Según el numeral 15, fracción I de la Ley del Seguro Social (LSS) una de las obligaciones primordiales de los patrones es comunicar al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) las altas, modificaciones de salario y bajas de sus trabajadores dentro de plazos no mayores a cinco días hábiles.
La Ley y el Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF) establecen los lineamientos para la presentación de los movimientos referidos, así como las consecuencias de su incumplimiento, a saber:
MOVIMIENTO |
PLAZO DE PRESENTACIÓN DEL AVISO | CONSECUENCIA DEL INCUMPLIMIENTO |
Alta o reingreso | Dentro de los cinco días hábiles siguientes a aquél en que inicie la relación laboral o el día hábil anterior (art. 45 RACERF) |
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Modificación salarial | Según el tipo de salario:
Si el salario cambia por revisión del contrato colectivo, debe comunicarse al IMSS dentro de los 30 días naturales siguientes al de su celebración (art. 34 LSS) |
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Baja | En un plazo de cinco días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que termine la relación laboral (art. 57 RACERF) |
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Notas
1 Si se comprueba que el trabajador fue inscrito por otro patrón, el Instituto devolverá al patrón omiso, a su solicitud, el importe de las cuotas obrero-patronales pagadas en exceso a partir de la fecha de la nueva alta
2 Esto no operará cuando la extemporaneidad de la presentación del aviso de baja se deba a que el IMSS dictaminó una pensión por riesgo de trabajo o invalidez; en este caso, el aviso surtirá efectos en la fecha señalada en el dictamen
Formas de presentación de avisos
Los patrones deben comunicar los avisos afiliatorios (altas, reingresos, modificaciones salariales y bajas) al IMSS en los formatos impresos autorizados que deben ser publicados en el Diario Oficial de la Federación, excepto cuando los patrones hubiesen realizado los trámites correspondientes para cumplir con estas obligaciones a través de medios magnéticos, digitales, electrónicos, ópticos, magneto ópticos o de cualquier otra naturaleza (arts. 286-L LSS, 3o y 5o RACERF).
A pesar de que el uso de los medios electrónicos es optativo, desde hace dos o tres años las Subdelegaciones del Seguro Social solicitan a los patrones y sujetos obligados que tramiten su firma digital para que a través del IMSS Desde Su Empresa (IDSE) presenten los avisos afiliatorios correspondientes, para evitar su presencia en las oficinas del Instituto y agilizar la comunicación de tales movimientos.
Corrección de información
Cualquiera que sea el medio de presentación que utilice el patrón o sujeto obligado para comunicar los movimientos de sus colaboradores al IMSS, está latente la posibilidad de cometer errores en el registro o captura de los datos en los avisos afiliatorios respectivos, tales como la fecha de ingreso, baja o modificación de salario, o incluso la cuantía del salario de sus colaboradores.
Actualmente, para subsanar las inconsistencias de los datos proporcionados al Instituto vía IDSE, el patrón o sujeto obligado puede realizar lo que se señala a continuación, dependiendo el tiempo en que detecte el error:
- si se encuentra dentro de los tres días hábiles siguientes a la presentación de los avisos afiliatorios, puede capturar la información correcta en el mismo IDSE y obtener la respuesta del Instituto donde valide el último movimiento.
En este caso el patrón o sujeto obligado debe conservar los documentos comprobatorios de los avisos presentados y las respuestas de recepción del IDSE, para exhibirlos de ser necesaria alguna aclaración al Instituto, o
- después de los tres días siguientes a la comunicación de los movimientos equivocados, deberá realizar lo siguiente, en términos de lo dispuesto en el segundo párrafo del artículo 50 del RACERF
Consideraciones finales
Es importante que el patrón o sujeto obligado corrija los errores de los avisos de afiliación pues de lo contrario será sujeto de la imposición de las sanciones mencionadas en la primera parte de este apartado, sin perjuicio de que el Instituto determine las diferencias a pagar.
Modelo del escrito de rectificación
Según el numeral 15, fracción I de la Ley del Seguro Social (LSS) una de las obligaciones primordiales de los patrones es comunicar al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) las altas, modificaciones de salario y bajas de sus trabajadores dentro de plazos no mayores a cinco días hábiles.
La Ley y el Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF) establecen los lineamientos para la presentación de los movimientos referidos, así como las consecuencias de su incumplimiento, a saber:
MOVIMIENTO |
PLAZO DE PRESENTACIÓN DEL AVISO | CONSECUENCIA DEL INCUMPLIMIENTO |
Alta o reingreso | Dentro de los cinco días hábiles siguientes a aquél en que inicie la relación laboral o el día hábil anterior (art. 45 RACERF) |
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Modificación salarial | Según el tipo de salario:
Si el salario cambia por revisión del contrato colectivo, debe comunicarse al IMSS dentro de los 30 días naturales siguientes al de su celebración (art. 34 LSS) |
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Baja | En un plazo de cinco días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que termine la relación laboral (art. 57 RACERF) |
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Notas
1 Si se comprueba que el trabajador fue inscrito por otro patrón, el Instituto devolverá al patrón omiso, a su solicitud, el importe de las cuotas obrero-patronales pagadas en exceso a partir de la fecha de la nueva alta
2 Esto no operará cuando la extemporaneidad de la presentación del aviso de baja se deba a que el IMSS dictaminó una pensión por riesgo de trabajo o invalidez; en este caso, el aviso surtirá efectos en la fecha señalada en el dictamen
Formas de presentación de avisos
Los patrones deben comunicar los avisos afiliatorios (altas, reingresos, modificaciones salariales y bajas) al IMSS en los formatos impresos autorizados que deben ser publicados en el Diario Oficial de la Federación, excepto cuando los patrones hubiesen realizado los trámites correspondientes para cumplir con estas obligaciones a través de medios magnéticos, digitales, electrónicos, ópticos, magneto ópticos o de cualquier otra naturaleza (arts. 286-L LSS, 3o y 5o RACERF).
A pesar de que el uso de los medios electrónicos es optativo, desde hace dos o tres años las Subdelegaciones del Seguro Social solicitan a los patrones y sujetos obligados que tramiten su firma digital para que a través del IMSS Desde Su Empresa (IDSE) presenten los avisos afiliatorios correspondientes, para evitar su presencia en las oficinas del Instituto y agilizar la comunicación de tales movimientos.
Corrección de información
Cualquiera que sea el medio de presentación que utilice el patrón o sujeto obligado para comunicar los movimientos de sus colaboradores al IMSS, está latente la posibilidad de cometer errores en el registro o captura de los datos en los avisos afiliatorios respectivos, tales como la fecha de ingreso, baja o modificación de salario, o incluso la cuantía del salario de sus colaboradores.
Actualmente, para subsanar las inconsistencias de los datos proporcionados al Instituto vía IDSE, el patrón o sujeto obligado puede realizar lo que se señala a continuación, dependiendo el tiempo en que detecte el error:
- si se encuentra dentro de los tres días hábiles siguientes a la presentación de los avisos afiliatorios, puede capturar la información correcta en el mismo IDSE y obtener la respuesta del Instituto donde valide el último movimiento.
En este caso el patrón o sujeto obligado debe conservar los documentos comprobatorios de los avisos presentados y las respuestas de recepción del IDSE, para exhibirlos de ser necesaria alguna aclaración al Instituto, o
- después de los tres días siguientes a la comunicación de los movimientos equivocados, deberá realizar lo siguiente, en términos de lo dispuesto en el segundo párrafo del artículo 50 del RACERF
Consideraciones finales
Es importante que el patrón o sujeto obligado corrija los errores de los avisos de afiliación pues de lo contrario será sujeto de la imposición de las sanciones mencionadas en la primera parte de este apartado, sin perjuicio de que el Instituto determine las diferencias a pagar.