Toda sociedad mercantil tiene como órgano supremo a la asamblea. El artículo 178 de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) establece que la asamblea puede acordar y ratificar todos los actos y las operaciones de la sociedad, señala que en los estatutos sociales se regulará la forma en la que se tomarán los acuerdos, y las particularidades de su actuación.
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A toda asamblea le preside una convocatoria. Es decir el aviso a través del cual, se les llama a los accionistas a reunirse para discutir algunos puntos relevantes de la sociedad. Usualmente esta convocatoria se hacía a través de una publicación en algún periódico, o incluso en el DOF. Sin embargo, a raíz de las modificaciones a la LGSM, actualmente está previsto que las convocatorias deben hacerse por medio de la publicación de un aviso en el sistema electrónico establecido por la Secretaría de Economía, con la anticipación y particularidades que fijen los estatutos sociales.
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Según lo señalado por la LGSM, en su numeral 183 la convocatoria para las asambleas debe hacerse por el administrador o el consejo de administración, o por los comisarios a quienes este artículo les confiere esta responsabilidad, salvo:
- derecho de minorías (quienes representen por lo menos el 33 % del capital social, pueden pedir por escrito una convocatoria)
- ausencia de los comisarios y el consejo de administración, entonces cualquier socio puede acudir ante la autoridad judicial para que él haga la convocatoria
- el titular de una sola acción cuando:
- no se hubiese celebrado ninguna asamblea durante dos ejercicios consecutivos
- las asambleas celebradas no se hubiesen ocupado de los asuntos previstos por el precepto181 de la LGSM
La convocatoria debe contener la orden del día y estar firmada por quien la hubiese realizado.
Existen tres tipos de asambleas:
- ordinarias
- extraordinarias, y
- especiales
Las asambleas ordinarias se deben llevar a cabo por lo menos una vez al año dentro de los cuatro meses que sigan a la clausura del ejercicio social y se ocupará, además de los asuntos incluidos en la orden del día, de los siguientes asuntos:
- discutir, aprobar o modificar los informes financieros de los administradores y comisarios
- nombramiento de administradores o consejo de administración y de comisarios
- determinar las percepciones de los administradores y comisarios, cuando no hubiesen sido fijados en los estatutos
Celebrar asambleas generales ordinarias ayuda a la sociedad a tener una vida corporativa saludable, que permite que los socios tomen decisiones pertinentes en los tiempos adecuados. También facilita revisar el desempeño de cada uno de los órganos sociales, esto amen de la obligatoriedad que marca la ley.
Las asambleas extraordinarias, se pueden convocar en cualquier tiempo y tratan, entre otros, de los siguientes asuntos:
- prórroga de la duración de la sociedad
- disolución anticipada de la sociedad
- aumento o reducción del capital social
- cambio de objeto de la sociedad
- cambio de nacionalidad de la sociedad
- transformación de la sociedad
- fusión con otra sociedad
- emisión de acciones privilegiadas
- amortización por la sociedad de sus propias acciones y emisión de acciones de goce
- emisión de bonos
- cualquiera otra modificación del contrato social, y
- los demás asuntos para los que la ley o el contrato social exija un quórum especial
Los estatutos sociales son las disposiciones o directrices de actuación de cada sociedad. En caso de requerir que se realice alguna reforma a dichas disposiciones, es necesario celebrar una asamblea extraordinaria para modificar los estatutos en comento.
Es importante llevar las actas de asamblea de una sociedad en el libro de actas de asamblea. En él se harán constar todos los acuerdos tomados por los socios y se tendrá un orden, control y transparencia de la vida societaria. La LGSM prevé que si por alguna circunstancia no se puede pasar el acta al libro correspondiente, se debe protocolizar ante fedatario público.
Las asambleas especiales, están contempladas para el supuesto en el que existan distintas categorías de accionistas, o que se trate de tenedores de una clase especial de acciones, estos puedan reunirse. No obstante sean asambleas especiales, también pueden ser ordinarias o extraordinarias.
Para que una asamblea ordinaria se considere legalmente reunida, deberá estar representada, por lo menos, la mitad del capital social, y las resoluciones solo serán válidas cuando se tomen por mayoría de los votos presentes. Ello, salvo que en el contrato social se fije una mayoría más elevada.
Para el caso de las asambleas extraordinarias, deberán estar representadas, por lo menos, las tres cuartas partes del capital y las resoluciones se tomarán por el voto de las acciones que representen la mitad del capital social. Lo anterior salvo que en los estatutos sociales se fije una mayoría más elevada.
Algo importante es que si por alguna razón, la asamblea no pudiera celebrarse el día señalado para su reunión, se debe hacer una segunda convocatoria en la que se explique el porqué de esta circunstancia. Se convoca nuevamente y en la junta se resolverá sobre los asuntos indicados en la orden del día, con cualquiera que sea el número de acciones representadas.
Tratándose de asambleas extraordinarias, las decisiones se tomarán siempre por el voto favorable del número de acciones que representen, por lo menos, la mitad del capital social.
Cabe destacar que los accionistas que físicamente no pudieran estar en la asamblea el día y la hora fijados, pueden hacerse representar por mandatarios, ya sea que pertenezcan o no a la sociedad. Esta representación debe conferirse en la forma que prescriban los estatutos y a falta de estipulación, por escrito.
Normalmente con una carta poder, en la que se le haga saber al mandatario la fecha, la hora, el lugar de la asamblea y la forma en la que se quiera que se ejerza el voto del accionista, firmada en original, basta. Puede ser mandatario cualquier persona a excepción de los administradores ni los comisarios de la sociedad.
Desafortunadamente en la práctica son muchas sociedades las que no tienen al día sus libros y que no celebran las asambleas con la periodicidad que señala la ley. Esto obstaculiza la toma de decisiones, la planeación estratégica, a obtener créditos o financiamientos e incluso el poder hacer frente a revisiones de alguna autoridad.
