A seis años de la implementación del "IMSS DESDE SU EMPRESA", sistema que permite a los patrones comunicar al Instituto los movimientos afiliatorios de sus trabajadores utilizando medios de telecomunicación, el Seguro Social diseña y ofrece al sector patronal una nueva modalidad de este sistema:
"IMSS DESDE SU EMPRESA VÍA INTERNET", ¿en qué consiste?El IMSS DESDE SU EMPRESA es el sistema que permite la transmisión y recepción de información por medio del intercambio electrónico de datos, lo que comúnmente llamamos EDI (Electronic Data Interchange), el cual permite a las empresas comunicar desde sus instalaciones, los 365 días del año, las 24 horas del día, los movimientos de reingreso, modificación de salario y baja de sus trabajadores; información que es procesada con la oportunidad y confiabilidad debida por parte del Instituto.
Actualmente existen dos alternativas: la tradicional e Internet.
El IMSS DESDE SU EMPRESA VÍA INTERNET, es el envío de la información afiliatoria de los trabajadores (movimientos de reingreso, modificaciones salariales y bajas) al Seguro Social a través del Internet, ya sea mediante la captura individual de los movimientos, o la importación de archivos. Para ello, las empresas deben contratar los servicios de:
- Internet con el proveedor de su preferencia, y
- procesamiento de datos proporcionados por los llamados proveedores (intermediarios entre el IMSS y los patrones), quienes son los encargados de recibir la información enviada por los patrones y de remitirla al Instituto, de tal suerte que sin conocer el software EDI, las empresas pueden remitir sus movimientos afiliatorios.
Cabe comentar que esta información también se les proporciona a los patrones en forma impresa en las diferentes delegaciones y subdelegaciones del país.
¿Qué diferencias existen entre el "IMSS DESDE SU EMPRESA" tradicional y el vía Internet?La principal diferencia radica en el costo, porque en el esquema tradicional del IMSS DESDE SU EMPRESA, el patrón que desee intercambiar electrónicamente los movimientos afiliatorios de sus trabajadores necesita adquirir una licencia del software EDI con algún proveedor, además debe utilizar una red de valor agregado (VAN), lo cual implica una erogación muy importante para los empresarios, por ello que en un principio el Instituto dirigió esta opción únicamente a las grandes compañías de nuestro país con un considerable número de trabajadores a su servicio.
Sin embargo, el Instituto conciente de los requerimientos del sector patronal, buscó alternativas más accesibles para las medianas y pequeñas empresas, por eso creamos el IMSS DESDE SU EMPRESA VÍA INTERNET, aún cuando puede ser utilizada por las grandes compañías.
Al respecto, conviene enfatizar que bajo esta nueva modalidad, los patrones no requieren la licencia de uso del software EDI, ni tampoco utilizar una red de valor agregado, sino únicamente erogar una pequeña cantidad a cambio de tener derecho a utilizar el buzón del proveedor de servicio de procesamiento de datos que contrataron para transmitir los avisos afiliatorios de sus trabajadores, al ser los proveedores quienes cuentan con toda esa infraestructura.
Para poder utilizar esta modalidad de transmisión de avisos afiliatorios ¿los patrones deberán contar con algún equipo de cómputo especial?De ninguna manera, la modalidad del IMSS DESDE SU EMPRESA VÍA INTERNET puede operarse con cualquier equipo de cómputo que tenga capacidad para aceptar un navegador de Internet, de ahí que con una PC casera e incluso desde cualquier café Internet el patrón que opte por esta alternativa podrá transmitir la información afiliatoria de sus trabajadores, salvo que por las propias exigencias de su operación requieran utilizar equipos más robustos.
¿Cómo funciona "IMSS DESDE SU EMPRESA VÍA INTERNET"?Las empresas tienen la facilidad de enviar vía Internet los movimientos afiliatorios de sus trabajadores a cualquier hora del día, los 365 días del año. Para tal efecto, deben observar los plazos de presentación de avisos señalados en la Ley del Seguro Social y el reglamento respectivo.
El envío de esta información se lleva a cabo a través de archivos planos, y una vez concluida la transmisión, el patrón recibe un "primer acuse de recibo" de su proveedor, proceso que no va más allá de uno o dos minutos, dicho acuse sólo confirma la transmisión correcta de la información. Posteriormente, ese mismo día, si el envío se efectuó por la mañana, recibe del Instituto a través de su proveedor un reporte de movimientos operados (Afli-06) y otro de movimientos rechazados (IDSE-04).
Ambos reportes, le permiten conocer a la empresa con certeza el mismo día de la transmisión, cuales fueron operados por el IMSS y cuales rechazados, así como la causa del error, en virtud de que el IDSE-04 incluye en una leyenda el motivo de su rechazo, ello a efecto de que el patrón haga la corrección de inmediato y retransmita la información respectiva. Por ejemplo, si el error se encuentra en el nombre del trabajador, el Instituto detalla el nombre del trabajador que obra en su base de datos, información que debe considerar el patrón y retransmitir nuevamente.
Esto es lo que hasta el momento estamos manejando, porque se espera que en un futuro no muy lejano las empresas a través de este sistema puedan consultar directamente la base de datos del Instituto, con el propósito de que previo al envío de los movimientos afiliatorios, principalmente de reingreso, verifiquen el número de seguridad social y nombre correctos de sus trabajadores, lo cual le dará a esta modalidad un valor agregado, al evitar que las empresas se trasladen a las diversas subdelegaciones para hacer este tipo de consultas
.¿Qué trámites deben efectuar los patrones interesados en transmitir los movimientos afiliatorios de sus trabajadores bajo este sistema?Una vez que las empresas interesadas en el empleo de esta herramienta, contactan y contratan al proveedor de procesamiento de datos de su preferencia, se recomienda que previo a su adhesión, efectúen una homologación entre la base de datos que obra en su poder con la del Instituto, esto con el propósito de empatar el nombre y número de seguridad social de cada uno de sus trabajadores, y así evitar errores en el intercambio electrónico de datos y garantizar la calidad de las transmisiones electrónicas.
Para tal efecto, el patrón interesado deberá acudir al Área de Afiliación y Vigencia de la Delegación o Subdelegación del IMSS correspondiente a su domicilio fiscal, y presentar un escrito libre donde solicite le sea proporcionada la información sujeta al proceso de homologación, adjuntando un disco flexible de 3 1/2" de alta densidad, el cual deberá contener un archivo en formato de texto que se le nombrará "Registro.txt" donde se detallen los registros patronales que desea incorporar al sistema. El archivo deberá contar con las siguientes características:
- registro patronal por renglón, necesariamente el primer registro deberá ser el del corporativo de la empresa solicitante de la información, y
- no deberán existir espacios o caracteres especiales entre los números de cada registro patronal ni tabuladores.
El patrón por su parte, deberá confrontar esta información con la que obra en su poder, y aclarar ante los servicios de Afiliación y Vigencia de Derechos de la Subdelegación que corresponda a cada uno de sus registros patronales las discrepancias que hubiesen resultado
Hecho lo anterior, acudirán al Área de Afiliación-Vigencia de la subdelegación o de la delegación correspondiente a su domicilio fiscal, y exhibirán:
- solicitud de adhesión al sistema IMSS DESDE SU EMPRESA;
- contrato con el proveedor de servicios de procesamiento de datos;
- ficha técnica elaborada y proporcionada por el proveedor de servicios;
- avisos de inscripción de los registros patronales, en caso que la subdelegación no los tenga;
- acta constitutiva, y sus modificaciones, en caso que la subdelegación no los tenga;
- poder notarial del representante legal, en caso que la subdelegación no lo tenga, y
- identificación oficial del representante legal, en caso que la subdelegación no lo tenga.
Al respecto, cabe mencionar que si el patrón no realizó el proceso de homologación antes de su adhesión, el Instituto después de celebrar el convenio le proporcionará la base de datos que obra en su poder para que el primero efectúe la confronta y aclaración de datos correspondientes
Las empresas que dictaminan el cumplimiento de las obligaciones patronales en materia de Seguro Social, ¿pueden utilizar el "IMSS DESDE SU EMPRESA" para presentar los avisos generados por las revisiones de los contadores públicos autorizados para dictaminar Por el momento, los deben presentar través de dispositivo magnético (dispmag), porque los movimientos derivados de dictamen de contador público y de programas de autocorrección tienen características muy específicas, pues se refieren a ejercicios anteriores, además de que algunos de ellos afectan las cuentas individuales de los trabajadores, por ello el Instituto les da un tratamiento diferente, al ser sometidos a una serie de validaciones. Este proceso en la actualidad es más rápido gracias a nuestro sistema de acopio interactivo de información afiliatoria.
¿Cuáles son las ventajas del empleo de esta nueva herramienta desde el punto de vista patronal, de derechohabientes e institucional?Los beneficios de la implementación de este sistema son:
- para los patrones:
- transmitir su información las 24 horas del día, los 365 días del año;
- presentar sus avisos afiliatorios dentro de los plazos legales;
- recibir del Instituto una respuesta oportuna;
- reducir costos administrativos, ya que su personal puede ser utilizado en otras actividades;
- evitar ser objeto de la imposición de multas o capitales constitutivos por la presentación extemporánea de avisos afiliatorios, y
- centralizar y controlar la operación administrativa de sus diferentes registros patronales en un sólo punto;
- para los derechohabientes:
- una vez procesada y actualizada la información transmitida por sus patrones, son protegidos inmediatamente por nuestro sistema de seguridad social, en virtud de que al mismo tiempo que la información es actualizada en nuestra base de datos, las unidades de medicina familiar y los hospitales de inmediato pueden consultar en sus terminales la vigencia de derechos de los trabajadores, y
- para el Instituto: al modernizar nuestros esquemas de recepción de movimientos afiliatorios se disminuye el uso del papel, al automatizar todos nuestros procesos.
Por lo anterior, nosotros queremos invitar a las empresas para que se sigan incorporando, porque estamos seguros de que con el empleo de estos procesos automatizados, proporcionamos a los patrones mayor seguridad en el cumplimiento de sus obligaciones afiliatorias, lo cual les permitirá enterar correctamente todas las aportaciones a favor de sus trabajadores.
