Soy persona física que cambiaré mi domicilio fiscal a otra delegación del DF, pero como desde hace dos años no tengo trabajadores necesito saber, por un lado, si estoy obligado a comunicar tal situación al IMSS, y por otro, si es posible que deseche la documentación contable y el expediente laboral de esas personas. ¿Me pueden apoyar?
Es deber de todo patrón dar aviso al Seguro Social del cambio de domicilio y cualquier otra circunstancia que modifique los datos proporcionados al momento de su alta ante dicho organismo. Para tales efectos cuenta con cinco días hábiles siguientes a aquel en que ocurra el supuesto.
Así, al estar todavía dado de alta como patrón, aun cuando no tiene en este momento colaboradores, usted debe cumplir con esa exigencia (art. 16, primer párrafo, Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización —RACERF—)
Para ello tiene que acudir al área de Patrones del Departamento de Afiliación-Vigencia de Derechos de la subdelegación correspondiente al domicilio de su registro patronal y presentar:
- original de un escrito libre donde comunique el cambio de domicilio
- copia del aviso de cambio de domicilio presentado ante el SAT
- original y copia para cotejo de:
- el formato AFIL-01 “Aviso de inscripción patronal o de Modificación en su Registro” que presentó al momento de su alta
- la forma AM-SRT “Aviso de Modificación de las empresas para el Seguro de Riesgos de Trabajo”, donde se precise el nuevo domicilio
- comprobante de domicilio del nuevo centro de trabajo, e
- identificación oficial con fotografía y sus cédulas de la Clave Única del Registro de Población, y el RFC
Hecho lo anterior, tendrá que presentarse al Área de Afiliación-Vigencia de la subdelegación de su nueva ubicación con el original y copia de un escrito libre en el que solicite la expedición de la tarjeta de identificación patronal y su identificación oficial con fotografía.
Cuando obtenga su tarjeta tendrá que tramitar su certificado y firma digital, para ello deberá llevar en una memoria USB sus archivos con extensión .key y .cer que previamente generó.
Respecto del segundo cuestionamiento, el artículo 15, fracción II de la LSS exige la conservación de las nóminas y listas de raya en las que se asiente el número de días trabajados y los salarios percibidos de los trabajadores, por el tiempo de cinco años después de su emisión.
Como estos documentos forman parte de su contabilidad usted debe tenerla disponible en su domicilio fiscal durante ese plazo, de acuerdo con el artículo 30 del CFF.
No cumplir con lo anterior puede dar a lugar a la imposición de una sanción por parte del IMSS, la cual asciende de 20 a 75 veces el salario mínimo general diario vigente en el DF, equivalente actualmente $1,402.00 a $5,257.50 (arts. 304-A, fracc. VII y 304-B, fracc. I, LSS ).
No obstante el artículo 804 de la LFT señala que la parte patronal debe guardar, y en su caso, exhibir en los juicios laborales los siguientes documentos:
- el contrato individual de trabajo celebrado por las partes, el tiempo que dure el vínculo laboral y hasta un año después de concluido el mismo
- las listas de raya o nóminas; los recibos de salario; los comprobantes de participación de utilidades, las vacaciones, el aguinaldo y las primas previstas en la LFT; el control de asistencias, y los documentos comprobatorios de los pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social, durante el último año de la relación de trabajo y el año siguiente a que ésta termine
