Corrección de movimientos afiliatorios

Procedimiento a seguir para rectificar datos erróneos en los avisos de altas, reingresos, modificaciones salariales o bajas

Según el numeral 15, fracción I de la Ley del Seguro Social (LSS) una de las obligaciones primordiales de los patrones es comunicar al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) las altas, modificaciones de salario y bajas de sus trabajadores dentro de plazos no mayores a cinco días hábiles.

 

La Ley y el Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF) establecen los lineamientos para la presentación de los movimientos referidos, así como las consecuencias de su incumplimiento, a saber:

MOVIMIENTO
 
PLAZO DE PRESENTACIÓN DEL AVISO   CONSECUENCIA DEL INCUMPLIMIENTO
 
      Alta o reingreso Dentro de los cinco días hábiles siguientes a aquél en que inicie la relación laboral o el día hábil anterior (art. 45 RACERF)  
  • Si el trabajador llegara a sufrir algún riesgo de trabajo o enfermedad general, el IMSS puede imponer al patrón un capital constitutivo por las prestaciones en dinero o en especie que le hubiese otorgado indebidamente a su colaborador (arts. 77 y 88 LSS), y
  • multas de:
    • 20 a 350 veces el salario mínimo diario general vigente en el DF (VSMDGVDF), esto es de $1,051.80 a $18,406.50 (arts. 304-A, fracción II y 304-B, fracción IV LSS), por no inscribir a sus trabajadores o hacerlo fuera del plazo legal, y
    • 20 a 210 VSMDGVDF, actualmente de $1,051.80 a $11,043.90 (arts. 304-A, fracción VI y 304-B, fracción IV LSS), por presentar al IMSS avisos afiliatorios falsos
            Modificación salarial Según el tipo de salario:
  • fijo: en el lapso de los cinco días hábiles siguientes a la fecha en que cambie el salario
  • variable: durante los primeros cinco días hábiles de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre, y
  • mixto: la modificación de la parte fija se notificará dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha en que cambie el salario y la de la parte variable dentro de los primeros cinco días hábiles de los meses señalados en el punto anterior.

Si el salario cambia por revisión del contrato colectivo, debe comunicarse al IMSS dentro de los 30 días naturales siguientes al de su celebración (art. 34 LSS)  

  • Si el patrón no presenta las modificaciones de salario de sus colaboradores dentro de los plazos señalados y, por ende, se ven disminuidas las prestaciones a las que tienen derecho los asegurados y sus beneficiarios, el IMSS les otorgará la suma necesaria para completar dichos beneficios e impondrá los capitales constitutivos respectivos (arts. 77 y 88 LSS)
  • tratándose de modificaciones salariales descendentes, surtirán efectos a partir de la fecha de recepción de los avisos por el Instituto, por lo que hasta ese día deberán cubrirse las cuotas con el salario superior registrado ante el IMSS (art. 54 RACERF), y
  • multas de:
    • 20 a 125 VSMDGVDF, es decir de $1,051.80 a $6,573.75 (arts. 304-A, fracción III y 304-B, fracción II LSS) por no comunicar al Seguro Social las modificaciones salariales de sus trabajadores o hacerlo extemporáneamente, y
    • 20 a 210 VSMDGVDF, actualmente de $1,051.80 a $11,043.90 (arts. 304-A, fracción VI y 304-B, fracción IV LSS), por presentar avisos afiliatorios con datos falsos
  Baja En un plazo de cinco días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que termine la relación laboral (art. 57 RACERF)  
  • En tanto el patrón no presente el aviso de baja de sus trabajadores, subsistirá su obligación de cubrir las cuotas obrero-patronales respectivas1 (art. 37 LSS), y
  • los avisos de baja presentados fuera del plazo legal, surtirán sus efectos a partir del día siguiente al de su recepción por el Instituto2 (art. 57 RACERF)

 

Notas

1 Si se comprueba que el trabajador fue inscrito por otro patrón, el Instituto devolverá al patrón omiso, a su solicitud, el importe de las cuotas obrero-patronales pagadas en exceso a partir de la fecha de la nueva alta

2 Esto no operará cuando la extemporaneidad de la presentación del aviso de baja se deba a que el IMSS dictaminó una pensión por riesgo de trabajo o invalidez; en este caso, el aviso surtirá efectos en la fecha señalada en el dictamen

Formas de presentación de avisos

Los patrones deben comunicar los avisos afiliatorios (altas, reingresos, modificaciones salariales y bajas) al IMSS en los formatos impresos autorizados que deben ser publicados en el Diario Oficial de la Federación, excepto cuando los patrones hubiesen realizado los trámites correspondientes para cumplir con estas obligaciones a través de medios magnéticos, digitales, electrónicos, ópticos, magneto ópticos o de cualquier otra naturaleza (arts. 286-L LSS, 3o y 5o RACERF).

A pesar de que el uso de los medios electrónicos es optativo, desde hace dos o tres años las Subdelegaciones del Seguro Social solicitan a los patrones y sujetos obligados que tramiten su firma digital para que a través del IMSS Desde Su Empresa (IDSE) presenten los avisos afiliatorios correspondientes, para evitar su presencia en las oficinas del Instituto y agilizar la comunicación de tales movimientos.

Corrección de información

Cualquiera que sea el medio de presentación que utilice el patrón o sujeto obligado para comunicar los movimientos de sus colaboradores al IMSS, está latente la posibilidad de cometer errores en el registro o captura de los datos en los avisos afiliatorios respectivos, tales como la fecha de ingreso, baja o modificación de salario, o incluso la cuantía del salario de sus colaboradores.

Actualmente, para subsanar las inconsistencias de los datos proporcionados al Instituto vía IDSE, el patrón o sujeto obligado puede realizar lo que se señala a continuación, dependiendo el tiempo en que detecte el error:

 

  • si se encuentra dentro de los tres días hábiles siguientes a la presentación de los avisos afiliatorios, puede capturar la información correcta en el mismo IDSE y obtener la respuesta del Instituto donde valide el último movimiento.
En este caso el patrón o sujeto obligado debe conservar los documentos comprobatorios de los avisos presentados y las respuestas de recepción del IDSE, para exhibirlos de ser necesaria alguna aclaración al Instituto, o
  • después de los tres días siguientes a la comunicación de los movimientos equivocados, deberá realizar lo siguiente, en términos de lo dispuesto en el segundo párrafo del artículo 50 del RACERF


 

Consideraciones finales

Es importante que el patrón o sujeto obligado corrija los errores de los avisos de afiliación pues de lo contrario será sujeto de la imposición de las sanciones mencionadas en la primera parte de este apartado, sin perjuicio de que el Instituto determine las diferencias a pagar.

Modelo del escrito de rectificación

Según el numeral 15, fracción I de la Ley del Seguro Social (LSS) una de las obligaciones primordiales de los patrones es comunicar al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) las altas, modificaciones de salario y bajas de sus trabajadores dentro de plazos no mayores a cinco días hábiles.

 

La Ley y el Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF) establecen los lineamientos para la presentación de los movimientos referidos, así como las consecuencias de su incumplimiento, a saber:

MOVIMIENTO
 
PLAZO DE PRESENTACIÓN DEL AVISO   CONSECUENCIA DEL INCUMPLIMIENTO
 
      Alta o reingreso Dentro de los cinco días hábiles siguientes a aquél en que inicie la relación laboral o el día hábil anterior (art. 45 RACERF)  
  • Si el trabajador llegara a sufrir algún riesgo de trabajo o enfermedad general, el IMSS puede imponer al patrón un capital constitutivo por las prestaciones en dinero o en especie que le hubiese otorgado indebidamente a su colaborador (arts. 77 y 88 LSS), y
  • multas de:
    • 20 a 350 veces el salario mínimo diario general vigente en el DF (VSMDGVDF), esto es de $1,051.80 a $18,406.50 (arts. 304-A, fracción II y 304-B, fracción IV LSS), por no inscribir a sus trabajadores o hacerlo fuera del plazo legal, y
    • 20 a 210 VSMDGVDF, actualmente de $1,051.80 a $11,043.90 (arts. 304-A, fracción VI y 304-B, fracción IV LSS), por presentar al IMSS avisos afiliatorios falsos
            Modificación salarial Según el tipo de salario:
  • fijo: en el lapso de los cinco días hábiles siguientes a la fecha en que cambie el salario
  • variable: durante los primeros cinco días hábiles de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre, y
  • mixto: la modificación de la parte fija se notificará dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha en que cambie el salario y la de la parte variable dentro de los primeros cinco días hábiles de los meses señalados en el punto anterior.

Si el salario cambia por revisión del contrato colectivo, debe comunicarse al IMSS dentro de los 30 días naturales siguientes al de su celebración (art. 34 LSS)  

  • Si el patrón no presenta las modificaciones de salario de sus colaboradores dentro de los plazos señalados y, por ende, se ven disminuidas las prestaciones a las que tienen derecho los asegurados y sus beneficiarios, el IMSS les otorgará la suma necesaria para completar dichos beneficios e impondrá los capitales constitutivos respectivos (arts. 77 y 88 LSS)
  • tratándose de modificaciones salariales descendentes, surtirán efectos a partir de la fecha de recepción de los avisos por el Instituto, por lo que hasta ese día deberán cubrirse las cuotas con el salario superior registrado ante el IMSS (art. 54 RACERF), y
  • multas de:
    • 20 a 125 VSMDGVDF, es decir de $1,051.80 a $6,573.75 (arts. 304-A, fracción III y 304-B, fracción II LSS) por no comunicar al Seguro Social las modificaciones salariales de sus trabajadores o hacerlo extemporáneamente, y
    • 20 a 210 VSMDGVDF, actualmente de $1,051.80 a $11,043.90 (arts. 304-A, fracción VI y 304-B, fracción IV LSS), por presentar avisos afiliatorios con datos falsos
  Baja En un plazo de cinco días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que termine la relación laboral (art. 57 RACERF)  
  • En tanto el patrón no presente el aviso de baja de sus trabajadores, subsistirá su obligación de cubrir las cuotas obrero-patronales respectivas1 (art. 37 LSS), y
  • los avisos de baja presentados fuera del plazo legal, surtirán sus efectos a partir del día siguiente al de su recepción por el Instituto2 (art. 57 RACERF)

 

Notas

1 Si se comprueba que el trabajador fue inscrito por otro patrón, el Instituto devolverá al patrón omiso, a su solicitud, el importe de las cuotas obrero-patronales pagadas en exceso a partir de la fecha de la nueva alta

2 Esto no operará cuando la extemporaneidad de la presentación del aviso de baja se deba a que el IMSS dictaminó una pensión por riesgo de trabajo o invalidez; en este caso, el aviso surtirá efectos en la fecha señalada en el dictamen

Formas de presentación de avisos

Los patrones deben comunicar los avisos afiliatorios (altas, reingresos, modificaciones salariales y bajas) al IMSS en los formatos impresos autorizados que deben ser publicados en el Diario Oficial de la Federación, excepto cuando los patrones hubiesen realizado los trámites correspondientes para cumplir con estas obligaciones a través de medios magnéticos, digitales, electrónicos, ópticos, magneto ópticos o de cualquier otra naturaleza (arts. 286-L LSS, 3o y 5o RACERF).

A pesar de que el uso de los medios electrónicos es optativo, desde hace dos o tres años las Subdelegaciones del Seguro Social solicitan a los patrones y sujetos obligados que tramiten su firma digital para que a través del IMSS Desde Su Empresa (IDSE) presenten los avisos afiliatorios correspondientes, para evitar su presencia en las oficinas del Instituto y agilizar la comunicación de tales movimientos.

Corrección de información

Cualquiera que sea el medio de presentación que utilice el patrón o sujeto obligado para comunicar los movimientos de sus colaboradores al IMSS, está latente la posibilidad de cometer errores en el registro o captura de los datos en los avisos afiliatorios respectivos, tales como la fecha de ingreso, baja o modificación de salario, o incluso la cuantía del salario de sus colaboradores.

Actualmente, para subsanar las inconsistencias de los datos proporcionados al Instituto vía IDSE, el patrón o sujeto obligado puede realizar lo que se señala a continuación, dependiendo el tiempo en que detecte el error:

 

  • si se encuentra dentro de los tres días hábiles siguientes a la presentación de los avisos afiliatorios, puede capturar la información correcta en el mismo IDSE y obtener la respuesta del Instituto donde valide el último movimiento.
En este caso el patrón o sujeto obligado debe conservar los documentos comprobatorios de los avisos presentados y las respuestas de recepción del IDSE, para exhibirlos de ser necesaria alguna aclaración al Instituto, o
  • después de los tres días siguientes a la comunicación de los movimientos equivocados, deberá realizar lo siguiente, en términos de lo dispuesto en el segundo párrafo del artículo 50 del RACERF

 

Consideraciones finales

Es importante que el patrón o sujeto obligado corrija los errores de los avisos de afiliación pues de lo contrario será sujeto de la imposición de las sanciones mencionadas en la primera parte de este apartado, sin perjuicio de que el Instituto determine las diferencias a pagar.

Modelo del escrito de rectificación