Convenios de confidencialidad

Convenios de confidencialidad

Cómo proteger a la empresa

Para evitar la divulgación de los secretos de su empresa considere:

  • firmar con los trabajadores convenios de confidencialidad
  • elaborar estudios de control de confianza a los colaboradores de nuevo ingreso para conocer qué tan propensos son a cometer actos de espionaje y robo de información confidencial
  • resguardar documentos importantes, no dejándolos sobre los escritorios ni las pantallas de las computadoras
  • borrar información de pizarrones al concluir las juntas
  • buscar áreas seguras para las reuniones de trabajo
  • evaluar el riesgo y la vulnerabilidad de la empresa ante la competencia
  • establecer una limpieza de oficias
  • adoptar los estándares de seguridad informática

Fuente: Eamess, GCP Global

Preámbulo

Las empresas para generar y mantener su capacidad competitiva en el mercado poseen cada vez más activos intangibles, o basados en el conocimiento, que tangibles (maquinaria, terrenos, construcciones, inventarios, materias primas, etcétera), los cuales en la actualidad son catalogados como el mayor tesoro con que cuentan en sus haberes; sin embargo, por su incorporeidad, no se les otorga la debida protección, provocando problemas de fuga de información que a la larga producen un deterioro económico mayor que el que podría causar algún siniestro o evento de fuerza mayor.

Todo lo anterior se debe a que en la medida en que la economía de la información va aumentado en torno a los secretos industriales, se eleva también el riesgo de que personas ajenas a la compañía accesen a ellos en forma indebida, esto es a través de la sustracción por terceras personas o por los propios trabajadores, quienes en muchas ocasiones sin tener conocimiento del valor de los datos que tienen en sus manos se prestan a este tipo de prácticas.

De ahí la importancia de que las empresas en general orienten sus esfuerzos en la protección adecuada y eficaz de sus secretos industriales.

En este tenor, a continuación se presentan algunos aspectos de interés preventivo que deben observar los patrones en relación con sus trabajadores desde la celebración de sus contratos laborales o, en su caso, durante su vigencia (convenios de confidencialidad), ya que por lo que toca a terceros, las empresas tendrán que trabajar en sus controles de dosificación de información al contratar los servicios de asesores, proveedores, inversionistas, contratistas, etcétera.

¿Qué son los convenios de confidencialidad y para qué sirven

Es necesario precisar que la relación de trabajo deviene de un acuerdo de voluntades plasmado en un contrato en el que se norman las conductas mínimas a respetar por el patrón y los trabajadores.

Entre las obligaciones objetivas de los contratos están que el trabajador debe cumplir con las tareas encomendadas de manera diligente, cabal y oportuna y, por su parte, el patrón está obligado a pagarle en forma puntual y total su salario; sin embargo, también concurren obligaciones subjetivas e intangibles que conforman el área ética del contrato, tales como la lealtad, fidelidad, confianza y el respeto que se deben las partes para el buen funcionamiento del vínculo laboral; es decir, la buena fe.

Si bien es cierto, de conformidad con los numerales 20 y 134, fracción XIII de la Ley Federal del Trabajo (LFT), los trabajadores deben guardar escrupulosamente los secretos técnicos, comerciales y de fabricación de los productos a cuya elaboración concurran directa o indirectamente, o de los cuales tengan conocimiento por razón del trabajo que desempeñen, así como de los asuntos administrativos reservados, cuya divulgación pueda causar perjuicios a la empresa, también lo es que en la práctica se ha comprobado que la celebración de los llamados convenios de confidencialidad hacen que éstos tengan presente en todo momento su obligación de no revelar secretos o información de la compañía, así como la relevancia de los datos que manejan y sobre todo las consecuencias legales que implica su divulgación.

¿Qué aspectos son susceptibles de ser confidenciales

En el artículo 82 de la Ley de la Propiedad Industrial, los secretos industriales son definidos como toda información de aplicación industrial o comercial que guarda una persona física o moral con carácter confidencial, que le significa obtener o mantener una ventaja competitiva o económica frente a terceros en la realización de ciertas actividades económicas; y respecto de la cual hubiese adoptado los suficientes medios o sistemas para preservar su confidencialidad y el acceso restringido a la misma.

Esto significa que el secreto industrial persigue proteger los productos, métodos o procesos de producción; así como los medios o formas de distribución o comercialización de los productos o la prestación de los servicios que ofrecen las empresas. En consecuencia, los trabajadores que están inmersos en la operación de las organizaciones están obligados a guardar en secreto prácticamente todo lo que conozcan en el desempeño de su labor, a saber:

  • políticas de administración de recursos materiales y humanos;
  • listas de precios;
  • catálogos de productos y servicios;
  • estrategias de mercado;
  • distintivos;
  • manuales de procedimientos;
  • procesos de producción;
  • rutas de distribución y comercialización;
  • carteras de clientes y proveedores;
  • tácticas de competencia;
  • fórmulas de funcionamiento, y
  • tecnología implementada.

¿Cuándo deben celebrarse estos convenios y con quién

Por lo antes manifestado, es importante que desde el inicio de la relación de trabajo se suscriba con todos los colaboradores de la compañía un convenio de confidencialidad, el cual tiene una vigencia igual a la del contrato laboral, y cuyo efecto para la parte patronal es tener la certeza de que sus secretos industriales no serán divulgados por sus trabajadores, y de ser así, pueda ejercitar las acciones legales correspondientes en contra de aquéllos, ya que la guarda de dicha información no termina al concluir el vínculo laboral, tal y como se refiere en la siguiente tesis:

TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA, LA GUARDA DE SECRETOS COMERCIALES O INDUSTRIALES NO CESA POR HABER TERMINADO EL CONTRATO DE. Las cláusulas de guarda de secretos incluidas en los contratos sobre transferencia de tecnología, coinciden en la obligación para el adquirente de la tecnología, de no divulgar un conocimiento o sistema al que se tenido acceso en virtud de la prestación de servicios técnicos, ni de hacer otro uso del mismo especificado. En efecto, el uso de una patente o método puede ser facilitado, pero con la prohibición de hacerlo del conocimiento de otras personas salvo de aquéllos directamente relacionados con el mismo, e inclusive se puede obligar al receptor a incluir en los contratos de trabajo que celebre con sus empleados, una cláusula en la que éstos se comprometan a guardar el secreto comercial o industrial, al cual lógicamente tendrán acceso como consecuencia de la labor específica que desempeñan dentro de la empresa, situación jurídica que se surte en la generalidad de los contratos de transferencia de tecnología. Ahora bien, la obligación aludida tiene vigencia por el término del contrato que la contiene, ya que la finalidad de la misma es fundamentalmente la de impedir que terceras personas, básicamente competidoras, lleguen a conocer secretos industriales, causando un daño tanto al preceptor de tecnología, como al transmisor; sin embargo, aquella obligación no cesa el momento de concluir el término de vigencia del contrato, en virtud de que la misma no depende de la Ley de Transferencia de Tecnología, ni de los convenios que al respecto se hagan, surtiendo sus efectos con independencia de las prestaciones que constituyen el objeto real del contrato o sea en forma extracontractual, en virtud de que tal situación jurídica no se encuentra prevista dentro de las prohibiciones a que alude el artículo 7o de la ley citada, puesto que en las 14 fracciones que contiene aquel precepto sólo hace referencia en forma limitativa a los casos en que no se puede registrar un contrato o convenio, mas no se establece la situación de que al fenecer un contrato, también cesen los efectos de la cláusula de guarda de secretos.

TERCER TRIBUNAL COLEGIADO EN MATERIA ADMINISTRATIVA DEL PRIMER CIRCUITO.

Amparo en revisión 486/78. Harbison Walker Refractories Company. 30 de junio 1978. Unanimidad de votos. Ponente: Ángel Suárez Torres. Secretario Hugo G. Lara Hernández.

Fuente: Semanario Judicial de la Federación, Séptima Época. Tesis 109-114. Sexta Parte, pág. 222.

De ahí la importancia de que se les recuerde a los trabajadores que se separen de la empresa su responsabilidad permanente con la misma, así como su obligación de devolver cualquier documentación que pueda contener información de carácter confidencial, por mínima que parezca.

¿Qué debe contener este tipo de convenios

Esencialmente en este documento deben constar, por lo menos, los siguientes requisitos:

  • sujetos actuantes:
    • patrón, en su calidad de dueño de los elementos que motivan la confidencialidad (secretos industriales), y
    • trabajador, como persona que utiliza los secretos exclusivamente para el desarrollo de su labor;
  • objeto del convenio, precisión de que la información, propiedad de la compañía, a emplear por el trabajador ha de resguardarse; esto es, el compromiso del colaborador de que la información manejada con motivo de su trabajo será utilizada para beneficio de ésta y lo más importante, que salvaguardará sus intereses, sin divulgar dicha información a terceros;
  • alcances de la información a proteger, deben enunciarse de manera general los bienes de la empresa (los productos, métodos o procesos de producción, así como los medios o formas de distribución o comercialización de los productos o la prestación de los servicios que ofrece la empresa), y en particular los que ha de utilizar el trabajador en su labor (rutas de distribución y comercialización, listado de precios, cartera de clientes, etc.), y
    l sanciones a aplicar, mención de las consecuencias legales a las que se enfrentará el trabajador en caso de obrar indebidamente.

Al final de este tema se reproduce un modelo de un convenio de confidencialidad.

¿Cuáles son las consecuencias de la infidelidad del trabajador

Cuando el subordinado divulga por algún medio la información confidencial dejada a su resguardo, se hace acreedor a las siguientes sanciones:

  • laborales, rescisión del vínculo de trabajo, en términos del artículo 47, fracciones II y XV, en relación con el precepto 134, fracción XIII de la Ley Laboral;
  • civiles, reparación del daño y perjuicio ocasionados a la empresa por la revelación de los secretos, según lo dispuesto en los numerales 32 de la LFT, 1910 y siguientes del Código Civil para el Distrito Federal y los respectivos en los estados de la República Mexicana, y
  • penales, consistentes en (artículos 210 al 211 bis del Código Penal Federal):
    • imposición de 30 a 200 jornadas de trabajo en favor de la comunidad, o
    • multa de $50.00 a $500.00;
    • suspensión de profesión de dos meses a un año, y
    • privación de la libertad de uno a cinco años.

Conclusión

Como puede apreciarse, los convenios de confidencialidad permiten a las empresas crear en los trabajadores conciencia sobre la responsabilidad que tienen al manejar información de carácter confidencial y las consecuencias de divulgarla ante terceros.

Ver modelo de convenio de confidencialidad