Check up para visitas y revisiones IMSS

De acuerdo con lo dispuesto en el numeral 251, fracción XVIII de la Ley del Seguro Social (LSS), el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) está facultado para ordenar y practicar visitas domiciliarias con el personal que al efecto se designe, así como requerir la exhibición de libros y documentos para llevar a cabo las llamadas revisiones de gabinete, a fin de comprobar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley y sus reglamentos a cargo de los patrones.

En términos generales, los patrones o sujetos obligados deben cumplir con lo siguiente:

• registrarse ante el IMSS
• presentar los avisos de alta, modificaciones salariales y bajas de los trabajadores
• llevar y conservar los registros como nóminas y listas de raya
• determinar y enterar al IMSS, las cuotas patronales a su cargo
• calcular, retener y pagar al Instituto las cuotas obreras
• obtener y conservar los comprobantes de pago de las cuotas obrero-patronales junto con los formatos impresos o medios magnéticos respectivos
• determinar las cuotas obrero-patronales aun cuando no se cubran
• pagar los recargos y la actualización correspondientes cuando los créditos fiscales se enteren extemporáneamente
• pagar los capitales constitutivos procedentes
• proporcionar información requerida por el IMSS
• dejar al IMSS practicar inspecciones y visitas domiciliarias
• elaborar y entregar a los trabajadores constancias de los días laborados
• comunicar al IMSS los riesgos de trabajo sufridos por sus trabajadores
• llevar un registro pormenorizado y actualizado de los riesgos de trabajo acaecidos a los trabajadores
• revisar anualmente la siniestralidad para presentar ante el IMSS la Declaración Anual de la Prima del Seguro de Riesgos de Trabajo
• comunicar al IMSS cualquier movimiento sobre la situación jurídica de la negociación
• avisar al IMSS sobre el estallamiento y fin de la huelga
• informar bimestralmente a los trabajadores sobre las aportaciones efectuadas a su cuenta individual del Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez, y
• presentar el dictamen de obligaciones de Seguridad Social, cuando se esté obligado o se opte por ello

A fin de corroborar el cumplimiento de las obligaciones señaladas, para poder atender debidamente una visita domiciliaria o revisión de gabinete ordenada por el IMSS, a continuación se señalan, a manera de check up, los aspectos que deben cuidar los patrones.

Registro de la empresa

Es recomendable revisar la situación que guarda el registro de la empresa frente al IMSS, tomando en consideración lo siguiente según se trate de patrón persona:

• física: se le otorga un número en el DF o municipio donde se encuentra ubicado su centro de trabajo. Si posteriormente solicita el registro de otra empresa que realice actividad distinta y no contribuya a la realización de los fines de la primera, se le asignará un número de registro patronal (NRP) distinto, cualquiera que sea la localización geográfica del establecimiento o centro de trabajo (art. 13 Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización ?RACERF?), o
• moral: se le asignará un NRP por cada municipio o en el DF, en que tenga establecimientos o centros de trabajo, independientemente de que tenga más de uno dentro de un mismo municipio o en el DF (art. 13, párrafo segundo RACERF)

Actualmente el IMSS está notificando, a los patrones que tramitan autorizaciones permanentes para atención médica en circunscripción foránea, un oficio por medio del cual los ?invita? a aperturar nuevos NRP en los lugares donde sus colaboradores presten servicios, aun cuando no exista un centro laboral.

Los patrones que reciban este tipo de invitaciones primeramente deben revisar los puntos señalados para determinar si deben o no tramitar los registros sugeridos; si consideran que no y necesitan enviar temporalmente a otros municipios a sus colaboradores, pueden ejercer el derecho consagrado en el numeral 107 del Reglamento de Prestaciones Médicas del IMSS consistente en solicitar, en el área de Afiliación-Vigencia de Derechos de la Subdelegación correspondiente a su domicilio, la emisión de las autorizaciones permanentes que requieran.

Para mayor abundamiento de este tema se recomienda la lectura del tema ¿Desaparecen autorizaciones permanentes?

Verifique si está cumpliendo con las obligaciones sobre este tema.

Afiliación de trabajadores

Es importante recordar los plazos de presentación de los avisos afiliatorios de los trabajadores:

• alta o reingreso: dentro de los primeros cinco días siguientes al inicio de la relación laboral; no obstante es recomendable la preafiliación, es decir, presentar el aviso de alta o reingreso un día antes de que el trabajador empiece a prestar sus servicios al patrón, en este caso, el reconocimiento de derechos o semanas para determinar el otorgamiento de las prestaciones en dinero y especie se contabiliza a partir de la fecha señalada en el aviso respectivo (arts. 15, fracción I LSS y 45 RACERF).

Por lo anterior, es recomendable verificar que tanto en el contrato laboral, el aviso de inscripción y en el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) se considere la misma fecha como inicio de la relación y así evitar discrepancias y por tanto, pago de diferencias

• modificaciones salariales: debe atenderse a lo dispuesto en el numeral 34 de la LSS, según se trate de salarios:
  • fijos: dentro de los cinco días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que cambie el salario
  • variables: dentro de los primeros cinco días hábiles de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre
  • mixtos: se presentará en el tiempo correspondiente según sea la parte del salario mixto modificada (fijo o variable)

   El patrón debe considerar que cuando el trabajador cumple un año aniversario debe presentar la modificación salarial derivada del cambio en el factor de prestaciones

• baja: en el plazo de cinco días hábiles, contado a partir del día siguiente al del término de la relación laboral; si el aviso de baja se presenta dentro del lapso señalado surte efectos en la fecha señalada en dicho documento, teniéndose como cotizado el día indicado como fecha de baja (art. 15, fracción I LSS y 57 LSS).

    Si por el contrario, el aviso se presenta en forma extemporánea surte sus efectos a partir del día siguiente al de su recepción por el Instituto, tiempo hasta el cual el patrón está obligado a pagar las cuotas obrero-patronales respectivas (art. 37 LSS).

    Hay que recordar que el único caso en el cual se pueden presentar fuera del lapso legal los avisos de baja, y por ende no procede lo anterior, es cuando el propio Instituto dictamina pensiones de riesgos de trabajo o de invalidez. Aquí, la baja surtirá sus efectos a partir de la fecha que en el mismo se indique (art. 57, párrafo tercero RACERF).

    Debe considerarse también que no surte efecto alguno la presentación del aviso de baja, cuando el trabajador estuviese incapacitado temporalmente para el trabajo, por el propio IMSS. Si el patrón presenta el aviso de baja del incapacitado y aquél es recibido por el Instituto, el patrón no se libera de la presentación de un nuevo aviso de baja cuando su trabajador sea dado de alta por el Seguro Social

Verifique si está cumpliendo con las obligaciones sobre este tema.

Integración del salario base de cotización

Deben tenerse a la mano los contratos de trabajo así como los planes de previsión social de los que deriven las prestaciones otorgadas a sus subordinados y considerar que el salario base de cotización (SBC) se conforma con los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, alimentación, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquiera otra prestación que se entregue al trabajador por su labor, exceptuando a los conceptos previstos en el artículo 27 de la LSS.

Si se otorga alimentación y habitación a los trabajadores los patrones deben retenerles $328.80 mensuales; en caso de despensas en dinero o especie no integrará a la base salarial hasta $657.60 mensuales, si es mayor de ese importe se debe incluir al SBC el excedente.

Verifique si está cumpliendo con las obligaciones sobre este tema.

Nómina

La nómina o listas de raya, según el artículo 9o del RACERF, debe cumplir con los siguientes requisitos:

• nombre, denominación o razón social completo del patrón, número de su registro ante el Instituto y el Registro Federal de Contribuyentes (RFC)
• nombre completo, RFC, Clave Única del Registro de Población, duración de la jornada, fecha de ingreso al trabajo y tipo de salario de los trabajadores
• lapso que comprende y periodicidad establecida para el pago de los salarios
• SBC, importe total del salario devengado, así como conceptos y montos de las deducciones y retenciones efectuadas, y
• unidades de tiempo laboradas

Los patrones de la construcción están obligados a llevar sus registros por cada una de sus obras.

Es recomendable que los datos vertidos en los contratos de trabajo coincidan con los asentados en la nómina para evitar inconsistencias y por ende, el pago de diferencias.

La utilización de las listas de asistencia es aconsejable, por si surge alguna duda con respecto a la información capturada en el SUA.

Asimismo es importante conservar los recibos de pago de los salarios firmados por los trabajadores y que en dichos documentos se desglosen todos los conceptos enterados al trabajador.

Debe ponerse especial atención en la recopilación y captura en la nómina y en el SUA de los certificados de incapacidad temporal para el trabajo expedidos por el IMSS, pues los registros de la empresa deben coincidir con los del Instituto.

Verifique si está cumpliendo con las obligaciones sobre este tema.

Cuotas obrero-patronales

El patrón debe tener presente que aun cuando no tenga solvencia económica para pagar las cuotas obrero-patronales a su cargo a más tardar el día 17 del mes inmediato siguiente a aquél en que se causan, debe determinarlas y entregar dicha determinación al Seguro Social en el plazo señalado, para evitar la multa prevista en la fracción IV del artículo 304-A de la LSS (art. 39 LSS).

No obstante, debe considerarse que el Instituto puede exigir el pago de las cuotas determinadas y omitidas e imponerle al patrón infractor la sanción correspondiente (del 40% al 100% del concepto omitido) (arts. 251, fracción XIV y 304 LSS)

Verifique su está cumpliendo con las obligaciones sobre este tema.

Riesgos de trabajo

En muchas ocasiones cuando se presenta un riesgo de trabajo resulta difícil recopilar toda la documentación inherente al mismo, pues no todos los trabajadores siniestrados están concientes de la importancia de cumplir con la obligación de llevar un registro pormenorizado de los riesgos de trabajo ocurridos en la empresa.

Para propiciar que los colaboradores entreguen todos los documentos que surgen a partir de un riesgo de trabajo:

• ST-1, Aviso para calificar probable riesgo de trabajo o ST-7, Aviso de atención médica inicial y calificación de probable riesgo de trabajo, certificados de incapacidad,

• ST-8, Dictamen de probable recaída por riesgo de trabajo,

• ST-2, Dictamen de alta por riesgo de trabajo y

• ST-3, Dictamen de incapacidad permanente o defunción

Es recomendable incluir esta obligación en el reglamento interior de trabajo y determinar una sanción por el incumplimiento de la misma.

El llevar un registro detallado de los riesgos de trabajo acaecidos disminuirá las probabilidades de error en el cálculo de la siniestralidad de la empresa y por tanto el pago de diferencias con las actualizaciones y los recargos correspondientes.

Cabe señalar que el no llevar el registro pormenorizado y actualizado de riesgos, se sanciona con una multa equivalente de 20 a 350 veces el salario mínimo diario vigente en el DF, actualmente de $1,096.00 a $19,180.00 (arts. 304-A, fracción XII y 304-B, fracción IV LSS).

Verifique si está cumpliendo con las obligaciones sobre este tema.

Situación jurídica de la empresa

El formato a utilizar tratándose de la notificación de sustitución patronal, reanudación de actividades, duplicidad, baja, huelga y cambio de domicilio o circunscripción o de nombre o razón social, es el Afil-01, Aviso de inscripción patronal o de modificación a su registro.

Para los otros casos, se utiliza un escrito libre, donde el patrón debe manifestar claramente la modificación de que se trata para evitar inconsistencias entre su información y la que maneja el Instituto y con ello la imposición de sanciones que perjudiquen la economía del primero.

Verifique si está cumpliendo con las obligaciones sobre este tema.

Dictamen IMSS

Año con año el patrón debe efectuar el cálculo de los trabajadores que obtuvo en el año inmediato anterior al que se trate para determinar si debe o no dictaminar el cumplimiento de sus obligaciones en materia del Seguro Social. Para ello tiene que atender a lo dispuesto en el numeral 152 del RACERF, esto es: dividirá entre 12 el total de trabajadores que resulte de sumar los que en cada mes del ejercicio fiscal inmediato anterior le prestaron sus servicios, tomando en cuenta todos los registros patronales asignados por el Instituto.

Asimismo, es recomendable que el patrón tenga conocimiento de los requisitos que debe reunir el contador que dictaminará el cumplimiento de sus obligaciones en materia de seguridad social, para garantizar que el dictamen reúna las exigencias establecidas en el Reglamento.

Verifique si está cumpliendo con las obligaciones sobre este tema.

Comentario final

Como las visitas domiciliarias y revisiones de gabinete se realizan con el objeto de verificar el debido cumplimiento de las obligaciones patronales, es importante que el patrón tenga la precaución de conservar los documentos que demuestren fehacientemente el acatamiento de las disposiciones legales y reglamentarias inherentes a la relación con sus trabajadores y con el propio IMSS.