En esta era de medios electrónicos la gran mayoría de las empresas controla la asistencia y el horario de sus trabajadores a través de tarjetas de tiempo, en donde consta la jornada de trabajo de cada uno de ellos, porque son los únicos documentos a los cuales las autoridades laborales les da validez, en virtud de que a tales implementos se refiere el artículo 804, fracción III de la Ley Federal del Trabajo (LFT).
Sin embargo, frecuentemente en un juicio laboral los patrones se enfrentan a la problemática de que la información de dichas tarjetas no es suficiente para probar la duración de la jornada de sus colaboradores, de ahí la conveniencia de detallar cuáles son los requisitos mínimos que deben reunir esos controles administrativos:
- nombre completo del trabajador, dato importante porque algunas empresas únicamente anotan el número y no nombre del colaborador;
- domicilio y nombre de la empresa y centro de trabajo, considerando que algunas compañías tienen diversos establecimientos, se debe precisar, además del nombre de la empresa, el domicilio en donde el subordinado labora físicamente;
- período que controla la tarjeta, señalar el día en que inicia y concluye el lapso semanal o quincenal trabajado es fundamental para comprobar la duración real de las jornadas de los trabajadores en determinado período;
- firma del trabajador al calce o reverso de la tarjeta, indispensable para otorgar validez y sentido personal al documento. Es importante recabar este requisito al inicio del período de control a efecto de evitar cualquier problema posterior, y
- leyenda después de la signa, donde se exprese que con la firma en comento el trabajador acepta las asistencias y faltas anotadas en el mismo.
Es importante que el reloj checador señale el día y la hora correcta para evitar errores que obliguen al patrón a pagar tiempo extra, o bien invaliden este documento. En las empresas que normalmente laboran jornada extraordinaria, se recomienda que éstas se registren en otra tarjeta u otro sistema de control.
También es conveniente que los patrones se abstengan de hacer anotaciones en las tarjetas respecto a las faltas, los castigos o suspensiones de los trabajadores, pues en dichos casos resulta mejor dejarlos en blanco, sin señalar ninguna causa.
Adicionalmente el área de personal debe tener cuidado de que:
- los datos de la tarjeta correspondan al trabajador mencionado en ella, pues cualquier error en el cuerpo de la misma le restará validez;
- el reloj checador señale el día y la hora en forma exacta;
- las tarjetas de tiempo estén correctamente checadas en cuanto al día y hora, por ende se recomienda una revisión general por turno;
Por último, es interesante mencionar que la información de las tarjetas en comento deberá vaciarse en la prenómina para la elaboración de la nómina y los recibos de pago, documentos que deben conservarse hasta por un año posterior al de la fecha a que se refieren, de conformidad con lo ordenado por los artículos 784, 804 y 805 de la LFT.
