Con el paso del tiempo se almacena gran cantidad de documentación que ocupa espacio físico y que eventualmente, puede ser difícil de consultar. No importa si se habla de empresas o gobierno, aplica en ambos casos.
Hoy en día, se escucha sobre digitalizar los documentos con el fin de tener a nuestro alcance gran cantidad de información, de manera casi instantánea.
La digitalización implica que se pase de documentos físicos a un formato digital o electrónico. Esto puede tener diversos beneficios además del que puede resultar evidente: la optimización del espacio, nos comenta la licenciada Nuhad Ponce Kuri, socia de la firma Ponce Kuri, S.C.
Al comenzar con el proceso, es indispensable evaluar si es mejor adquirir por su cuenta los equipos para realizarlo, tales como: comprar scanners o contratar el servicio con un tercero; esto dependerá de las necesidades que se tengan, de la cantidad de documentación a digitalizar, la disponibilidad de recursos existentes y de personal, entre otros.
¿Cuáles son las ventajas de la digitalización?
Se encuentran varios factores que ayudan a optimizar las tareas diarias teniendo la información ordenada, organizada, de fácil acceso, disponible y segura. Algunas de las ventajas que nos ofrece esta opción tecnológica son:
- ahorro de tiempo y espacio: al tener todo en un medio digital se obtiene ahorro en el tiempo de búsqueda, así como más espacio
- seguridad y disponibilidad de la información: las medidas técnicas de seguridad que se tienen son controles que ayudan a restringir el acceso de usuarios, reducir el riesgo de la pérdida o de la sustracción no autorizada (se tiene a la vez esa información disponible y rastreable); se pueden tener datos sobre los accesos a los documentos, tanto de usuarios como de usos y de ahí es factible determinar a quién se le dará acceso, ya sea al interior o exterior de la organización
- tener acceso remoto: con los avances tecnológicos es común que se pueda trabajar fuera de la oficina; contar con la información que se usa a diario en un medio de almacenamiento digital; nos va a permitir tener acceso a ella, sin importar donde nos ubiquemos e incluso desde nuestro teléfono móvil
- organización y concentración óptima: toda la información se localizará en un solo lugar, estará ordenada y organizada conforme se programa
- mejora la preservación: las imágenes de los documentos relevantes y su mantenimiento se preservan en el tiempo
- el acceso más ágil y eficiente: apoyo de sistemas de gestión que permiten diversos tipos de búsquedas personalizadas, pre-configuradas o automatizadas
Las entidades gubernamentales que han optado por la digitalización permiten eficientar algunos de sus procesos o procedimientos de atención o de acceso.
Un claro ejemplo, es el poder obtener las actas de nacimiento por Internet. Esto ha ahorrado tiempo a ciudadanos que ya no residen en su ciudad de origen y que pueden conseguir este documento por medio de un portal.
Por lo que hace a las empresas, son cada vez más las que a través de este proceso, conservan los documentos intactos de sus empleados, clientes y proveedores, y obteniendo como resultado el eficientar su consulta y conservación. Con esto han logrado disminuir también el espacio físico que antes destinaban para su archivo físico en las instalaciones y para conservarlos en caso de así requerirlo, en bodegas.
Cabe distinguir que aunque optemos por este tema, será necesario conservar algunos documentos físicamente, por temas legales y consultar el marco jurídico.
NOM-151-SCFI-2016
Un ejemplo claro de la normatividad a revisar, es la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 relativa a los requisitos que se deben observar para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos. Esta prevé la posibilidad de que representaciones digitales de documentos que constan físicamente, puedan ser conservados por medios electrónicos, con idéntico valor probatorio que sus originales.
Esto quiere decir que se pueden preservar archivos digitales, audio, video y copias digitalizadas de manera legal. Para ello es importante cumplir con las condiciones que se establecen y contar con los programas informáticos adecuados para su conservación.
El gobierno está buscando tener una red digital que permita hacer más eficientes los procesos de conservación y respaldo, así como su correcta presentación en algún proceso legal y preservación a futuro. Una vez determinando que documentos debemos conservar físicamente, con posterioridad a su digitalización, será imponente seleccionar lo que podemos destruir de forma segura.
Conclusión
Es recomendable tener dos copias de seguridad, y que al tomar la decisión de digitalizar la información, se busque asesoría de personas con experiencia en el tema que nos ayude a determinar la manera de llevar a cabo el proceso y de decidir sobre la conservación física de los documentos, que de acuerdo con las leyes, sea necesaria conservar.
