Cómo elaborar un acta administrativa

Cómo elaborar un acta administrativa

PreámbuloEs común que las organizaciones no cuenten con un procedimiento establecido para investigar posibles conductas que infrinjan el Reglamento Interior de Trabajo (RIT) o inclusive la propia Ley Federal del Trabajo (LFT).

Los patrones frecuentemente aplican sanciones y rescinden contratos de trabajo sin contar con los elementos probatorios que, llegado el momento, avalen dichas decisiones ante una Junta de Conciliación y Arbitraje (JCA).

En la práctica, el procedimiento más aceptado para tales efectos es el conocido como el levantamiento del ?acta administrativa?, la cual por sí sola no constituye una sanción.

El ?acta administrativa? es el documento en donde se hacen constar las circunstancias de cada caso concreto y es la base para aplicar una sanción y, de ser necesario, también puede constituir un elemento probatorio dentro de un proceso laboral, por ello es importante que se elabore correctamente.

Procedimiento para elaborar un acta administrativa

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Al suscitarse un hecho que puede constituir una violación al RIT, el contrato colectivo de trabajo o la LFT, se debe informar al departamento de relaciones laborales, recursos humanos o el área encargada de levantar el acta administrativa, quienes actúan como representantes del patrón.

2 El patrón investigará parcialmente en qué consistieron los hechos allegándose de datos e informes, así como de los nombres de las personas involucradas.

3 Para que un acta administrativa resulte efectiva se requiere de la presencia del trabajador a quien se está investigando, aunque también lo es sin que él se encuentre, siempre que se pueda acreditar que se le otorgó la oportunidad de participar en la elaboración de la misma, por ello es recomendable citarlo para tal efecto y dejar constancia de ello, así en caso de inasistencia, el patrón podrá acreditar que se respetó su derecho de audiencia.

4 Para citar al trabajador, el patrón debe hacerse acompañar de dos testigos, quienes darán fe de este hecho y de las circunstancias que en el mismo se susciten.
      Para tal efecto, IDC sugiere un modelo de citatorio para el trabajador que será investigado mediante el levantamiento de un acta administrativa (Anexo 1).

5 Para realizar el citatorio es recomendable que el representante patronal, los dos testigos y en su caso el jefe inmediato del trabajador acudan personalmente a la estación de trabajo o al lugar en donde éste desempeña sus labores y le informen el motivo del citatorio entregándole el original y recabando su firma en una copia del mismo, como acuse de recibido, e informándole que tiene el derecho de presentar los testigos que considere convenientes, así como solicitando que proporcione los nombres de los mismos.

6 Cualquier eventualidad que impida la entrega del citatorio debe manifestarse en el mismo, narrando los hechos exactamente como ocurrieron y de preferencia con una breve declaración de dichos eventos por parte de los testigos.

7 Una vez citado el trabajador, el patrón personalmente o por conducto de sus representantes enviará un citatorio a los testigos presenciales de los hechos que motivaron la investigación administrativa a través del acta referida, así como a dos testigos para que den fe durante la elaboración de ésta.

8 En caso de tener celebrado contrato colectivo con alguna organización sindical, es conveniente citar a algún miembro de ésta para que funja como representante del trabajador.

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Una vez que se conocen los nombres de las personas que participarán en la elaboración del acta, se recomienda notificar a los jefes directos del trabajador involucrados con la finalidad de no entorpecer, ni el levantamiento de la misma, ni las labores cotidianas.

10 Llegada la fecha de elaboración del acta administrativa se revisa que todas las personas citadas estén presentes; de no encontrarse el trabajador, se hará constar este hecho y se certifica el mismo mediante declaraciones de puño y letra de los testigos.

11 No existe un procedimiento o un modelo establecido en la LFT de los requisitos que debe contener un acta administrativa, por ello para su elaboración es recomendable tomar como base el artículo 46 bis de la Ley Federal de Trabajadores al Servicio del Estado, único ordenamiento que propone una estructura para este tipo de documentos (Anexo 2).

12 Se inicia la elaboración del acta mediante la identificación de las personas que comparecen al levantamiento de la misma.

13 Debe seguirse este procedimiento general que contempla las siguientes etapas:

  • personas que concurren al mismo;
  • acusación y declaración de hechos, consiste en narrar los hechos de manera clara y cronológicamente;
  • declaración del trabajador, se da oportunidad al trabajador de manifestar lo que tenga que decir en su defensa;
  • declaración de testigos, las personas que presenciaron los hechos manifiestan cronológicamente los acontecimientos y cual fue su percepción de los mismos, es válido cuestionar a las partes sobre puntos en particular, y
  • documentos que se anexan a la misma, en ocasiones será necesario anexar algún documento u otro elemento probatorio al acta administrativa; es recomendable hacer una relación de los anexos, el motivo para hacerlo y lo que se pretende probar con ese anexo.

14 Para el cierre del acta se le hace saber al trabajador que con base en el contenido de la misma se tomará una determinación sobre la sanción aplicable para el caso en concreto, dicha sanción se debe aplicar en un período no mayor de 30 días después de ocurrido el hecho.

15 Es importante que el acta administrativa sea firmada en cada una de las hojas que la integran para que su contenido difícilmente pueda ser objetado en un proceso laboral, y en caso de ser necesario solicitar al trabajador que imprima su huella digital en las hojas, lo anterior con la finalidad de evitar que las firmas sean diferentes y afecten también el contenido.

Anexo 1 Citatorio para levantar el acta administrativa

Anexo 2 Acta Administrativa

ConclusiónEl acta administrativa es sin duda una valiosa herramienta de trabajo para las áreas de recursos humanos con la cual podrán ayudarse a aplicar sanciones y rescisiones de contrato de una forma más certera; sin embargo, ésta constituye un documento procedimental que sólo sirve para respaldar cuestiones de fondo, previamente contempladas y establecidas en un RIT.

También vale la pena mencionar que el procedimiento de elaboración de actas administrativas tendrá mayor peso en un juicio si previamente ha sido establecido en el RIT, por ello es conveniente elaborar el mismo contemplando dicho procedimiento y depositándolo en la Junta de Conciliación y Arbitraje respectiva (artículos 423, 424 y 425 de la LFT).

Datos del Citatorio

  1. Datos de la empresa
  2. Trabajador a quien se dirige
  3. Fecha, hora, lugar y motivo para elaborar el acta
  4. Señalar los derechos de audiencia del trabajador, así como su derecho a aportar pruebas, es necesario conocer de antemano los nombres de los testigos que presentará con la finalidad de no entorpecer las operaciones mientras se elabora el acta administrativa
  5. Señalar que el citatorio es una orden y así ejercitar el poder de mando del patrón con la finalidad de que el trabajador comparezca y su superior tenga conocimiento
  6. Firma de quien emite el citatorio, se recomienda que sea un representante patronal facultado para ello
  7. En caso de que el trabajador se niegue a firmar de recibido, se recomienda que los testigos pongan esta leyenda con sus firmas

Datos del acta administrativa

  1. Datos de la empresa, fecha, hora y quien interviene en la elaboración del acta, así como el motivo para elaborar la misma
  2. Narración de los hechos exactamente como ocurrieron y ofrecer la oportunidad al trabajador de plasmar su versión
  3. Declaración de los testigos de los hechos ya sean propuestos por el patrón o por el trabajador, es importante que los testigos puedan confirmar su dicho en juicio si posteriormente es necesario y también es válido cuestionar a los mismos
  4. Documentos y otros elementos de prueba que se anexen a la propia acta, especificando por que se anexan, es decir, qué se pretende probar con ellos
  5. Firmas de las personas que intervinieron en su elaboración, si el trabajador se negare a firmar, se hará constar este hecho a través de los testigos de asistencia