Contenido del historial que debe tener toda empresa, respecto de sus operaciones administrativas y financieras, registradas desde su creación
Los libros corporativos son los que permiten conocer los movimientos importantes de una sociedad, ya sea sus acuerdos principales, la salida o entrada de algún socio, el incremento en su capital social, la compraventa de activos, acciones, etcétera; convirtiéndose en la comprobación escrita de la historia de la sociedad.
A fin de que dichos registros se realicen adecuadamente, y de conformidad con la ley, a continuación se da respuesta a diversos cuestionamientos.
Sujetos obligados
¿Quiénes están obligados a contar con los libros corporativos?
Según lo dispuesto en la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM), y en el Código de Comercio (CCom), las sociedades mercantiles están obligadas a llevar diversos libros, llamados corporativos, a fin de registrar en ellos los movimientos administrativos y operativos que en ella se lleven a cabo, actividades que deben ser observadas por el administrador o consejo de administración, y por el comisario, tal y como lo establecen los artículos 166 y 172 de la LGSM.
Libros corporativos
¿Cuáles son los libros corporativos que una sociedad anónima debe tener?
El artículo 33 del CCom prevé que los comerciantes están obligados a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado, y puede llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor le acomode a las características particulares del negocio.
De esa forma se debe considerar el capital social con el que la sociedad comience su operación, así como las variaciones del mismo para su buen funcionamiento. Al respecto, el artículo 128 de la LGSM, prevé expresamente que las sociedades anónimas deberán tener un registro de acciones.
Por su parte, los artículos 143 y 194 de la LGSM, y 36 del CCom disponen que las actas de asambleas generales de accionistas se asentarán en el libro respectivo, y en ellas se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios, y en su caso, el consejo de administración.
Por lo anterior, las empresas deberán tener los libros corporativos de:
- acciones
- variación de capital
- asambleas generales de accionistas:
- ordinarias, y
- extraordinarias, y
- sesiones del consejo de administración
Contenido de los libros corporativos
¿Qué datos debe contener cada libro?
El libro de registro de acciones contendrá:
- nombre, nacionalidad, y domicilio del accionista y la indicación de las acciones que le pertenezcan, expresándose los números, series, clases y demás particularidades
- indicación de las exhibiciones que se efectúen para cubrir su pago, y
- las transmisiones que de ella se realicen (art. 128 de la LGSM)
La sociedad considerará como dueño de las acciones, a quien aparezca inscrito como tal en el referido registro, por ello la sociedad deberá inscribir las transmisiones que se efectúen (art. 129 e la LGSM).
En virtud de los diversos datos que deben registrarse, es recomendable destinar una hoja por cada accionista, facilitando así su manejo.
Variación de capital
El artículo 9o. de la LGSM dispone que las sociedades mercantiles pueden aumentar o disminuir su capital, observando los requisitos que la referida Ley exige.
Sin embargo, la LGSM no establece sobre el registro en el libro respectivo, formalidad alguna, por lo que suelen incorporarse los datos siguientes:
- monto del capital social anterior
- series
- monto en cada una de las series
- fecha de aumento
- fecha de reducción
- fecha del acta
- monto del capital actual, y
- firma del administrador
Por lo anterior, las formalidades a observar respecto de las variaciones de capital son:
- si se trata de una variación en capital fijo:
- tomar el acuerdo en asamblea general extraordinaria (art. 182, fracc. III, LGSM)
- protocolizar ante fedatario público el acta referida (art. 194, tercer párrafo, LGSM)
- inscribir la modificación en el Registro Público de Comercio del lugar en donde tenga su domicilio la sociedad (art. 194, tercer párrafo, LGSM)
- efectuar el registro respectivo en el libro de registro de acciones y variaciones de capital, y
- publicar el referido acuerdo por tres veces en el periódico oficial de la entidad federativa donde tenga su domicilio la sociedad, con intervalos de 10 días, y solo cuando se trate de una disminución de capital
- si se trata de un aumento o disminución de capital en su parte variable, aunque por regla general tendría que celebrarse una asamblea general extraordinaria (art. 182, fracc. III y 194, segundo párrafo, LGSM), es posible que los estatutos constitutivos de la empresa establezcan que es suficiente con hacerlo a través de una asamblea general ordinaria, en razón de que el artículo 213 de la misma Ley dispone: “En las sociedades de capital variable el capital social será susceptible de aumento por aportaciones posteriores de los socios o por la admisión de nuevos socios, y de disminución de dicho capital por retiro parcial o total de las aportaciones, sin más formalidades que las establecidas por este capítulo”.
Por lo que se refiere a este tipo de variaciones de capital, el precepto 219 señala expresamente que todos los aumentos o disminuciones de capital social deben inscribirse en un libro de registro que para tal efecto lleve la sociedad, sin mencionar los datos que deberán incorporarse en el mismo
En virtud de que la asamblea general de accionistas es el órgano supremo de la sociedad, aquella podrá acordar y ratificar todos los actos y operaciones que en la misma sean discutidas (art. 178 de la LGSM).
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 41 del CCom, en el libro de actas que lleve cada sociedad se tiene que hacer constar:
- la fecha respectiva
- los asistentes
- los números de acciones que cada uno represente
- el número de votos de que pueden hacer uso
- los acuerdos que se tomen, consignados en letra
- los votos emitidos, y
- todo lo que conduzca al perfecto conocimiento de lo acordado
Asimismo, el acta respectiva, deberá ser firmada por el presidente y secretario designados en los estatutos para ello, y el su caso el comisario que asista a la asamblea (art. 194, primer párrafo, LGSM).
Las referidas asambleas, según los numerales 179 y 180 de la LGSM, podrán ser ordinarias o extraordinarias, mismas que serán celebradas en el domicilio social; de lo contario serán nulas, salvo que exista alguna razón de caso fortuito o fuerza mayor.
Sesiones del consejo de administración
La LGSM establece en su artículo 142 que la administración de la sociedad puede ser la encargada a un órgano utilitario llamado administrador único, o bien a un órgano colegiado denominado consejo de administración, —el cual se integra con dos o más personas llamadas consejeros—, quienes deberán asentar por escrito sus resoluciones, según lo dispone el artículo 143 de la misma ley.
Asimismo, aunque la LGSM no señala que los acuerdos del consejo deban ser tomados en acta que debe asentarse en un libro especial, los numerales 36 y 41 del CCom hacen referencia a que las resoluciones tomadas en las juntas del consejo de administración deben ser asentadas en los libros respectivos.
Por ello, cuando el acta se refiera a una asamblea del consejo de administración, el precepto 41 del CCom dispone que solo se tiene que expresar:
- fecha de realización de la sesión
- nombre de los asistentes, y
- relación de los acuerdos aprobados
¿Cómo debe levantarse el acta de asamblea si al realizarla no se cuenta con el libro respectivo?
El segundo párrafo del artículo 194 de la LGSM prevé que cuando por cualquier circunstancia el acta de una asamblea no pudiera asentarse en el libro respectivo, más aún tratándose de una asamblea general ordinaria de accionistas, deberá protocolizarse ante notario público.
