El 24 de julio de 2020 se publicó la primera reforma a las Reglas Generales de Comercio Exterior (RGCE) 2020, la cual incluye una novedad para los operadores de comercio exterior, “la consulta de información de pedimentos a través del Sistema de Operación Integral Aduanera (SOIA)”.
Tómese en cuenta que será hasta el 24 de agosto de este año (30 días posteriores a la publicación de esta resolución de modificaciones) cuando entre en vigor esta forma de obtener datos del pedimento, por lo cual es necesario hacer diversas consideraciones –a través de cuestionamientos– sobre lo que procede para su gestión, y qué hacer para que la autoridad envíe electrónicamente la información al interesado.
Aspectos generales
¿Cualquier persona puede solicitar datos de los pedimentos?
No, solamente los importadores; exportadores; agentes aduanales; apoderados aduanales; recintos fiscalizados; almacenes generales de depósito; agentes navieros; transportistas; empresas SAIT, ferroviarias y autorizadas para prevalidar pedimentos, podrán consultar, exclusivamente la información de los pedimentos de importación correspondientes a sus operaciones, presentados a despacho.
¿Cuál es la información que podrá solicitarse?
La relativa a la fracción arancelaria, valor en aduana, fecha, tipo de operación, contribuciones y regulaciones o restricciones no arancelarias, número de pedimento, patente, estado del pedimento, fecha, secuencia, tipo de operación, y clave de documento.
¿Dónde estará disponible la información?
En el portal de SAT, y para consultarla deberá generarse un número de usuario y contraseña para ingresar al SOIA.
Usuario y contraseña SOIA
¿Ante cuál autoridad debe tramitarse el usuario y contraseña?
A la Administración Central de Modernización Aduanera (ACMA).
¿Cuál es la forma de solicitar estas?
En oficialía de partes de la ACMA, ya sea de manera presencial, o utilizando los servicios de SEPOMEX o por mensajería, en este caso, se debe especificar correctamente el destino de la documentación original que será devuelta e incluir una guía prepagada para ello.
¿Cuál es la forma de hacer la solicitud?
Se presenta en el formato “Solicitud de usuario y contraseña para ingresar al Sistema de Operación Integral Aduanera (SOIA)”, localizable en el Anexo 1 de las RGCE 2020, publicado en la misma fecha de la resolución de modificaciones.
En este formato se requiere información respecto al:
- solicitante
- persona autorizada y domicilio para oír y recibir notificaciones
representante legal, y - poder o acta constitutiva que otorga la representación legal
Además, se pide informar sobre si la solicitud ha sido:
- previamente exhibida ante la misma autoridad u otra distinta, u
- objeto de algún proceso administrativo o judicial
¿Se debe anexar documentación a la solicitud?
Sí, tiene que adjuntarse lo siguiente, en:
- original o copia certificada, y copia simple para cotejo:
- del poder general para actos de administración del representante legal del interesado, cuando se trate de solicitudes que no se presenten por propio derecho
- de la identificación oficial vigente del representante legal o de la persona que lo hace por su propio derecho, y
- copia simple del oficio de autorización para inicio de operaciones emitido por la ACAJA, esto tratándose de los recintos fiscalizados y almacenes generales de depósito
¿En cuánto tiempo da respuesta la autoridad?
Esto es en un plazo no mayor a 10 días hábiles mediante oficio y, en su caso, enviará por correo electrónico el usuario y contraseña para acceder al SOIA.
¿Qué pasa si ya teniendo su contraseña y usuario, la empresa cambia su RFC?
Al cambiar el RFC, estos ya no serán válidos; por lo que se deberá tramitar la cuenta como nueva cubriendo la totalidad de los requisitos.
De olvidarse estos datos, ¿deben tramitarse nuevamente?
No, estos podrán recuperarse. Para ello es necesario enviar un correo electrónico a soporte.soia@sat.gob.mx solicitando el reenvío del usuario y contraseña, los cuales serán enviados al correo electrónico registrado en el SOIA, y siempre que la cuenta se encuentre vigente.
¿En dónde deben reportarse las fallas en el SOIA?
Al correo electrónico soporte.soia@sat.gob.mx.
¿Cuál será la vigencia del usuario y contraseña?
De hasta un año.
¿Deben renovarse el usuario y contraseña?
Dependerá de la empresa, es decir, si requiere seguir haciendo consultas sobre esa información tendrá que solicitar la renovación respectiva.
Para ello se realizará el trámite de la renovación, esto es, un mes antes del vencimiento, debiéndose presentar el formato ya señalado, y hacer alusión al rubro de “Renovación”, sin que sea necesario adjuntar nuevamente la documentación referida para la solicitud inicial.
Matriz de seguridad
¿Qué es una matriz de seguridad?
Es un conjunto de caracteres alfanuméricos que funcionan como contraseñas “dinámicas” para la autentificación de los contribuyentes –cada matriz es diferente–, y tiene por objeto que las solicitudes de la glosa de operaciones de comercio exterior que a ellos convenga se realicen sin exhibir documentación cada vez que se requiera; asegurándose que la petición sea de la empresa o una persona autorizada por ella.
¿Existe la posibilidad de recibir electrónica esa información?
Sí la hay, siempre y cuando se solicite expresamente a la autoridad.
¿Cómo se hace la petición?
Mediante la “Solicitud de matriz de seguridad para entrega de información de comercio exterior”, difundida en el Anexo 1 de la resolución de modificaciones.
¿Cuándo puede realizarse la solicitud, y ante qué autoridad?
En cualquier momento en la oficialía de partes de la Administración Central de Planeación Aduanera (ACPA), lo cual puede ser de manera presencial, inclusive utilizando los servicios de SEPOMEX o de empresas de mensajería.
Como importador o exportador ¿qué requisitos deben cubrirse?
Ya sea como persona física o moral deben adjuntar a la solicitud:
- impresión del RFC
- copia simple legible de la identificación oficial vigente
- copia legible de la identificación oficial vigente de las personas autorizadas para recibir notificaciones y la matriz de seguridad, y en su caso la información, y
- copia legible y en original o copia certificada por notario público del instrumento en donde se otorgue al representante legal poder para actos de administración sin limitación, o se otorgue uno especial específico para el trámite de actos de administración
¿En cuánto tiempo resuelve la autoridad?
En un plazo no mayor a 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud, se otorgará oficio de respuesta.
Cuando la solicitud no se presente debidamente llenada o se omita alguno de los documentos requeridos, se dará respuesta en sentido negativo, y tendrá que realizarse nuevamente el trámite.
¿Hay alguna forma de dar seguimiento a la petición?
Sí, para ello se puso a disposición de los interesados el número de teléfono (55) 58 02 00 00 extensiones 48912, 41295, 49539 y 49090; incluso se podrá hacer la consulta al correo electrónico sice@sat.gob.mx.
¿Dónde es la recepción de la resolución de la matriz de seguridad?
El oficio con la matriz de seguridad será entregado de manera personal en la oficialía de partes de la ACPA.
De encontrarse en el interior del país y haberse enviado la solicitud por mensajería, esta será entregada por el mismo medio, siempre que se haya incluido una guía prepagada debidamente llenada con la dirección correcta para la devolución de la resolución y su documentación.
¿Qué vigencia tiene la matriz de seguridad?
Es de tres años, contados a partir de la fecha de emisión del oficio de matriz de seguridad.
¿La matriz de seguridad se renueva automáticamente?
No, quienes deseen continuar recibiendo electrónicamente la información de los pedimentos de las operaciones realizadas, deben presentar la solicitud de renovación en el formato “Solicitud de Matriz de Seguridad para Entrega de Información de Comercio Exterior”, cumpliendo con los mismos requisitos previstos para la solicitud inicial.
No será necesario anexar los documentos requeridos en el formato, cuando los exhibidos con anterioridad estén vigentes al momento de la solicitud de renovación, debiéndose manifestar esa situación.
De extraviarse el oficio de la matriz de seguridad, ¿debe avisarse a la autoridad para obtener copia de este?
No, solo debe presentarse la solicitud de renovación.
Ante cambios en el representante legal, la razón social, o el RFC, ¿debe darse de baja la matriz de seguridad y solicitar una nueva?
No, en esos casos solamente se deberá solicitar la renovación de la matriz de seguridad de la empresa.
¿A quién se debe avisar sobre las modificaciones de los correos electrónicos dados de alta en la matriz de seguridad?
El aviso se hará, en escrito libre, en la oficialía de partes de la ACPA, indicando la actualización de los correos electrónicos, esto, si, el representante que tramitó la inscripción o renovación sea el mismo.
¿Con cuánto tiempo de anticipación debe solicitarse la renovación?
45 días antes de su vencimiento.
Comentario final
El SOIA y la matriz de seguridad no son nuevos, la aplicación del primero ha estado desde hace tiempo en el portal del SAT (aduanas), mientras que el segundo, estuvo implementado por un tiempo dentro del mismo portal, pero con la actualización de la página se dificultó su ubicación para los contribuyentes. Ahora con estas herramientas los usuarios visualizarán cuando lo quieran los datos de sus pedimentos; y en el mejor de los casos, solicitar que sean enviados directamente al correo electrónico destinado para ello, lo cual les facilitará las compulsas de la información integral que realizan año con año, para corroborar lo declarado en las operaciones de comercio exterior para efectos de sus declaraciones anuales, entre otras.
