Cuantas veces se han preguntado qué pasaría si la autoridad aduanera o fiscal llegara a requerir a la empresa, en el ejercicio de sus facultades de comprobación, la documentación que ampare las operaciones de comercio exterior, y no se tuviese; pues bien, enseguida se hacen algunas recomendaciones para estar preparado para cuando ello llegará a suceder, y evitar problemas con el fisco.
Lo primero es tenerlos localizados, ya sea en papel, electrónicos o digitales, según se hayan obtenido o expedido; y concentrarlos en un mismo lugar, esto es, en los expedientes correspondientes.
Cabe acotar que la autoridad está facultada para practicar auditorías en materia de comercio exterior tomando como base los archivos electrónicos o con la documentación en papel, según se hayan gestionado, obtenido o proporcionado.
En segunda, examinar los documentos requeridos y transmitidos por tipo de operación (importaciones, exportaciones, depósitos fiscales, etc.), y sobre este tópico, el pedimento podría ser un referente importante para ello, ya que refleja toda la información de la operación –y de acuerdo con la mercancía de que se trate–, la cual debe estar sustentada con la documentación que lo acredita, misma que deberá tenerse, por ejemplo, al haberse declarado, en:
- importación:
- el valor en aduana de las mercancías: la factura comercial de los proveedores extranjeros o documento equivalente, incluso el CFDI cuando la mercancía se factura a residentes nacionales pero los bienes se entregan en el extranjero y el adquirente tiene que importarla; los relativos a los incrementables (transporte, seguro; contratos del pago de regalías; y demás gastos en los que se haya incurrido en la importación de los bienes); la manifestación de valor; los comprobantes de valor electrónicos –COVES– generados en la Ventanilla Digital de Comercio Exterior (VUCEM), etc.
- regulaciones y restricciones no arancelarias –RRNA´s–, los que comprueben su acatamiento (autorizaciones, permisos previos, avisos automáticos, registros, constancias de cumplimiento de NOM´s, entre otros), en el medio que se hayan obtenido, ya sea en la misma dependencia, o a través de la VUCEM
- preferencia arancelaria de algún tratado de libre comercio o acuerdo comercial, el certificado de origen, documento de origen, o declaración de origen que acredita que las mercancías son originarias
- precios estimados, la constancia de depósito en cuentas aduaneras de garantía
- pago de contribuciones con cuentas aduaneras, la constancia de depósito en cuenta aduanera emitida por el banco o casa de bolsa en donde se hayan depositado
- exportación:
- el valor comercial de las mercancías, el CFDI tipo ingresos más complemento de comercio exterior –tratándose de ventas de exportación, pedimento clave “A1”–, o CFDI de traslado –cuando se exporte mercancías que no sea objeto de enajenación o cuya enajenación sea a título gratuito–
- RRNA´s, los comprobantes de su observancia para exportación según se trate (certificados fitosanitarios, permisos extraordinarios, registros), estos deben tenerse en el medio que se obtuvieron (papel o electrónicos)
- depósito fiscal:
- el valor o comercialización de la mercancía, CFDI o documento equivalente –factura comercial en mercancía extranjera–, y los respectivos comprobantes de valor electrónicos generados en la VUCEM, y
- la aceptación de la mercancía en el almacén general de depósito, carta cupo, y el debido contrato de prestación de servicios; e incluso el certificado de depósito correspondiente
Ellos son solo un ejemplo de los comprobantes que deben tenerse por las operaciones de comercio exterior realizadas por la empresa, según se trate, pero no debe olvidarse de la obligación de llevar la contabilidad, de la cual es importante contar, con los relativos a los pagos de los bienes (cartas de crédito, transferencias, adelantos, etc.), de los impuestos, DTA, prevalidaciones, honorarios aduanales, transportes, carga, descarga, seguros, entre otros.
En tercera instancia, conservar la documentación relacionada con las operaciones de comercio exterior, esto en la forma que se haya emitido u obtenido.
Los archivos, las notificaciones y los requerimientos de información de la autoridad deben guardarse de forma segura por el plazo de cinco años como parte de la contabilidad. Asimismo, la LA prevé que el documento electrónico o digital recibido en el sistema electrónico aduanero (SEA) tiene pleno valor legal y probatorio, y se deben conservar en los lugares y por los plazos establecidos en el artículo 67 del CFF (art. 6o, tercer párrafo, LA).
Y finalmente, si de la revisión se llegará a detectar irregularidades es necesario corregirlas a la brevedad posible, antes de que la autoridad inicie facultades de comprobación.
Cuando no se localicen documentos, bien se podría:
- solicitar al agente aduanal o agencia aduanal que realizó el despacho de la mercancía, una copia, esto en el entendido de que la empresa los haya proporcionado, ya que como bien se sabe, estos prestadores de servicios tienen la obligación de formar un expediente electrónico de cada uno de los pedimentos o documentos aduaneros que correspondan, con la información transmitida y presentada en mensaje o documento electrónico o digital como parte de sus anexos
- localizar los archivos electrónicos generados cuando se transmitieron por la VUCEM e imprimir una copia, o
- revisar los correos enviados al agente aduanal o agencia aduanal, que contengan los archivos de los documentos transmitidos por la VUCEM
Como puede apreciarse, lo anterior son solo recomendaciones y aunque muchos pensarían que son fáciles de poner en práctica –lo cual dependerá del volumen de las operaciones que realiza la empresa y del orden que tiene sobre ello–, lo importante es que se tome en cuenta que no tener documentos podría implicar sanciones, así es, la LA considera que se comete una infracción cuando no se transmiten o exhiben documentos y declaraciones, y lo sanciona con una multa que va de entre $3,730.00 a $5,590.00, se reduce en un 50 % por su presentación extemporánea, pero espontánea (arts. 184, fracc. I y 185, fracc. I, LA; y Anexo 2, Reglas Generales de Comercio Exterior 2020).
