Los gerentes de la empresa en la que trabajo, me solicitan que convirtamos los libros societarios en un formato digital para poder eliminar los físicos
esto es posible
El artículo 34 del Código de Comercio (CCom) permite que los libros de accionistas, asambleas, variaciones de capital y sesiones del consejo de administración a que hace referencia la Ley General de Sociedad Mercantiles, sean conservados en formatos impresos, medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología, siempre que se observe lo establecido por la norma oficial mexicana (NOM) en la materia.
En este sentido, la NOM-151-SCFI-2016 “requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos” publicada el 30 de marzo de 2017 en el DOF, prevé los procesos involucrados en la digitalización de documentos en soporte físico a mensajes de datos con el fin de su conservación, mismo que debe hacerse con un proveedor certificado por la
Secretaría de Economía.
En cuanto a la destrucción de los documentos físicos, el punto B.9.1 del apéndice B de la NOM referida, señala que los documentos pueden ser destruidos según la naturaleza de la información de acuerdo con los ordenamientos legales aplicables y que todo caso, el proceso de digitalización otorga integridad al mensaje de datos obtenido; al respecto, el precepto 46 del CCom indica que el tiempo mínimo de conservación de los libros es de 10 años.
En todo caso, por el carácter de la información se sugiere que previó al inicio y destrucción de los documentos, se obtenga resolución favorable de la asamblea de accionistas o del consejo de administración.
