Recuperación de cuotas en baja extemporánea, ¿posible?

Por errores involuntarios o un inadecuado control administrativo, los patrones en ocasiones no comunican al Instituto la baja respectiva de los subordinados dentro del plazo legal, ante su despido o renuncia; y por ello, tienen que seguir pagando las cuotas obrero-patronales respectivas (arts. 37, LSS y 57, primer párrafo, Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización –RACERF–).

No obstante, es legalmente posible que los patrones puedan recuperar las contribuciones que tuvieron que cubrir por no haber presentado el movimiento de referencia a pesar de la inexistencia del vínculo laboral; de ahí que al representar un beneficio para estos, a continuación se da a conocer el marco normativo correspondiente y un caso práctico de cómo hacer esta gestión (art. 37, LSS).

Baja patronal

Al concluir todo vínculo laboral se debe comunicar la baja del subordinado a través del IMSS Desde su Empresa (IDSE), dentro de un lapso de cinco días hábiles, contado a partir del siguiente al de la fecha de terminación del lazo de trabajo (art. 57, RACERF).

Según este numeral, la fecha aplicable del aviso de baja depende si esta se presenta conforme la siguiente tabla.

Si el movimiento de baja se presenta fuera del plazo, los empresarios tienen que cumplir con el pago de las cuotas obrero-patronales hasta el día siguiente a la fecha de presentación del aviso correspondiente. Sin embargo, estas se pueden recuperar, siempre y cuando la compañía interesada compruebe ante el Seguro Social, que el trabajador fue dado de alta por otro patrón.

El reintegro de los montos aportados únicamente procede por las cuotas obrero-patronales pagadas en exceso, a partir del día de la nueva alta y hasta el aviso de baja extemporáneo (art. 37, LSS).

Lo anterior no debe confundirse con la devolución del pago de lo indebido previsto en el artículo 299 de la LSS, la cual procede  cuando se comunica una baja con efectos retroactivos por el otorgamiento de una pensión de invalidez, incapacidad permanente parcial o total del asegurado; en donde  las cuotas se devuelven vía nota de crédito porque se entienden como no generadas, debido a una causa imputable al Seguro Social (tiempo de emisión de la resolución de procedencia de la pensión), por lo que el movimiento afiliatorio surte efectos el día del concesión de la prestación económica referida (art. 57, último párrafo, RACERF).

Este mismo criterio se aplica a la muerte del trabajador, pues es un hecho natural que trae como consecuencia la terminación de la relación de trabajo, por lo que no se pueden causar las cuotas respectivas tras el fallecimiento.

Obtención de los recursos

Para poder solicitar la aplicación del artículo 37 de la LSS, se debe presentar un escrito libre en original y dos copias a la oficina de Escritos Patronales del Área de Afiliación y Vigencia de Derechos de la subdelegación respectiva al domicilio del registro patronal, el cual debe incluir los datos de identificación del:

• patrón interesado y del representante legal: nombre, denominación o razón social, número de registro patronal y domicilio

• trabajador: nombre, número de seguridad social y la fecha en que se se presenta su aviso de baja
• la petición de la aplicación del artículo 37 de la LSS, solicitando la devolución de las cuotas obrero-patronales, previa búsqueda en el sistema del IMSS respecto al ingreso del colaborador con su nuevo empleador, y
  ostentar la firma del empresario o de su apoderado legal

Además se deben exhibir los siguientes documentos en original y dos copias:

• tarjeta patronal
• identificación oficial de quien aparece en la tarjeta patronal, y en su caso del representante legal, si es diferente al de la tarjeta patronal, y
• el formato Afil 06, Relación de movimientos operados emitido por el IMSS

El personal del Instituto revisará todos los documentos y dará respuesta en sus oficinas en un tiempo de 10 a 15 días hábiles.

De ser afirmativa la contestación, canalizarán al patrón al área de Cobranza para obtener una nota de crédito.

Infonavit

Es importante señalar que ante el Infonavit, existen disposiciones que prevén que de no comunicarse correctamente la baja del trabajador, se tienen que cubrir las aportaciones de vivienda del 5 % sobre el salario base de aportación de los subordinados y las amortizaciones de los créditos hipotecarios hasta que no se presente el aviso de baja del subordinado (art. 36, segundo párrafo y 50, segundo párrafo, Reglamento de Inscripción, Pago de Aportaciones y Entero de Descuentos al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores —Ripaedi—)

Sin embargo, existe un beneficio similiar al del IMSS, pues cuando se detecta que dichas cargas fueron cubiertas por un nuevo patrón (siempre que no se trate de un vínculo laboral preexistente a la baja) el Instituto liberará a la empresa del entero respectivo sin perjuicio de las multas que pudiesen ocasionar (arts. 36, segundo párrafo y 52, segundo párrafo, Ripaedi).

Asimismo debe precisarse que ni la Ley del Infonavit ni sus reglamentos establecen los requisitos para realizar el trámite correspondiente.

Caso práctico

A continuación se muestra el modelo del escrito a presentar ante el IMSS para solicitar la devolución de cuotas obrero-patronales de un trabajador que renunció voluntariamente el 28 de abril de 2017, pero por descuidos administrativos no se comunicó el movimiento afiliatorio respectivo.

Datos generales

Conclusión 

Lo previsto por el numeral 37 de la LSS representa una bondad hacia los patrones que no cumplieron con su carga de comunicar la baja respectiva en el plazo legal, sin embargo no debe perderse de vista que es importante cumplir con todos los términos prescritos en la legislación para así evitar sanciones y gestiones adicionales que impliquen pérdida de tiempo y recursos materiales.

Asimismo debe recordarse que para que proceda la devolución de la baja, esta debe ser retroactiva, esto es, que contenga la fecha real de terminación de la relación de trabajo y que el nuevo lazo con otro patrón hubiese empezado después de ese día.