Recientemente nos constituimos como manufacturera y pretendemos solicitar a la Secretaría de Economía el programa IMMEX para importar temporalmente insumos e incluso maquinaria para nuestros procesos, esto para aprovechar los beneficios aduaneros y fiscales que otorga. Ahora bien, para cuando nos autoricen el IMMEX e iniciemos operaciones a su amparo, ya se está planeando el modo de llevar la contabilidad, y como parte de ello, el encargado de ese departamento nos dice que todos los comprobantes que respalden tales importaciones, que realicemos en su momento, debemos entregarlos escaneados los primeros cinco días del mes siguiente para que los integre en un solo expediente de la empresa, y lo que haya en papel se envíe al archivo muerto en una bodega que tenemos arrendada es correcta esta apreciación, o debemos atender alguna disposición especial en materia de comercio exterior, para esos efectos, y por otra parte, cómo sería la forma de conservar la documentación, para en caso de que la autoridad los requiera en el ejercicio de sus facultades de comprobación
Salvo la mejor opinión de la empresa, lo comentado por la citada persona podría tomarse como una medida “práctica” adicional para respaldar en un solo expediente todos los documentos escaneados de las operaciones de su corporación; sin embargo, para comercio exterior existen disposiciones expresas que deben atenderse.
El artículo 6 de la Ley Aduanera (LA) establece que con independencia de lo dispuesto en el artículo 36-A de la LA y demás disposiciones jurídicas aplicables, a efectos de verificar el adecuado cumplimiento de las obligaciones fiscales y aduaneras, los contribuyentes, responsables solidarios y terceros con ellos relacionados, deberán conservar la documentación vinculada con las operaciones de comercio exterior en la forma que se haya emitido u obtenido.
Ello es, en documento electrónico o digital recibido, incluso en papel.
Definiéndose como documento:
- electrónico, todo mensaje que contiene información escrita en datos generada, transmitida, comunicada, presentada, recibida, archivada o almacenada por medios electrónicos o cualquier otro medio tecnológico, y
- digital, todo mensaje que contiene información por reproducción electrónica de documentos escritos o impresos, transmitida, comunicada, presentada, recibida, archivada o almacenada, por medios electrónicos o cualquier otro medio tecnológico (art. 2, fraccs. XIII y XIV, LA)
Recordando que esa documentación puede ser la relativa al valor y demás datos relacionados con la comercialización de las mercancías (CFDI o documentos equivalentes); pedimento; conocimiento de embarque, lista de empaque, guía o demás documentos de transporte; aquella que acredite la observancia de las regulaciones y restricciones no arancelarias (RRNA´s); la que determine la procedencia y el origen de las mercancías, etc.
Asimismo, los importadores y exportadores tienen la obligación de formar un expediente electrónico de cada uno de los pedimentos, avisos consolidados o documento aduanero de que se trate, el cual deberá contener el propio pedimento en el formato en que se haya transmitido, así como sus anexos, junto con sus acuses electrónicos, y tendrá que conservarse como parte de la contabilidad por los plazos establecidos en el CFF (art. 59, fracc. V, LA).
Ello quiere decir que, tales contribuyentes deben formar el expediente electrónico, con los documentos declarados en los pedimentos, avisos consolidados o documentos aduaneros de que se traten, con sus respectivos acuses; y resguardar aquellos de sus operaciones en la forma en que hayan sido emitidos u obtenido; por lo que no sería correcto enviarlos al archivo muerto los que se encuentren en papel.
Finalmente, es de señalar que no llevar la contabilidad se considera una infracción –siempre que sean descubiertas en el ejercicio de las facultades de comprobación–, cuya sanción va de $ 1,960.00 a
$ 19,530.00 (arts. 83, fracc. I y 84, fracc. I, CFF).
Incluso, por esa misma razón se estaría ante una causal de suspensión del padrón de importadores general y en su casos de sectores específicos (regla 1.3.3, fracc. XIV, Reglas Generales de Comercio Exterior –RGCE– 2024)
