Toda empresa tiene el deber de afiliar al Régimen Obligatorio del Seguro Social —ROSS— a todo aquel que le preste un servicio personal, subordinado y remunerado, cualquiera que sea el acto que le hubiese dado origen (art. 12, fracc. I, LSS).
Por ende, se entiende que cuando el trabajador ya no labora para el patrón, este último debe comunicar la baja respectiva ante el IMSS; pero en ocasiones, el área encargada de esta gestión, por cuestiones administrativas omite hacerlo, ya sea porque el:
- jefe inmediato no reportó la rescisión laboral
- responsable olvidó llevar a cabo tal aviso, o
- colaborador no se presentó a laborar injustificadamente por lo que la compañía decidió no darlo de baja (por estrategia en la defensa ante una demanda laboral)
En virtud de ello, a continuación se explican las consecuencias de no comunicar las bajas de los trabajadores.
El vínculo laboral puede concluir por los siguientes supuestos:
- despido injustificado, el patrón rescinde unilateralmente el contrato de trabajo, o dentro del juicio respectivo no comprueba la causa de la rescisión
- rescisión laboral justificada, el colaborador incurre en alguna de las conductas señaladas en el numeral 47 de la LFT o el infractor es el patrón de acuerdo con lo indicado en el precepto 51 del mismo ordenamiento
- incapacidad permanente parcial, existe pérdida de facultades o aptitudes que imposibilitan al subordinado a desempeñar cualquier labor por el resto de su vida (art. 480, LFT)
- invalidez, es cuando el trabajador queda imposibilitado para procurarse, mediante un trabajo igual, una remuneración superior al 50 % de su retribución habitual percibida durante el último año de labores y decide no continuar con la relación laboral (art. 119, LSS), o
- muerte del trabajador, es el fin de la vida de un individuo con lo que se extinguen los derechos y las obligaciones de aquel
En todos los casos y de conformidad con los preceptos 15, fracción I de la LSS y 57, primer párrafo del Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización —RACERF—, las empresas tienen la obligación de comunicar al Instituto la baja de sus subordinados dentro de un plazo no mayor a cinco días hábiles siguientes a aquel en que acabe el vínculo laboral.
Conforme a los artículos 15 penúltimo párrafo de la LSS y 46 del RACERF los movimientos afiliatorios se pueden proporcionar a la subdelegación correspondiente al registro patronal —RP— en documento impreso cuando son menos de cinco gestiones; no obstante, en la práctica todos los movimientos se efectúan a través del portal IMSS Desde su Empresa —IDSE— (https://idse.imss.gob.mx/imss/).
De conformidad con el numeral 57 del RACERF, el aviso de baja puede surtir efectos:
- desde la fecha señalada por el patrón en el aviso, siempre y cuando se presente dentro del término legal
- a partir del día siguiente al de su recepción por el Instituto, tratándose de un movimiento entregado extemporáneamente, o
- en la fecha señalada en el dictamen de incapacidad permanente parcial o total o en el dictamen de invalidez, a pesar de que la baja sea presentada fuera de tiempo
Es menester puntualizar que no existe multa por no llevar a cabo esta gestión. Pero la consecuencia de no efectuarla es la afectación de las finanzas de la compañía, porque en tanto no se realice el movimiento afiliatorio, subsiste la obligación de cubrir las cuotas obrero-patronales (arts. 37, LSS)
No obstante, según el dispositivo 37 de la LSS, si se comprueba que dicho trabajador fue inscrito por otro patrón, el Instituto devolverá al patrón, a su solicitud, el importe de las cuotas obrero-patronales pagadas en exceso, a partir de la fecha de la nueva alta.
Esto significa que el patrón tendrá que pagar las cuotas y comunicar la baja para que no se sigan causando, y después, solicitar que el IMSS le regrese las contribuciones que enteró, siempre que acredite que el subordinado empezó a laborar con otra empresa y esta lo inscribió al ROSS.
Asimismo, debe señalarse que si el patrón no comunica la baja a pesar de que el trabajador ya no se presenta a laborar, puede aplicar la regla del ausentismo, es decir, que hasta por siete días en un mes, pagará por dicho periodo, únicamente las cuotas del Seguro de Enfermedades y Maternidad (art. 31, fracc. I, LSS)
En esta circunstancia, el patrón debe registrar las ausencias en el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) a efectos de calcular y enterar las cuotas obrero-patronales conforme a lo descrito y posteriormente en caso de ser requerido por diferencias, aclararlas ante el IMSS, exhibiendo las listas de asistencias correspondientes.
Por otra parte, en materia de vivienda, los artículos 29, fracción II, último párrafo de la Ley del Infonavit; 36, segundo párrafo y 50 del Reglamento de Inscripción, Pago de Aportaciones y Entero de Descuentos al Infonavit (Ripaedi), señalan que el patrón tiene que pagar las aportaciones del 5 % y los créditos de vivienda por cada trabajador mientras exista la relación laboral que los une, por tanto se debe presentar el aviso de baja correspondiente.
De igual modo, si la empresa infractora demuestra que las aportaciones y los empréstitos de vivienda fueron enterados al Infonavit por conducto de un nuevo patrón, la empresa que omitió comunicar la baja, se libera del pago de dichos conceptos hasta por los importes cubiertos (arts. 36, último párrafo, y 52, segundo párrafo, Ripaedi).
De esto se entiende, que el Infonavit no le cobrará al omiso, las aportaciones y los préstamos hipotecarios, hasta por la cantidad que hubiese pagado el nuevo patrón, pero la diferencia si tendrá que enterarla.
Debe señalarse que no comunicar la baja del trabajador, puede causar que el Infonavit imponga una multa al patrón de 251 a 300 veces la UMA, es decir, de 21,206.99 a 25,347.00 pesos, de acuerdo con lo previsto en los numerales 6o. y 8o. del Reglamento para la Imposición de Multas por Incumplimiento de las Obligaciones que la Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores y sus Reglamentos establecen a cargo de los Patrones.
Como puede observarse, las consecuencias de no comunicar la baja de los colaboradores en tiempo y forma representa una pérdida de dinero para la empresa, por lo que es recomendable realizarla en los términos legales.
