El numeral 15, fracción II de la Ley del Seguro Social (LSS) señala que una de las obligaciones principales de los patrones registrados ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es la de llevar registros, tales como nóminas y listas de raya en las que se asiente invariablemente la información exigida por la LSS y sus reglamentos; esto es, según el artículo 9o del RACERF, una nómina para efectos del Seguro Social debe contener lo siguiente:
- datos del patrón:
- nombre, denominación o razón social completo;
- número de registro patronal ante el Instituto;
- Registro Federal de Contribuyentes (RFC);
- datos de los trabajadores:
- nombre completo ?nombre(s) y apellidos paterno y materno?;
- RFC;
- Clave Única de Registro de Población;
- duración de la jornada (normal, semana o jornada reducida);
- fecha de ingreso al trabajo;
- tipo de salario (fijo, variable o mixto);
- lapso que comprende y periodicidad establecida para el pago de salarios;
- salario base de cotización;
- importe total del salario devengado;
- conceptos y montos de las deducciones y retenciones efectuadas, y
- unidades de tiempo laboradas (horas).
Tratándose de los patrones de la construcción, deberán llevar nóminas y listas de raya por cada una de sus obras.
La LSS considera que los patrones que no cumplan con todos los requisitos señalados están cometiendo una infracción a la Ley y a sus reglamentos, la cual se sanciona con una multa equivalente al importe de 20 a 75 veces el salario mínimo diario general vigente en el Distrito Federal; esto es, de $973.40 a $3,650.25 (numerales 304-A, fracción VII y 304-B, fracción I de la LSS).
Finalmente, la obligación del patrón de conservar las nóminas o listas de raya es por cinco años siguientes al de su fecha de emisión, ya que ese es el mismo plazo con que cuenta el IMSS, como organismo fiscal autónomo, para requerir la exhibición de documentos a fin de comprobar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la LSS y sus reglamentos (artículo 251, fracción XVIII de la LSS).
