Las sociedades mercantiles deben registrar sus movimientos administrativos y operativos, pues de esta forma existe rastro de todas sus decisiones, operaciones y efectos que se deriven de las mismas. Dichos registros se llaman libros corporativos.
La Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) establece que las sociedades anónimas deberán llevar los siguientes libros:
- registro de accionistas (art. 128, LGSM)
- actas de asamblea (art. 194, LGSM)
- variaciones de capital (art. 219, LGSM), y
- sesiones del consejo de administración
Por lo que hace al libro de sesiones del consejo de administración, es importante comentar que la LGSM no regula la obligación de tener este registro; sin embargo, es recomendable para una mejor administración de la sociedad.
La conservación de los libros corporativos podrá realizarse en formato impreso, o en medios electrónicos, ópticos o por cualquier otra tecnología, de conformidad con el artículo 46 Bis del Código de Comercio (CCom).
Respecto al plazo obligatorio de conservación, el precepto 46 del CCom prevé el deber de conservar los libros por un mínimo de 10 años.
Mismo periodo aplica para el caso de liquidación, ya que el numeral 245 de la LGSM señala que los liquidadores mantendrán en depósito los libros y papeles de la sociedad, durante 10 años después de la fecha en que se concluya la liquidación.
En lo concerniente a la materia fiscal, el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación impone la conservación de las actas constitutivas y las actas en las que se haga constar el aumento o disminución de capital, fusión o escisión de las sociedades, por todo el tiempo en que subsista la sociedad de que se trate.
