Viáticos, ¿cuándo integran al SBC?

Una de las inquietudes patronales es si los viáticos conforman o no la base salarial del trabajador para cotizar ante el IMSS, porque en materia fiscal, en algunas ocasiones dicho concepto tiene que gravar para el trabajador.

En virtud de ello, a continuación se analiza qué son los viáticos y si forman o no parte del salario base de cotización (SBC) del subordinado.

Según el diccionario de la Real Academia los viáticos son la provisión en especie o en dinero entregados a quien va a realizar un viaje.

El artículo 27 de la LSS establece que son integrantes del SBC, los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, alimentación, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquiera otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por sus servicios.

Por otro lado, los instrumentos de trabajo como herramientas, ropa y otros similares, no integran al SBC, dada su naturaleza, pues es obligación del patrón otorgarlas (arts. 132, fracc. III, LFT y 27, fracc. I, LSS).

Para Santiago Barajas Montes de Oca, en el Diccionario Jurídico sobre Seguridad Social, no forman parte del salario los elementos que se le entregan al trabajador para el desempeño de su trabajo y no por su trabajo, como los viáticos —cantidades que se le entregan al colaborador para transporte, hospedaje y alimentos— y los gastos de representación para poder desarrollar sus labores.

De esto se entiende que para efectos laborales y de seguridad social, la cuantía entregada por concepto de viáticos se le da el tratamiento de herramienta.

Para acreditar esa naturaleza, se recomienda que se limite el tratamiento de los viáticos, mediante políticas internas para su manejo en donde se precise el procedimiento de entrega, recepción, ejercicio, comprobación y, si es su caso, la devolución de los recursos no utilizados.

Dicho documento tiene la finalidad de que las empresas y los trabajadores conozcan cómo deben acreditar que los recursos financieros concedidos, se utilizaron para el pago de transporte, hospedaje o alimentos.

Entre los papeles a tener por parte de los patrones, se encuentran: las órdenes de ventas, de instalaciones; las bitácoras de viajes: que describan las actividades efectuadas por el trabajador; los CFDI relativos al hospedaje, la alimentación o el transporte; las notas o los tickets de consumo; el mandato por el cual se comisiona a realizar los viajes, y los comprobantes de reembolso, entre otros.

De no acreditarse las erogaciones, y de no reintegrarse las cantidades entregadas, por parte del trabajador, ni la empresa hubiese efectuado el descuento respectivo; el numerario se considera como gratificación para el colaborador, y subsecuentemente integrable a su SBC como variable en el bimestre en que los recibió.

Ello en una interpretación analógica de la tesis de rubro: VIÁTICOS. FORMAN PARTE DEL SALARIO SI SE RECIBEN PERMANENTEMENTE Y SE DEMUESTRA QUE SE PACTÓ QUE EL TRABAJADOR DISPONDRÍA LIBREMENTE DEL NUMERARIO, SIN NECESIDAD DE PROBAR EL ESTIPENDIO, localizable en el Semanario Judicial de la Federación, Décima Época, Libro 61, Tomo II, p. 1187, Materia Laboral, Tesis XVII.1o.C.T.69 L (10a.), Tesis Aislada, Registro 2,018,878, 7 de diciembre de 2018.

De esta tesis se desprende que los viáticos tienen por fin principal, proporcionar al trabajador cierta cantidad de dinero para cubrir las erogaciones ocasionadas con motivo de alimentos y hospedaje que debe cubrir para poder prestar sus servicios; por lo que, si en el juicio se demuestra que se otorgaban permanentemente, sin condicionar que se pruebe que se realizó ese gasto, forman parte del salario y se entregan como una contraprestación al servicio desempeñado.

Es importante mencionar, que a pesar de que el trabajador no entregue un CFDI respecto al gasto que realizó por comidas u otro concepto, eso no significa que el dinero no justificado fiscalmente integre al SBC, ya que en ocasiones se ve obligado a comer en lugares que no expiden dicho comprobante.

Por lo que en ese caso, se deberá acreditar el consumo a través de notas, o bien conforme a las políticas de viáticos, a efectos de no integrar ese concepto al SBC.

Para una mejor comprensión de cómo se integrarían los viáticos al SBC, a continuación se desarrolla un ejemplo.

La trabajadora Viviana Zarza Olivo no acreditó la cantidad de 2,000 pesos por concepto de viáticos, los cuales se le entregaron el 15 de julio; sin embargo, la empresa Artículos Farmacéuticos Fierro SA de CV decidió no descontárselos de su salario.

Dicha subordinada percibe: un salario mensual de 14,400 pesos; 25 días de aguinaldo; 30 % de prima vacacional y goza de 16 días de vacaciones.

Por lo que se quiere saber cuál es la cantidad a integrar a la base salarial a comunicar en septiembre.

1. DETERMINACIÓN DEL SBC FIJO

Salario diario

Parte proporcional diaria de aguinaldo

Parte proporcional diaria de  prima vacacional

Factor de integración salarial

SBC fijo

2. DETERMINACIÓN DE LA PARTE VARIABLE

Cantidad diaria de viáticos

 3 . DETERMINACIÓN DEL SBC A REPORTAR EN SEPTIEMBRE