Para la operación de cualquier negociación se requiere del establecimiento de políticas y procedimientos para el desarrollo de las actividades del día a día, cuya validez legal en ocasiones es cuestionada por los trabajadores al momento de su exigibilidad.
Entender la importancia de ambas herramientas dentro de la organización, resulta primordial pues permite comprender porqué ninguna de ellas puede ser un concepto legal. Para tal efecto, debemos entender a las políticas como el instrumento mediante el cual la dirección comunica al resto de la empresa sus ideas y visión estableciendo y determinando la conducta de los niveles inferiores, mientras que los procedimientos son los lineamientos generales a observar para realizar determinados procesos y para prestar un servicio; son los métodos estándares que los empleados deben seguir para cumplir con su trabajo.
Como puede observarse ambas herramientas están dirigidas a la operación de la negociación y solamente quienes la manejan o son los propietarios de ella son quienes pueden determinarlas, para lograr los objetivos de la misma, y su exigibilidad no dependerá de su regulación jurídica, sino de la naturaleza y objetivos de la empresa, y se podrán en su caso, plasmar algunas de ellas, en el reglamento interior de trabajo o en el contrato colectivo.
Las actas administrativas son recomendables levantarlas, cuando el trabajador incurra en alguna conducta indebida que pueda dar como resultado la imposición de una sanción contenida en el reglamento interior de trabajo, una causa de rescisión, o bien, cuando se realice la entrega de documentación de trabajadores que se retiren de la empresa por cualquier causa, con el objeto de exigir la responsabilidad que sobre la misma pudiese hacerse valer
