Resulta muy frecuente el cuestionamiento sobre qué disposición de la Ley Federal del Trabajo establece la obligatoriedad de levantar actas administrativas cuando se presentan hechos conflictivos en la empresa, y qué deben contener. Sobre este particular podemos comentar que la ley laboral no regula ninguna de estas dos cosas, simple y sencillamente para efectos de estar en la posibilidad de comprobar dichos hechos, en la práctica se hacen constar por escrito, convirtiéndose el documento en una prueba documental privada sujeta a ratificación de quien en ella participan para adquirir prueba plena en un procedimiento ante las Juntas de Conciliación y Arbitraje, en caso necesario.
Si se deseara saber un poco más sobre este documento, vale la pena considerar el contenido del artículo 46 bis la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, el cual señala que en las actas administrativas se asentarán los hechos, la declaración del trabajador afectado y la de los testigos de cargo propuestos y se firmará por quienes en ella intervinieron, y por testigos de asistencia.
Por lo anterior, y si deseamos que este documento tenga plena validez en un juicio, habrá que cuidar cumplir con el siguiente contenido:
- lugar, fecha y hora de inicio de su levantamiento;
- nombre y dirección del centro de trabajo donde se elabora el acta;
- nombre y puestos de las personas que intervienen;
- declaraciones del patrón y sus representantes acerca del porqué del levantamiento del acta;
- declaración del trabajador y/o representante sindical sobre el asunto;
- relación de los documentos u objetos relacionados con el hecho que da origen al acta para formar parte de ella;
- declaración de los testigos, y
- hora en que concluye la elaboración.
Como una forma de asegurar que el contenido del documento no sea modificado posteriormente, recomendamos escribir a renglón seguido, llenando los espacios sobrantes con guiones medios, numerar las hojas y especificar si éstas se escribieron por uno o ambos lados, así como que todos los participantes firmen al margen de cada página y al calce del mismo.
Las actas administrativas son recomendables levantarlas, cuando el trabajador incurra en alguna conducta indebida que pueda dar como resultado la imposición de una sanción contenida en el reglamento interior de trabajo, una causa de rescisión, o bien, cuando se realice la entrega de documentación de trabajadores que se retiren de la empresa por cualquier causa, con el objeto de exigir la responsabilidad que sobre la misma pudiese hacerse valer.
