La prevención, detección y sanción son los pilares de prevención que mitigaran los riesgos
Los especialistas coinciden en que el número de empresas con una estrategia anticorrupción crecerá en la medida en que vean la aplicación de algunas sanciones; sin embargo, el Sistema Nacional Anticorrupción (SNA) no establece las medidas que las compañías deben implementar.
Pero expertos recomiendan adoptar prácticas en tres dimensiones: prevención, detección y respuesta.
El minimizar los riesgos de corrupción es una de las tareas principales de las empresas, tal como impedir que estas malas prácticas permeen los procedimientos de compra, contratación, exportación o venta, principalmente porque a partir del 19 de julio las compañías que incurran en actos de sobornos, tráfico de influencias o uso indebido de recursos recibirán sanciones.
A pesar de la preocupación por la próxima entrada en vigor de la Ley General de Responsabilidades Administrativas, los especialistas coinciden en que hay un fuerte desconocimiento en el sector empresarial sobre las medidas a adoptar para atacar estos actos.
El director ejecutivo asociado de la firma Kroll México, Arturo del Castillo, apuntó que “el propio sistema anticorrupción no ha sido lo suficientemente acotado (…) ni el comité ciudadano ni ninguna otra instancia han informado qué medidas deben implementarse desde el lado de las empresas".
Ante ello, el consultor especialista en temas de corrupción, Alejandro Pulido, sugirió no limitar que las empresas adopten de manera anticipada y proactiva una serie de mejores prácticas que atiendan tres dimensiones: prevención, detección y respuesta con el fin de que la organización los mitigue.
1 PREVENCIÓN
Anticiparse para evitar actos de corrupción es el primer paso. Diagnosticar los riesgos, establecer los principios éticos, describir las sanciones y entrenar al equipo de trabajo son los cuatro controles básicos que, según los especialistas, deben implementar para combatir malas prácticas.
Mapa de riesgos
La primera tarea dentro del plan de prevención es realizar un diagnóstico puntual para identificar las actividades y procesos en los que los empleados pueden estar expuestos a un potencial riesgo de corrupción. Lo deseable es que se haga internamente, aprovechando los propios recursos de la empresa, pero también se pueden apoyar en consultores.
"A veces el diagnóstico es muy grande porque las compañías pueden ser muy complejas, lo que yo sugiero es que vayan por partes", dice Del Castillo.
Pauta regulatoria
Crear una política anticorrupción que sirva como guía de principios dentro de la organización, esta debe ser clara, precisa y ordenada para que informe a los miembros de la organización sobre las políticas a seguir en ciertos eventos expuestos a una situación de corrupción.
La política puede incluir temas relacionados con negocios gubernamentales, tratamiento de uso de tarjetas de crédito corporativas y regalos corporativos. Se recomienda la asesoría legal.
Código de ética
Este documento debe abordar explícitamente el tema de la corrupción, las prohibiciones y las sanciones a las cuales los miembros de las organizaciones pueden verse sujetos en caso de incurrir en corruptelas.
De acuerdo con Del Castillo, los códigos de ética deberían tener al menos cuatro características:
- exponer los temas que verdaderamente guían la conducta de los individuos,
- estar redactado y pensado para el público al cual está destinado,
- ser muy claro sobre las consecuencias del no hacer o el hacer incorrecto y
- estar acompañado de un ejercicio de entrenamiento sobre qué tipo de medidas en caso de que observen alguna violación a los códigos
Entrenamiento
Es vital que una compañía ofrezca a sus empleados cursos, talleres y entrenamientos que les ayuden a conocer y entender de mejor manera que la corrupción se puede manifestar de muchas formas. Además, deben informarse sobre las implicaciones de incurrir en este tipo de asuntos.
Pulido considera que los entrenamientos deben ser extensivos para todos los miembros de la organización, pero lo ideal es que se dirijan a aquellos empleados que por sus funciones, tienen una exhibición mayor a situaciones de corrupción reales.
2 DETECCIÓN
Localizar los casos de corrupción al interior de las empresas para posteriormente atenderlos es un paso clave en la estrategia, pero no por ello sencillo. Existe una colección importante de buenas prácticas que pueden ayudar a identificar posibles actos de soborno, tráfico de influencias o mal uso de recursos.
Los especialistas detallan las más eficientes:
Línea ética
Contar con una línea de denuncia a través de la cual los miembros de la organización avisen a la compañía sobre posibles casos de corrupción.
"Debe haber un grupo de personas a cargo de la línea ética, internas o externas a la organización, que debe ser el responsable de recibir esos reportes y asegurarse de que se canalicen a la instancia correspondiente, como un comité de ética", considera Del Castillo.
Datos reveladores
Las empresas pueden utilizar de manera proactiva los análisis de datos, planteando las preguntas adecuadas, y tener pistas sobre tendencias o anomalías en el comportamiento de sus propios procesos que pueden estar asociados a asuntos de corrupción.
Revisiones sorpresa
Un pilar del plan anticorrupción son las auditorías de carácter sorpresivo, las cuales deben estar focalizadas a aquellas actividades que, según en el mapa de riesgo, aparecen como potencialmente susceptibles de corrupción.
La recomendación es que no se avise a la organización cuándo se van a hacer las auditorías, porque al enterarse los miembros de la compañía pueden empezar a borrar las pistas o ponerse de acuerdo y engañan al auditor.
3 LA RESPUESTA
La prevención y detección no tienen razón de ser si la estrategia no tiene un plan para responder a los casos de corrupción. Del Castillo considera que para esta fase las empresas deben contar con al menos tres mecanismos esenciales:
Política de investigación y respuesta
La cual debería plantear el protocolo a seguir en caso de que se identifiquen potenciales riesgos de corrupción.
Política de sanción
Si en su código de ética la empresa no definió las sanciones que se aplicarán a quienes incurrieron en actos de corrupción, entonces debe diseñar una política de sanción lo suficientemente clara para que cualquier miembro de la organización la entienda.
Política de actualización
Una vez que los actos se detecten, se investiguen y se sancionen, la empresa debe actualizar del mapa de riesgos y los controles internos para que la situación no vuelva a presentarte.
