Cómo se calculan las cuotas de seguridad social

Cuando una empresa inicia sus operaciones está obligada a inscribir a sus trabajadores ante el IMSS y consecuentemente ante el Infonavit; además de este deber, es importante que conozcan los aspectos que inciden en dos de las principales obligaciones de seguridad social: la determinación y el pago de las cuotas obrero-patronales, así como aportaciones y amortizaciones de vivienda.

En este tema se abordan los conceptos básicos que debe conocer el emprendedor o la persona que dentro de una pequeña o mediana empresa se dedique a calcular las cuotas de seguridad social a pagar por cada uno de sus colaboradores, así como un caso práctico en donde se incluyen diversas incidencias que se pueden presentar en ese proceso.

CONCEPTOS BÁSICOS

Los aspectos básicos que se deben tomar en cuenta para realizar el cálculo de esas contribuciones, son los siguientes:

• determinar correctamente el salario base de cotización (SBC) de los trabajadores, entendiéndose que éste se integra con los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, alimentación, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquiera otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo, con excepción de los conceptos comprendidos en el artículo 27 de la LSS.
  Al respecto se recomienda consultar los temas “Integración de salarios fijos”, publicado en la edición 162 del 31 de julio de 2007 y el de “Integración salarial: variables y mixtos”, de la edición 163, del 15 de agosto de 2007, ambos disponibles en nuestra página de Internet: www.idconline.com.mx
• considerar los topes de cotización aplicables en materia del IMSS e Infonavit: el mínimo es el salario mínimo del área geográfica respectiva integrado –A, $65.14; B, $63.30 y C, $61.75– y, el máximo el equivalente a 25 veces el salario mínimo vigente en el DF – actualmente $1,558.25– (arts. 28 y Vigésimo Quinto Transitorio, LSS y 29, fracc. II y Quinto Transitorio, Ley del Infonavit)
• aplicar al SBC de cada trabajador, o en su caso al salario mínimo del DF, las primas de los Seguros del Régimen Obligatorio del Seguro Social (ROSS) y de las aportaciones de vivienda, contemplados en las Leyes del Seguro Social y del Infonavit, las cuales son:

IMSS

Nota:
¹ Veces el salario mínimo general vigente en el DF
² Salario mínimo general vigente en el DF

Infonavit

• tomar en cuenta la periodicidad de pago de las cuotas obrero-patronales, así como de las aportaciones y amortizaciones de vivienda, esto es:

• considerar las incidencias (ausencias e incapacidades) sufridas por los trabajadores en el periodo de pago y aplicar las reglas de cotización en ausentismo, contenidas en los numerales 31 de la LSS; 35 y 49 del Reglamento de Inscripción, Pago de Aportaciones y Entero de Descuentos al Infonavit (Ripaedi), es decir, cuando las ausencias son:
• injustificadas: solo se pagan las cuotas relativas al Seguro de Enfermedades y Maternidad, las correspondientes a los demás Seguros del ROSS no
  El Sistema Único de Autodeterminación (SUA) únicamente permite el registro de siete ausencias injustificadas, y
• amparadas por certificados de incapacidad emitidos por el IMSS: se enteran las cuotas del ramo de Retiro y las aportaciones de vivienda; solo subsistirá la obligación de efectuar y enterar los descuentos por concepto de amortizaciones cuando el patrón tenga celebrado convenio de pago indirecto y reembolso de subsidios con el IMSS

CÁLCULO DE CUOTAS Y APORTACIONES

Las cuotas obrero-patronales se causan por mensualidades vencidas y el patrón debe determinar sus importes en los formatos impresos (COB-10, “Cédula de Determinación de Cuotas” y COB-20, “Cédula para Determinación de Cuotas, Aportaciones y Amortizaciones”) o usando el SUA; no obstante este último es obligatorio para los patrones que cuenten con cinco o más trabajadores y opcional para quienes tengan hasta cuatro subordinados (arts. 39, LSS y 113, Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización –RACERF–).

Según el artículo 39-A de la LSS, el IMSS en apoyo a los patrones podrá entregar una propuesta de cédula de determinación y aquéllos podrán emplearla para pagar sus cuotas o no; si lo hacen, dicho documento adquiere el carácter de acto vinculatorio.

La mayoría de los patrones utilizan el SUA para realizar los cálculos de las cuotas a pagar al IMSS y de las aportaciones y amortizaciones para el Infonavit, no obstante siempre es útil conocer el cálculo manual para poder identificar posibles errores.

A continuación se presenta un caso práctico en donde se muestra cómo se determinan las cuotas obrero-patronales y aportaciones de vivienda de trabajadores: de jornada normal, con jornada y semana reducida, pensionados, y con incapacidades o ausentismos.

CASO PRÁCTICO

La empresa “Productora de Artículos de Novedad, SA de CV” otorga a sus trabajadores prestaciones superiores a las de la Ley y debe calcular las cuotas obrero-patronales y aportaciones de vivienda correspondientes a octubre y al 5o bimestre de 2012, con base en los siguientes datos:

DATOS DE LOS TRABAJADORES

Notas:

¹ Mensual   ² Diario   ³ Por hora

1. Cálculo del salario base de cotización

A) DETERMINACIÓN DEL FACTOR DE PRESTACIONES

Proporción diaria de aguinaldo

*Nota: Según el artículo 87 de la LFT anualmente el patrón debe pagar a sus trabajadores un aguinaldo de 15 días de salario, no obstante la empresa “Productora de Artículos de Novedad, SA de CV” otorga a sus colaboradores 30 días

Proporción diaria de prima vacacional

Factor de prestaciones para trabajadores con semana y jornada reducida

Factor del séptimo día para trabajadores con semana y jornada reducida

*Nota: Aun cuando en el artículo 62, fracción I del RACERF no se establece que en la integración salarial de los trabajadores de jornada reducida deban contemplarse las prestaciones, deben  considerarse pues también tienen derecho al pago de las mismas

Factor de prestaciones para trabajadores con jornada y semana normal

B) DETERMINACIÓN DEL IMPORTE PROPORCIONAL DE PRESTACIONES

Trabajador con semana reducida

Trabajador con jornada reducida

C) DETERMINACIÓN DEL IMPORTE SALARIAL PROPORCIONAL DEL SÉPTIMO DÍA

Trabajador de semana reducida

Trabajador con jornada reducida

D) DETERMINACIÓN DEL SBC

Trabajador con semana reducida

Trabajador con jornada reducida

*Nota:El procedimiento para determinar el SBC de los trabajadores con semana y jornada reducida está previsto en el numeral 62 del RACERF, en donde se señala que si el salario resultante es inferior al mínimo de la región, deberá ajustarse a éste. En este caso, como el salario de los trabajadores con semana y jornada reducida es superior, éste es el que debe declararse al IMSS

Trabajadores con semana y jornada normal

2. cálculo del tope máximo de cotización para los seguros del ross y aportaciones de vivienda

*Nota: El SBC de los trabajadores no puede ser superior a 25 veces el salario mínimo del DF, según lo dispuesto en el artículo 28 de la LSS, de serlo, deberá ajustarse a este límite máximo

3. cálculo de cuotas del seguro de riesgos de trabajo

Notas:
¹ Para efectos del Seguro de Riesgos de Trabajo, deben descontarse los días en los que los trabajadores tengan ausencias injustificadas o incapacidades; si el trabajador es de semana reducida, tienen que restarse los días indicados en la Tabla contenida en la fracción II del artículo 116 del RACERF, según sus faltas. En este caso se descuentan dos días del periodo mensual, a razón de que faltó un día del mes
² Para calcular las cuotas a pagar por el Seguro de Riesgos de Trabajo, se descuentan los días de ausencias injustificadas o incapacidades de los trabajadores (art. 31, fracs. I y IV LSS)

4. cálculo de cuotas del seguro de enfermedades y maternidad

Notas:
¹ En los periodos de ausencias sí se cubren las cuotas del Seguro de Enfermedades y Maternidad (art. 31, fracc. I, LSS)
² Cuando los trabajadores faltan a sus labores por una enfermedad general o profesional y esas ausencias están amparadas por certificados de incapacidad, esos días se descuentan para efectos del pago de este Seguro
³ Los pensionados por cesantía en edad avanzada o vejez no cotizan para efectos del ramo de Gastos Médicos para Pensionados, por ende ni éstos ni sus patrones cubren este concepto (arts. 196 y 25, segundo párrafo, LSS)

5. cálculo de cuotas del seguro de Invalidez y vida

Notas:
¹ Cuando los trabajadores se ausentan injustificadamente o esos periodos se amparan con certificados de incapacidad, esos días se descuentan para efecto del pago de este Seguro
² Ni los pensionados ni sus patrones cubren las cuotas de este Seguro (art. 196, LSS)

6. CÁLCULO DE LAS CUOTAS DEL SEGURO DE GUARDERÍAS Y PRESTACIONES SOCIALES

*Nota: Cuando se registran ausencias injustificadas o incapacidades médicas de los trabajadores, los días correspondientes se descuentan para efectos del pago de este Seguro (art. 31, fraccs. I y IV, LSS)

7. Cálculo de las cuotas obrero-patronales a pagar en octubre

8. cálculo de cuotas del seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez

Notas:
¹ En los días de ausencias injustificadas no se pagan las cuotas de este ramo (art. 31, fracc. I, LSS)
² Cuando los trabajadores se ausentan de su centro laboral y esos días están amparados por certificados de incapacidad, sus patrones deben cubrir las cuotas por el ramo de Retiro (art. 31, fracc. IV, LSS)
³ Las cuotas del ramo de Cesantía en Edad Avanzada no se cubren por los días de ausencias o incapacidades médicas (art. 31, fraccs. I y IV, LSS)

9. cálculo de aportaciones al infonavit

Nota:
¹ Cuando los trabajadores se ausentan sin causa justificada, no se pagan las aportaciones de vivienda (arts. 35, fracc. I, Ripaedi)
² Si las ausencias de los trabajadores están amparados por certificados de incapacidad, subsiste la obligación de pago de las aportaciones de vivienda (art. 35, fracc. III, LSS)

10. cálculo de las cuotas a cubrir en el quinto bimestre de 2012

COMENTARIO FINAL

La determinación y el pago correcto de las cuotas obrero-patronales y aportaciones de vivienda, evitarán que el IMSS o el Infonavit le impongan sanciones como multas o pago de diferencias con la actualización y los recargos correspondientes.

Si calcula los pagos a su cargo a través del SUA, no olvide registrar las incidencias de sus trabajadores para que entere lo que realmente proceda.