Nueva reglamentación del Seguro Social

El pasado primero de noviembre, por fin fue publicada la tan esperada reglamentación de la Ley del Seguro reformada el 21 de diciembre de 2001, a través de un nuevo ordenamiento legal denominado: Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización, el cual, como lo han manifestado en diversos foros las autoridades del Instituto Mexicano del Seguro Social, compila seis de los reglamentos publicados el 30 de junio de 1997, con el objeto de facilitar la aplicación de las disposiciones reglamentarias para el cumplimiento de obligaciones en materia de seguridad social y adecuar dichas normas a recientes reformas realizadas a la Ley del Seguro Social (Ley).

En este informe especial se darán a conocer los cambios realizados en las materias que comprende este nuevo reglamento y la adecuación a las reformas de la ley de la materia, con el objeto de conocer los cambios realizados para el cumplimiento de obligaciones patronales, así como un cuadro esquemático que correlaciona las nuevas disposiciones con las de los ordenamientos anteriores a efecto de facilitar su manejo al momento de su aplicación.

Reglamentos integrados

Este nuevo ordenamiento queda estructurado como sigue:

Estructura del reglamento

Disposiciones Generales

Materias reguladas

Como consecuencia de la compilación de los reglamentos enlistados anteriormente, el artículo primero señala que el ordenamiento establece las normas para:

• el registro de patrones y demás sujetos obligados, así como para la inscripción de trabajadores y demás sujetos de aseguramiento del Régimen Obligatorio;
• el aseguramiento de los sujetos de continuación o incorporación voluntaria al Régimen Obligatorio;
• el aseguramiento de los sujetos de continuación o incorporación voluntaria al Régimen Obligatorio y del Seguro de Salud para la Familia;
• la determinación y pago de las cuotas, capitales constitutivos, actualización y recargos, a cargo de patrones, demás sujetos obligados y, en su caso, de trabajadores; de los gastos por inscripciones improcedentes y los demás conceptos que el Instituto tenga derecho a exigir a personas no derechohabientes, de conformidad con lo dispuesto por la Ley del Seguro Social y demás disposiciones legales o reglamentarias aplicables;
• la clasificación de las empresas y la determinación de la prima para la cobertura del Seguro de Riesgos de Trabajo, a que se refiere la Ley del Seguro Social;
• el dictamen y la corrección sobre el cumplimiento de las obligaciones de los patrones ante el Instituto;
• la comprobación del cumplimiento de las obligaciones legales, reglamentarias y administrativas ante el Instituto, y
• la determinación, imposición y pago de multas, y aplicación de otras sanciones, por infracciones a las disposiciones de la Ley del Seguro Social y sus reglamentos.

En relación a la terminología utilizada comprende parte de la que ya contenían los reglamentos sustituidos, pero adiciona algunos otros, sustentados ahora en el artículo 5o de la Ley, como son:

• unidad de tiempo laborado: medida que utiliza el patrón para la contratación de sus trabajadores y pago de salarios a éstos, como puede ser, entre otros, por hora, día, semana, decena, catorcena, quincena y mes;
• dictamen: documento elaborado por contador público autorizado que consigna la opinión sobre el cumplimiento de las obligaciones del patrón ante el Instituto;
• corrección: documento que elabora el patrón o sujeto obligado para regularizar el cumplimiento de sus obligaciones ante el Instituto;
• programa informático: el medio de captura, transmisión y recepción de información, que permite a los patrones o sujetos obligados cumplir, a través de medios remotos de comunicación electrónica, con sus obligaciones previstas en la Ley, y
• entidad receptora: persona moral autorizada para recibir el pago de cuotas y sus accesorios, así como aportaciones voluntarias a los Sistemas de Ahorro para el Retiro, y para efectuar la verificación aritmética de los importes parciales y totales de las cédulas de determinación presentadas por los patrones.

Se confirma el uso de formatos oficiales en el artículo tercero, y de no hacerlo así se tendrán por no efectuados los trámites realizados, quedando por supuesto exentos de esta obligación los patrones que lleven a cabo sus trámites vía electrónica, o bien cuando no existan formato oficiales, se establece, que se realizarán mediante escrito libre que reúna todos y cada uno de los requisitos establecidos en la Ley o en este ordenamiento para el cumplimiento de la obligación de que se trate.

Conteo de días para el cumplimiento de plazos legales

El último párrafo del artículo tercero reitera que cuando el último día del plazo sea inhábil éste se prorrogará hasta el día hábil siguiente, pero con la aclaración de que esta prórroga no es aplicable a los plazos para la presentación de avisos afiliatorios.

Registro patronal para la realización de trámites electrónicos

Para llevar a cabo la realización de trámites por esta vía, opción regulada en la ley en sus recientes reformas, el artículo quinto establece la utilización de un número patronal de identificación electrónica, el cual se tramitará conforme los lineamientos que emita próximamente el Consejo Técnico, mismo que serán publicados en el Diario Oficial de la Federación.

Para estos efectos el Instituto establecerá un sistema de identificación electrónica de tecnología criptográfica.

Trámites vía electrónica no recepcionados por problemas técnicos

Uno de los puntos relevantes a comentar es la precisión que se hace en los dos últimos párrafos del artículo quinto, toda vez que previenen que de haber problemas técnicos en el acceso a la información remitida por parte del Instituto, éste requerirá nuevamente su envío, en un plazo no mayor a cinco días hábiles contados a partir del requerimiento, para ser respetada la fecha de presentación original. De no cumplirse el requerimiento se tendrá por no presentado el trámite.

Constancias de trámites realizados

A pesar de existir problemas actualmente con esta obligación por parte de las subdelegaciones, el artículo sexto confirma que el IMSS tiene la obligación de proporcionar a los patrones la constancia correspondiente de los trámites realizados tanto en forma impresa como vía electrónica, otorgándoles un plazo de tres días contados a partir de su entrega, por el mismo medio que la recibió, para confirmar que la información proporcionada al Instituto concuerda con la que éste registró, o realizar las aclaraciones correspondientes. De no hacerlo dicha información se tendrá por consentida.

Cuando las aclaraciones presentadas sean procedentes se tendrán por realizados los trámites en la fecha en que fueron efectuados.

Requisitos de las constancias de días laborados a trabajadores eventuales de la ciudad o del campo

Se adicionan, en el artículo octavo, a los ya exigidos en la reglamentación anterior la:

• duración de la jornada: completa o reducida, y
• ubicación de la obra en el caso de trabajadores de la construcción.

En el artículo noveno se adiciona que deberá incluirse en estos registros las unidades de tiempo laborado.

Aviso de terminación de la huelga

Conforme al segundo párrafo del artículo 10, se reduce el plazo de ocho a cinco días hábiles para que los patrones presenten este aviso.

Cumplimiento de obligaciones patronales a través de organizaciones que proporcionen trabajadores eventuales

Señala el artículo 11 que los patrones que contraten los servicios de trabajadores eventuales, por medio de las organizaciones legalmente constituidas que los representen, podrán cumplir con las obligaciones establecidas en este Reglamento a través de las mismas. Para tal efecto, el patrón y la organización deberán manifestar su conformidad por escrito ante el Instituto.

Lo anterior no libera al patrón de las obligaciones que le imponen la Ley y sus reglamentos, ni lo exime de responsabilidad en caso de incumplimiento.

Afiliación

Registro de los patrones

Dentro de los puntos más relevantes en esta materia se encuentan:

• la precisión de la obligación de cualquier persona física o moral de registrarse cómo patrón a partir de que empiece a utilizar los servicios de uno o varios trabajadores (art. 12, fracción I);
• la posibilidad de que el Instituto asigne un registro patronal único o en condiciones diferentes, a solicitud por escrito del patrón, (art. 13, penúltimo párrafo);
• el que se incluya en el documento de identificación patronal (antes tarjeta): el nombre y firma de las personas autorizadas para presentar avisos de afiliación (art. 14, frac. VI), adición que aligerará el cumplimiento de obligaciones patronales al no limitar exclusivamente al representante legal para realizar estas actividades;
• el avisar oportunamente al IMSS para efectos de invalidación y reposición, la pérdida o cualquier otra situación que pueda implicar la reproducción o uso indebido del Número Patronal de Identificación Electrónica, que les será dado en forma confidencial (arts. 14, penúltimo párrafo y 15 segundo párrafo), y
• el comunicar al IMSS la incorporación de nuevas actividades, compras de activos o cualquier acto de enajenación, arrendamiento, comodato o fideicomiso traslativo, siempre que implique un cambio de actividad, así como la escisión de sociedades (art. 16).

En este rubro las reformas a tomar en cuenta en el cumplimiento de obligaciones son:

• se confirma la obligación de autoclasificarse al registrarse como patrón por primera ocasión o al cambiar de actividad, y también en los casos de cualquier cambio de fracción, actividad o clase por disposición de la Ley, de este reglamento o por sentencia definitiva (art. 18);
• en forma específica se establece que las prestadoras de servicios que realicen trabajos con elementos propios en otro centro de trabajo, serán clasificadas conforme a la actividad más riesgosa que desarrollen sus trabajadores (art. 19);
• desaparece el término con que contaba el Instituto para notificar la clasificación de oficio o rectificar la clase manifestada por el patrón (dentro del período entre la fecha de clasificación o rectificación y su primera autodeterminación de prima), así como el establecido para la rectificación de la prima (a más tardar el 31 de enero del año siguiente a aquél en que deba iniciar su vigencia), lo cual abre el plazo al término de caducidad normal de cinco años;
• se establece el procedimiento a seguir por los patrones que obtengan su registro patronal único sustituyendo los registros patronales con los que venía operando, cuando dichos registros se encuentren en la misma fracción o cuando sean diferentes (art. 27);
• para la asignación de clase en supuestos de escisión se establece el procedimiento a seguir tanto por la empresa escindida como por la escindente (art. 28, fracción V);
• como nuevo supuesto para la rectificación de clase se encuentra el cambio de fracción, actividad o clase por disposición de la Ley, de este reglamento o por sentencia ejecutoriada, la cual inicia su vigencia a partir de que entren en vigor los dos primeros o la que se fije en la sentencia (arts. 29, frac. VI y 30, frac. V);
• la declaración de la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo podrá presentarse a través de medios magnéticos generados por el programa informático que autorice el Instituto ?SUA? (art. 32, frac. V);
• el IMSS deberá dar aviso a los patrones, además de los accidentes o enfermedades de trabajo, cuando califique una recaída con motivo de éstos (art.32, frac. V);
• se adiciona que los patrones podrán reducir el factor F de la fórmula para la determinación de la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo, a 2.2, cuando cuenten con un sistema de administración y seguridad en el trabajo acreditado por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, independientemente de la fecha en que se otorgue el certificado correspondiente, opción adicionada en el artículo 72 de la Ley, en su reciente reforma, y
• el Catálogo de Actividades podrá ser revisado también a solicitud expresa de los patrones por conducto de sus representantes ante el Consejo Técnico (art. 31);

Como novedoso en obligaciones en esta materia se encuentra que:

• a partir del 2 de noviembre, los patrones que presenten 5 o más movimientos afiliatorios deberán presentarlos a través de medios electrónicos (art. 46). Por tanto, de 1 a 4 podrán presentarlos en formatos impresos y exigir en la ventanilla su recepción, y
• los patrones quedan obligados a solicitar a sus trabajadores su Clave Única de Registro de Población (CURP), a efecto de ser incluido en los avisos de inscripción (art. 46), pues recuérdese que conforme al artículo Cuarto Transitorio de las reformas a la Ley, el IMSS sustituirá a partir del 21 de diciembre de 2004, el número de seguridad social por esta clave.

• Acorde a lo establecido en el artículo 53, los efectos de las modificaciones salariales se precisan como sigue:
• salarios fijos: a partir de la fecha en que entre en vigor el cambio de salario, y
• salarios variables, parte variable del salario mixto y los derivados de revisiones contractuales: la fecha de origen del cambio del salario será el primer día del mes calendario siguiente al bimestre que sirvió de base para la modificación;

• sólo habrá modificaciones oficiosas por cambios al salario mínimo general por trabajadores hasta con un año de servicios y prestaciones de ley, las demás las deben hacer los patrones (art. 55), ylel término para la presentación del aviso de terminación del procedimiento de huelga corre a partir del día siguiente a la ratificación del convenio ante la Junta de Conciliación y Arbitraje.

Por cuanto se refiere a los movimientos de bajas de trabajadores, las reformas más importantes son:

• las fechas en que surten efectos los avisos de baja de trabajadores:

• si es presentada dentro del término legal: a partir de la fecha señalada por el patrón en dicho aviso de la terminación de la relación laboral, teniéndose como cotizado el día que se señale como fecha de baja;
• si es presentada extemporáneamente: a partir del día siguiente al de su recepción (antes al momento de la recepción del aviso);
• si es por dictamen de pensiones de riesgos de trabajo e invalidez: a partir de la fecha del dictamen (art. 57), y
• si es presentada por afiliación improcedente: a partir de la fecha en que se hubiesen presentado los avisos de inscripción considerados improcedentes (art. 61);
• serán improcedentes los avisos de baja presentados por los patrones durante el estado de concurso mercantil, excepto cuando:
• se presenten por el síndico, o
• el trabajador bajo su responsabilidad, durante el proceso del concurso mercantil, reúna los requisitos para obtener la pensión que, en su caso, le corresponda, quedando a salvo los derechos que pudiesen derivarse del proceso;

• mientras subsista la relación laboral, no surtirá efectos el aviso de baja presentado de trabajadores incapacitados por el propio Instituto, y
• como consecuencia de las bajas de trabajadores afiliados en forma improcedente, las semanas cotizadas serán descontadas al período de aseguramiento respectivo (art. 61).

El artículo 110 aclara que este Título será aplicable a:

• patrones,
• trabajadores, y
• demás sujetos obligados, y de aseguramiento.

Por su parte el artículo 111 señala que la presentación de las cédulas de determinación tienen por efecto el reconocimiento por parte del patrón de la relación laboral con los trabajadores en ellas incluidos, así como de la información relativa a los movimientos afiliatorios, días laborados y salarios de los trabajadores contenidos, salvo prueba en contrario.

Determinación de créditos

Los puntos más relevantes y que resultan complementarios a las recientes reformas a la Ley, son:

• la confirmación de la facultad del Instituto para determinar presuntivamente las cuotas obrero-patronales y fijarlas en cantidad líquida, facultad otorgada en el artículo 39 C de la Ley (art. 112);
• la determinación de los capitales constitutivos con base en los costos unitarios por nivel de atención médica, los cuales serán publicados en el Diario Oficial de la Federación (art. 112, penúltimo y último párrafos);
• el comprobante de los pagos hechos de las cédulas de determinación, efectuados en las entidades receptoras con cargo a cuenta bancaria, tarjeta de crédito o débito, será el estado de cuenta de la propia entidad receptora donde aparezca el cargo respectivo (art. 113, frac. I);
• los patrones con menos de cinco trabajadores tendrán la opción de utilizar la propuesta de cédula de determinación elaborada por el IMSS, para dar por cumplida la obligación de determinar sus cuotas obrero patronales (art. 113, último párrafo);
• los descuentos de ausentismos para trabajadores con semana reducida se aplicarán conforme a las siguiente tabla (art. 116, fracción II):

• los recargos y actualización de las cuotas derivadas de convenios de subrogación de servicios se calcularán sobre el importe que resulte de disminuir el monto revertido, antes era sobre el total de las cuotas (118), y
• los gastos realizados por el Instituto derivados de inscripciones improcedentes y de personas no derechohabientes se integrarán con los importes de las prestaciones económicas y en especie otorgadas, estas últimas se calcularán con base en los costos unitarios por nivel de atención, que serán los vigentes en la fecha en que se realice por el Instituto el cálculo de los montos a cobrar.

Pago de cuotas obrero-patronales

Dentro de las innovaciones en este tema se encuentra que:

• los pagos podrán efectuarse en las entidades receptoras, unidades administrativas del IMSS, o en las oficinas autorizadas por éste, las cuales se espera se den a conocer en el reglamento interior que debe estar por publicarse. Los pagos de los demás créditos sólo podrán realizarse en las citadas unidades administrativas (art. 120), y
• cuando el pago se realice mediante transferencias electrónicas de fondos, tarjetas de crédito o débito, la comisión bancaria correrá a cargo del patrón (art. 121);

Pagos efectuados sin justificación legal

Las reformas en este rubro resulta de vital relevancia para lo patrones, ya que significa la recuperación de desembolsos efectuados equivocadamente. Los aspectos importantes son:

• El plazo de devolución será de 50 días hábiles a la presentación de la solicitud. En caso de devoluciones realizadas mediante depósito en cuenta bancaria, el término de devolución será de 40 días hábiles, y
• Los patrones que causen baja podrán solicitar la monetización de notas de crédito, transcurridos 3 meses a partir de ésta, siempre que no tenga adeudos con el Instituto, de tenerlos se descontará del importe de la devolución.

Los artículos 133 al 143 establecen el procedimiento que deberán seguir los patrones que deseen realizar el pago de cuotas omitidas en parcialidades, mismo que se detalla en el primer esquema presentado al final del tema.

Por su parte los artículos 133, 134, 136 al 144, determinan el procedimiento para solicitar al Instituto el pago diferido de cuotas obrero-patronales, posibilidad abierta con las reformas a la Ley. Los pasos a seguir son los mostrados en el segundo esquema de este ensayo.

Dictamen

Obligatoriedad

Para determinar el número de trabajadores requerido para saber si un patrón está obligado o no a dictaminar sus obligaciones en materia de seguro social, se debe aplicar la siguiente fórmula:

Promedio anual de trabajadores       =                  Suma de trabajadores de cada mes del ejercicio

por empresa                                                               inmediato anterior (entre) 12

Aviso para dictaminar

Acorde al texto del artículo 156, este aviso se debe presentar en:

• los formatos autorizados por el Instituto, dentro de los cuatro meses siguientes a la terminación del ejercicio fiscal inmediato anterior. Los patrones que cuenten con dos o más registros patronales presentarán un único aviso, y
• la unidad administrativa que corresponda al domicilio fiscal del patrón.

El dictamen deberá rendirse por el contador público autorizado y presentarse, a más tardar el 30 de septiembre siguiente al del ejercicio fiscal inmediato anterior. En caso de períodos requeridos, se presentará dentro de los nueve meses siguientes a la fecha de presentación del aviso (art. 161).

Pago de cuotas determinadas

El importe de las cuotas obrero patronales derivadas del dictamen deberán enterarse:

• antes de la presentación del dictamen, o
• hasta en doce mensualidades, previa celebración del convenio y otorgamiento del interés fiscal respectivo.

Cabe señalar que se debe integrar al dictamen: copia del comprobante de pago de las cuotas, o de la autorización del pago en parcialidades y comprobante de pago de la primera parcialidad efectuada (art. 165).

Corrección

En este ordenamiento se regula ya la figura de la autocorrección que funcionaba anteriormente bajo las reglas establecidas en el Acuerdo del Consejo Técnico del IMSS, número 383/97, el cual en los siguientes términos es adicionado a este documento.

Se especifica que los patrones o sujetos obligados pueden corregir el cumplimiento de sus obligaciones en esta materia, mediante:

• la presentación de una solicitud de corrección, o
• aceptando la invitación emitida por el propio Instituto.

Ambos trámites se realizarán en la unidad administrativa del IMSS correspondiente al registro patronal. Cuando la corrección comprenda la totalidad de los registros patronales, el trámite se realizará en la unidad administrativa que corresponda al domicilio fiscal del patrón (art 178).

Plazos a regularizar

El artículo 179, precisa los plazos sujetos a regularización dependiendo del tipo de corrección:

• si es voluntaria, el período a regularizar será el ejercicio fiscal inmediato anterior y el período transcurrido a la fecha de presentación de la solicitud,
• si es inducida (a través de oficio de invitación del Instituto), el término a regularizar será el de los dos últimos ejercicios fiscales más el período transcurrido a la fecha de la notificación. Aquí, el patrón presentará por escrito, en un plazo no mayor a seis días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de su notificación, la aceptación de regularización.

• se presentará la corrección en un plazo máximo de 40 días hábiles contados a partir de la fecha de aceptación de la solicitud, adjuntando:
• la documentación soporte de la corrección;
• copia del comprobante de pago de las cuotas obrero patronales;
• copia de las cédulas de determinación generadas, y
• copia de la constancia de presentación de los avisos afiliatorios resultantes.

Este plazo se puede extender por 10 días hábiles más, previa solicitud patronal.

Patrones de la industria de la construcción

Al ser esta actividad una de las más difíciles de manejar en materia de seguridad, se hace referencia a las disposiciones que le resultan aplicables en forma específica.

Requisitos de las constancias de días laborados de trabajadores eventuales

Se adiciona a los generales, específicamente para estos patrones: la ubicación de la obra en el caso de trabajadores de la construcción (art. 8, frac. VIII).

Nóminas y listas de raya

Deberán llevar una por cada una de sus obras (art. 9, último párrafo).

Sociedades Cooperativas

En este nuevo reglamento se contemplan disposiciones específicas para este tipo de sociedades, que vale la pena hacer mención.

Registro patronal

• Deben registrarse como patrones cuando se constituyan como sociedades cooperativas (art. 12, frac. II);
• Para sociedades cooperativas se contará con registro patronal por socios y otro por trabajadores (art. 13);
• la determinación del salario base de cotización de los socios cooperativistas, la remiten a las reglas establecidas en el artículo 32 de la Ley.

Deberán presentar las modificaciones a los datos proporcionados al Instituto en un plazo no mayor a 10 días hábiles a partir de la fecha en que ocurran, anteriormente, el plazo era de 30 días (art.17).

Para efectos de inscripción de los trabajadores eventuales, no se consideran como tal, además de los que realicen labores de oficina, transporte, almacenamiento, exposición o venta de productos, a quien participe en forma exclusiva en el proceso de empaque del producto, salvo que éste realice de manera inmediata en el lugar del corte, pizca, recolección o cualquier otro proceso análogo a la cosecha (art. 52)

Multas

Los parámetros de imposición de multas, así como el procedimiento para el pago y dejarlas sin efectos están regulados en los artículos 183 al 195.

El patrón que considere improcedente alguna multa deberá seguir el procedimiento detallado en el tercer esquema de este ensayo.

Pago en parcialidades (esquema 1)

Pago diferido o a plazos (esquema 2)

Procedimiento para dejar sin efecto las multas (esquema 3)

Disposiciones a emitirse próximamente por el Consejo Técnico

Del contenido del nuevo reglamento se desprenden las próximas disposiciones administrativas que deberá emitir el Consejo, y que deberán publicarse en el Diario Oficial de la Federación, a efecto de poder dar cumplimiento a las nuevas obligaciones en esta materia, establecidas en la ley y reglamentadas en este documento, que son:

• lineamientos de carácter general para la tramitación del Número de Registro Patronal Electrónico (art. 5);
• lineamientos de carácter general que establezcan los requisitos que deberán contener las constancias de los trámites que se realicen a través de medios de comunicación electrónica (art.6);
• lineamientos para la asignación de registro patronal único o en condiciones diferentes (art. 13), y
• costos unitarios y su actualización aprobados, para la determinación de capitales constitutivos (art. 112).