que fomente la calidad en el producto como resultado de un proceso, o la excelencia en la prestación del servicio comercializado por la empresa.
Es así que mantener un clima de trabajo armónico y sin problemas se ha convertido en un reto para las áreas de recursos humanos, por lo que es necesario seguir ciertos procedimientos que pueden variar de acuerdo con las necesidades particulares de la empresa, pero en general es conveniente que contengan los siguientes pasos:
- diseño del cuestionario o sensing, para ello se deben plantear preguntas para conocer la opinión y molestias del personal respecto a los jefes y/o directivos, procesos, maquinaria, instalaciones, prestaciones, servicios etc., por tal razón éstas deben ser concisas y dirigidas. En general se puede diseñar sobre cualquier aspecto que se quiera analizar dentro o acerca de la organización, por ello, se deberá hacer:
- no demasiado largo, porque podría viciarse por el cansancio o tedio al momento de responderse;
- acerca de temas o áreas específicos, como pueden ser recursos humanos, operaciones, servicios, instalaciones, etc.
- de tal forma que los resultados sean cuantificables, debido a que sólo así se podrán obtener resultados medibles y tomar decisiones que impacten en la mayor parte del personal;
- un apartado de sugerencias, con el fin de conocer las inquietudes del personal y poder satisfacerlas. En caso de no ser viable la solución propuesta, se sugiere dirigir una breve carta comunicando la negativa al trabajador explicándo las causas de la misma, y
- anónimo, esto garantizará la veracidad del resultado, ya que el temor a represalias podría cohibir la opinión de los trabajadores;
- selección de la muestra, en las organizaciones donde laboren un alto número de personas, es difícil aplicar y cuantificar las encuestas, en consecuencia, se debe obtener una muestra representativa, para lograr resultados confiables. Para determinar el grupo representativo del total de la población, pueden utilizarse criterios como:
- edad;
- sexo;
- antigüedad;
- puesto;
- monto de salario;
- estado civil;
- jornada de trabajo, y
- área de trabajo, entre otros.
Cualquier criterio puede servir de referencia para seleccionar a los trabajadores, pero es recomendable que por lo menos se aplique la encuesta a un 25% de la población, y antes de aplicarse, informar al personal el objetivo del ejercicio;
- aplicación del cuestionario, se puede realizar mediante una reunión con los trabajadores seleccionados dándoles tiempo para pensar en sus respuestas y sin la presencia de un supervisor presente; también se puede aplicar de manera escalonada para no interferir con los procesos productivos;
- análisis de los resultados, es necesario cuantificar y analizar los resultados obtenidos, así será posible determinar los factores que influyen en el buen o mal desempeño, y
- toma de medidas e informe al personal, aplicado el cuestionario es importante que los trabajadores comiencen a percibir los cambios en la organización, de lo contrario sus expectativas actuarán en contra de ésta por el desánimo.
Finalmente, en aquellas empresas donde existen altos índices de rotación, es conveniente que se aplique periódicamente este proceso para estar al corriente de las quejas y necesidades de los trabajadores, además de que se puede comparar la información obtenida, utilizando otras herramientas como buzones de quejas y sugerencias, entrevistas de salida, etc. y así tomar decisiones que ayuden a incrementar la productividad.
