Es recomendable que las empresas hagan una revisión para constatar que las operaciones de comercio exterior del ejercicio anterior se hayan realizado en apego a las disposiciones aduaneras y fiscales, y se cuente con la documentación –en papel o electrónica, según se trate– que lo acredite; esto para que en el caso de detectar irregularidades (omisión de impuestos, extravío de documentos, presentación de declaraciones con información incorrecta, etc.) corregirlas a la brevedad, antes de que la autoridad lo descubra en el ejercicio de sus facultades de comprobación.
Por lo anterior, se ha preparado una guía que ayudará a identificar cuáles son los principales documentos que integran el expediente, así como la importancia de recuperarlos en el supuesto de su pérdida, e incluso, enmendar los errores.
Ubicación de documentos
Es común que las compañías tengan una área de comercio exterior encargada de la operación global, pero ello no quiere decir que la documentación esté concentrada en esta, le compete a diversos departamentos, por ejemplo en el de:
- corporativo, las actas constitutivas y los poderes otorgados a los representantes legales
- comercial, los contratos de compraventa de las mercancías o convenios comerciales
- logística, los relativos a los seguros y transportes (cartas de porte, guías aéreas o conocimientos de embarque)
- contabilidad, los comprobantes de los gastos incrementables y de las obligaciones fiscales, hasta los pedimentos de las operaciones de importación y exportación
- compras, las facturas comerciales, o los que contengan los datos fiscales de los proveedores
- ventas, los comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI´s), aquellos que contengan la información fiscal de los clientes en el extranjero, etc., y
- comercio exterior,los que acreditan:
- entrada o salida de las mercancías (pedimentos, o Cuadernos ATA, autorizaciones)
- encargos conferidos al agente aduanal
- programas (IMMEX, de promoción sectorial –Prosec–, de empresa de comercio exterior –Ecex–, altamente exportadora –Altex– y regla 8va, todos ellos de la Secretaría de Economía –SE–)
- registros (Esquema de certificación de empresas, o del despacho de mercancías de las empresas)
- padrones (de importación general y sectorial; y de exportación sectorial)
- cumplimiento de regulaciones y restricciones no arancelarias
- origen de los bienes, y
- procesos a los que se hayan sometido las mercancías destinadas a algún régimen aduanero
La dispersión de documentos puede tener contratiempos y perdidas de tiempo, por lo que es necesario reunirlos y mantenerlos en un archivo en el departamento encargado específicamente de esas operaciones, y los restantes que solo tengan la debida información, y en su caso, las copias relativas.
Integración del expediente
No existe una disposición que prevea cuáles son los documentos que deben conformar un expediente de comercio exterior; sin embargo, se pueden considerar los enunciados en los artículos 36-A de la Ley Aduanera (LA) y 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), inclusive los que en la práctica son solicitados por las autoridades aduaneras, en el ejercicio de sus facultades de comprobación.
A manera enunciativa serían los siguientes, los cuales en caso de no tenerlos podrían obtenerse, según las recomendaciones citadas.
| Materia |
Documentación |
Recuperación |
| Corporativa |
Acta constitutiva de la empresa
poder notarial en donde se autoriza al representante legal a realizar actos de administración, y
|
Federatario (notario o corredor público) quien protocolizó esos instrumentos. Si no se conserva la documentación, entonces en el Archivo General de Notarias de cada entidad, o en el caso de los corredores el Archivo General de Correduría Pública |
| forma migratoria del representante legal y socios, si son extranjeros y sus respectivas renovaciones |
Instituto Nacional de Migración de la Secretaría de Gobernación (copia certificada, reposición o duplicados) |
|
| Padrones |
Importadores general y sectorial: acuse del folio electrónico y del archivo PDF asignado por el sistema al concluir el trámite de inscripción, y |
SAT, por conducto de la Administración Central de Operación de Padrones, adscrita a la Administración General de Servicios al Contribuyente (AGSC) |
| exportadores sectorial: acuse del número de folio otorgado a su trámite de inscripción |
Administraciones Locales de Servicios al Contribuyente (ALSC), a través de su servicio de atención personalizada del padrón de importadores |
|
| Personas encargadas de las importaciones y exportaciones |
Representante legal: autorización para transmitir pedimentos |
Administración Central de Apoyo Jurídico de Aduanas (ACAJA) de la Administración General de Aduanas (AGA) |
| agente aduanal: contrato de prestación de servicios del despacho aduanero, y |
Agente aduanal con quien se celebró el contrato |
|
| apoderado aduanal: autorización vigente |
AGA por conducto de la ACAJA |
|
| Encargos conferidos |
Altas de los encargos otorgados a los agentes aduanales para llevar a cabo el despacho de las mercancías, y en su caso las revocaciones |
Página de Internet del SAT, en el apartado "Trámites y Servicios", ingresando a "Mi Portal", en la sección "Padrón de Importadores", opción "Evaluación del Encargo Conferido" |
| Legal estancia |
Pedimentos (por operaciones normales con agente aduanal, o mediante procedimiento simplificado vía empresa de mensajería) |
Administración Central de Investigación Aduanera (ACIA) |
| cuadernos ATA, y |
Asociación garantizadora y expedidora del Cuaderno ATA en México que lo hubiera expedido |
|
| autorizaciones para importar o exportar |
Ante la autoridad a la que se hubieran solicitado |
|
| Despacho aduanero |
Facturas de:
|
Proveedor en el extranjero |
|
Departamento fiscal de la empresa |
|
|
Prestadores del servicio (aseguradas, navieras, transportistas o líneas aéreas, según se trate) |
|
| cartas de instrucciones de las operaciones con acuse de recibo, en su caso |
Representante legal, agente o apoderado aduanal autorizado a quien se le haya solicitado el despacho de la mercancía |
|
| documentos que acrediten el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias (permisos, autorizaciones, avisos o licencias de importación o exportación) |
Dependencias que los emitieron (secretarías de Economía; Agricultura, Ganadería, Desarrollo, Rural, Pesca y Alimentación; Energía; Medio Ambiente y Recursos Naturales; Salud, etc.) |
|
| certificados de origen de las mercancías importadas al amparo de algún Tratado de Libre Comercio o acuerdo comercial |
Autoridad competente (en los casos aplicables), o el productor o exportador emisor del documento (cuando son de libre reproducción) |
|
| manifestación de valor
|
Personal de la empresa encargado de formularla, |
|
| certificado de peso o volumen |
Empresa que prestó el servicio |
|
| información que permita la identificación, análisis y control de las mercancías |
Personal de la compañía responsable de otorgarla |
|
| Despacho aduanero |
documento de la garantía en cuentas aduaneras |
Casa de bolsa o institución bancaria en donde se abrió la cuenta |
| licencias en materia de propiedad industrial, y |
Instituto Mexicano de Propiedad Industrial |
|
| escrito que contenga el número de identificación fiscal del proveedor o cliente extranjero |
Mismo proveedor o cliente extranjero con el que se haya realizado la transacción comercial |
|
| Programas |
Autorización de programas de exportación (IMMEX, Altex y Ecex), o de abasto o proveeduría (Prosec o Regla Octava) cambios al programa (nombre o denominación social, domicilios o bodegas), y reportes anuales de operaciones de comercio exterior, y |
Dirección General de Comercio Exterior de la SE, o en |
| avisos de destrucción de desperdicios y las actas correspondientes |
Administración Desconcentrada de Auditoría de Comercio Exterior (ADACE) |
|
| Registros |
Empresa de la frontera |
Delegación o subdelegación federal de la SE, ubicada en la franja fronteriza norte o región fronteriza |
| Certificaciones |
En materia del IVA y del IESPS |
Administración General de Auditoría de Comercio Exterior (AGACE) |
| Facultades de comprobación |
Procedimiento Administrativo en Materia Aduanera: acta de inicio, escrito de pruebas y alegatos para desvirtuar los hechos, resolución final, notificación del crédito fiscal y su comprobante del pago, o sentencia favorable si se impugnó orden y desarrollo de visitas domiciliarias, y requerimientos de información |
Con el agente aduanal cuando hubiera recibido dichos requerimientos; o en su caso, con el abogado contratado para llevar el asunto |
| Consultas |
De clasificación arancelaria |
Autoridad a quien se solicitó la consulta, o agentes aduanales, cámaras empresariales o asociaciones, si es que por conducto de ellos se presentó la consulta |
| dictamen de laboratorio de la clasificación arancelaria de los bienes de difícil identificación |
Administración Central de Operación Aduanera de la AGA |
|
| del IVA, y |
Autoridad a la cual se solicitó la consulta (Administraciones Generales Jurídica, de Grandes Contribuyentes, o de Aduanas) |
|
| problemáticas aduaneras |
||
| Fiscales |
Certificado de e-firma y sus renovaciones |
Se revocará y efectuará el trámite para obtenerla nuevamente |
| altas y modificaciones al RFC aviso de suspensión de actividades en el RFC |
ALSC |
|
| cambios de domicilios fiscales o establecimientos, y |
Portal del SAT, verificar el estatus como contribuyente e imprimir el informe de lo realizado en tal ejercicio |
|
| declaraciones de impuestos federales (empresa, socios y representantes legales) |
ALSC |
|
| Extraviados o siniestrados |
Documentación perdida por caso fortuito o fuerza mayor (robo, destrucción, etc.) |
Denuncia ante el Ministerio Público (MP), si la pérdida fue por robo, o siniestro avalado por los bomberos, acompañada del acta respectiva gestionada ante el MP, si la destrucción fue por incendio |
Documentos electrónicos
La recuperación de los documentos relacionados con el despacho aduanero puede ser sencilla por haberse transmitido por la Ventanilla Digital, si el envío fue por conducto de:
- la empresa mediante su capturista, se localizan los archivos electrónicos generados por su transmisión e imprime una copia de los documentos respaldados, o
- del agente aduanal como capturista privado contratado, se recobran los correos electrónicos con los Anexos respectivos e imprimen, o bien, se solicita el reenvío de los correos o los archivos del respaldo de los documentos transmitidos por la Ventanilla
El agente aduanal está obligado es conservarlos por cinco años, y entregarlos a sus clientes sin costo alguno (art. 162, fracc. VII, LA).
Los archivos que los contengan, así como las notificaciones y requerimientos de información de la autoridad tienen que guardarse y respaldarse de forma segura.
Conservación
Una vez localizados los comprobantes, se integrarán en un expediente, ya sea en papel, electrónico o digitales, según el medio en que fueron gestionados y proporcionados los documentos de las importaciones y exportaciones.
Tales documentos tendrán pleno valor probatorio y también se conservarán por el plazo de cinco años como parte de la contabilidad.
Revisar
Integrado el expediente es recomendable examinar por operación los documentos requeridos y transmitidos para la importación o exportación; los impuestos, derechos y aprovechamientos cubiertos; las fechas del entero de dichos conceptos y de elaboración del pedimento o desaduanamiento; la declaración de los gastos incrementables; la aplicación de preferencias arancelarias, todo ello para compulsarlo con lo registrado en los demás departamentos.
Esto permitirá detectar irregularidades; falta de documentos; información incorrectamente declarada; contribuciones omitidas, incluso pagos en exceso (contribuciones al comercio exterior, IVA, IESPS, ISAN, DTA o cuotas compensatorias), lo cual podría corregirse antes de que la autoridad lo descubra, ya que no hacerlo podría traer consecuencias como las siguientes:
| Lo que implicaría |
No tener: |
Pedimento |
Presunción de: mercancías ilegales en el país, por ende, omisión de contribuciones (art. 176, fraccs. I y X, LA) |
Multa del 130 % al 150 % por la omisión de los impuestos al comercio exterior (art. 178, fracc. I, LA) |
| delito de contrabando (arts. 103, fracc. I y 105, fracc. I, CFF) |
Pena de prisión, de acuerdo con el monto de las contribuciones o de cuotas compensatorias omitidas previstos al efecto (art. 104, fraccs. I, II y IV, CFF) |
|||
|
Certificados de origen |
Rechazar el origen de la mercancía procedente de países con los que México tiene suscritos Tratados de Libre Comercio o acuerdos comerciales, y negar el trato arancelario preferencial |
Multa del 130 % al 150 % por la omisión de los impuestos al comercio exterior (art. 178, fracc. I, LA) |
||
| Documentos del país de origen |
Imposibilidad de desvirtuar que las mercancías son distintas a las sujetas al pago de cuotas compensatorias |
Cubrir la cuota compensatoria aplicable al producto (resoluciones antidumping)
|
||
| Permisos y autorizaciones de importación o exportación |
Incumplimiento de regulaciones y restricciones no arancelarias (art. 176, fracc. II, LA) |
Multa del 70 % al 100 % del valor comercial de las mercancías (art. 178, fracc. IV, LA) |
||
| Manifestación de valor |
Infracción por omitir el documento que contiene la información para determinar el valor en aduana de las mercancías a importar (arts. 59, fracc. III, y 184, fracc. II, LA) |
Multa que oscila de $3,340.00 a $5,010.00 si la omisión es descubierta por la autoridad, por su presentación extemporánea se reduce en un 50 % (art. 185, fracc. I, LA) |
||
| Constancia de la garantía en cuentas aduaneras |
No tener el documento para acreditar el pago de las diferencias de las contribuciones al comercio exterior de las mercancías sujetas a precios estimados (arts. 86-A, fracc. I y 184, fracc. II LA) |
Multa que va de $3,340.00 a $5,010.00 (art. 185, fracc. I, LA). Además no podrían recuperarse los depósitos por dicho concepto, ante el banco o casa de bolsa en donde se abrió la citada cuenta |
||
| Lo que implicaría |
No tener: |
Factura comercial de las compras de importación |
Infracción aduanera por no contar con el documento base de donde se obtuvo el dato del valor de las mercancías, mismo que se captura en el COVE, y se transmite por la Ventanilla Digital (art. 184, fracc. II, LA y regla 3.1.7., RGCE 2018) |
Multa que va de $3,340.00 a $5,010.00 (art. 185, fracc. I, LA). Asimismo, al no contarse con el comprobante no podría deducirse la compra de importación en el ISR (art. 27, fracc. III, LISR) |
| Avisos y actas de destrucción de desperdicios IMMEX |
No se podrá acreditar el retorno al extranjero de los desperdicios, por los que se haya elegido dicha opción (arts. 109, LA y 142, Reglamento de la LA –RLA–; y regla 4.3.3., RGCE 2018) |
Presunción de que los desperdicios aún se encuentran dentro del país, y al vencer el plazo de estadía se considerarían mercancías ilegales (art. 108, último párrafo, LA) |
||
| Lo que implicaría |
No declarar correctamente |
Contribuciones al comercio exterior, aprovechamientos y derechos |
Omitir contribuciones (art. 176, fracc. I, LA), o |
Multa del 130 % al 150 % de los impuestos omitidos (art. 178, fracc. I, LA) |
| hacer pagos en exceso
|
Recuperarlas, previa rectificación de los pedimentos, vía: compensación en futuras importaciones, excepto el IVA e IESPS (art. 138, Reglamento de la LA), o devolución, en esta hipótesis no existe algún procedimiento específico para hacerlo, no obstante se podrá solicitar como un pago de lo indebido conforme al artículo 22 del CFF |
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| Transmitir o presentar datos falsos o inexactos |
Contenidos en la documentación aduanera |
Cometer una infracción aduanera (art. 184, fracc. III, LA) |
Multa de $1,800.00 a $2,570.00 por cada documento (art. 185, fracc. II, LA) |
|
| Del valor de la mercancía |
(art. 184-A, fracc. I, LA) |
Multa de $20,510.00 a $34,190.00 por cada documento (art. 184-B, fracc. I, LA) |
||
| De la clave de identificación fiscal del proveedor |
(art. 184, fracc. XIII, LA) |
Multa de $1,290.00 a $2,570.00 por cada documento (art. 185, fracc. XII, LA) |
||
| Sobre la descripción de la mercancía e identificación individual |
(art. 184-A, fracc. II, LA) |
Multa de $20,510.00 a $34,190.00 por cada documento (art. 184-B, fracc. I, LA) |
Corrección
Rectificación de pedimentos
En el supuesto de encontrar datos inexactos en los pedimentos se recomienda corregir dichos documentos.
Es una alternativa que tienen los contribuyentes para enmendar los datos declarados erróneamente en este documento, y puede llevarse a cabo el número de veces que sea necesario antes y después de activarse el mecanismo de selección automatizado, salvo en aquellos supuestos que requieran autorización del SAT, mismos que se encuentran identificados en las RGCE 2018 (art. 89, LA).
No se impondrán multas cuando la rectificación se efectué de forma espontánea.
Dicha rectificación no otorga veracidad a lo declarado, ni limita las facultades de comprobación de las autoridades.
Compulsar
Para tener la certeza de que las operaciones efectuadas por la compañía son las registradas por las autoridades y su agente aduanal, es necesario solicitarles a estos una relación de los pedimentos elaborados a nombre de la empresa. Si de la revisión se detectan diferencias, tienen que efectuarse las aclaraciones pertinentes ante ellos.
Consideración final
Tener integrados los expedientes de comercio exterior ayudará a la empresa a tener al día y completa la documentación que respalden las operaciones de comercio exterior, para el caso de que la autoridad la requiera en el marco de sus facultades de comprobación, ya que como bien se sabe, estas pueden practicar las auditorías en la materia, tomando como base los archivos electrónicos de la documentación e información que respalda las operaciones, con independencia de que también puedan llevarlas físicamente.
