La Jefatura de Gobierno de la Ciudad de México dio a conocer en la Gaceta Oficial del 4 de agosto de 2021, el Decreto por el que se adicionan fracciones I Bis, II Bis, VIII Bis, XXI Bis, XXIII Bis, XXVIII Bis al artículo 2, se adiciona el artículo 7 Bis, un párrafo al artículo 32, una fracción al artículo 36, los artículos 76 Bis, 76 Ter, 76 Quater, 76 Quinquies, 84 Bis,100 Bis al 100 Vicies, un párrafo al artículo 109, 114 Bis, un párrafo al artículo 139, un párrafo al 146, un párrafo al artículo 169, un párrafo al artículo 218, los artículos 234 Bis, 234 Ter y 258 Bis y se reforman los artículos 2, 4, 5, 7, 35, 56, 67, 76, 77, 78, 79, 80, 82, 84, 92, 95, 96, 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 105, 106, 110, 111, 112,113, 115, 117, 118, 119, 123, 128, 131, 138, 148, 151, 154, 157, 158, 160, 166, 173, 174, 175, 176, 214, 216, 238, 247, 249, 252, 260, 261, 262, 264 y 268 de la Ley del Notariado para la Ciudad de México, para ordenar la actuación digital notarial. A continuación se presentan los detalles de estas modificaciones.
¿Qué es la actuación digital notarial?
Se entenderá como actuación digital notarial, al ejercicio de la función notarial a través de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en el entorno de un protocolo digital, con equivalencia funcional al protocolo ordinario (art. 2, fracc. I bis, adición).
Firmas electrónicas
Firma Electrónica Notarial
Para la celebración de actos, el notario emplearán su firma electrónica avanzada o firma electrónica de la CDMX, la cual para efectos de la ley es denominada firma electrónica notarial cuenta con el mismo valor jurídico que la firma autógrafa y su sello de autorizar (art. 2, fracc. XXI, adición).
Firma electrónica para la actuación digital notarial
Los particulares deberán contar con una firma electrónica avanzada denominada firma electrónica para la actuación digital para expresar su consentimiento en el otorgamiento de instrumentos, misma que tendrá el valor jurídico de la firma autógrafa (art. 2, fracc. XXI bis, adición).
Protocolo digital e instrumentos electrónicos
Las escritura o acta definidas firmadas con firma electrónica se denominarán instrumentos electrónicos y serán alojadas en el protocolo digital, definido como una matriz en soporte electrónico donde el notario alojará y autorizará las escrituras y actas con sus respectivos apéndices e índice electrónicos, que se otorgan ante su fe (art. 100 Quinies, adición).
El ejercicio de la función notarial digital, se ejercerá a través de una plataforma tecnológica e informática llamada sistema informático y una red cifrada de comunicaciones nombrada como red integral notarial.
La estructura que conformará el soporte digital del instrumento electrónico deberá permitir integrar o referir el texto del instrumento, sus adiciones, cambios, variaciones, razones, autorizaciones preventivas y definitivas, firmas electrónicas, así como los documentos y elementos que conformen el apéndice electrónico, las notas complementarias y otros elementos que lo integren; incluyendo fotografías, videos, audios, planos entre otros mensajes de datos (art. 100, Sexies, adición).
Los instrumentos electrónicos deberán ser numerados progresiva y cronológicamente con una numeración distinta a los asentados en el protocolo ordinario (art. 100, Septies, adición).
La parte utilizable del texto del instrumento electrónico deberá aprovecharse al máximo posible, no deberán dejarse espacios en blanco y las líneas que se impriman deberán estar a igual distancia unas de otras, salvo cuando se trate de la reproducción de documentos, la que podrá hacerse ya sea transcribiendo a renglón continuo o reproduciendo su imagen, incluyendo fotografías, planos y en general cualquier documento gráfico (art. 100 Terdecies, adición).
Las razones, menciones, certificaciones y demás notas que el notario requiera adicionar a un instrumento electrónico después de haberse firmado electrónicamente por los comparecientes y autorizado preventiva o definitivamente, lo insertará mediante notas complementarias que firmará con su firma electrónica notarial en el mensaje de datos vinculado (art. 100 Quaterdecies, adición).
El notario podrá actuar en el instrumento electrónico durante cinco años contados a partir de la certificación de cierre del archivo del libro de extractos respectivo; durante ese plazo, el notario podrá autorizarlo, adicionar razones y notas complementarias, expedir copias certificadas y testimonios. Expirado el plazo señalado, y una vez que el Archivo General de Notarías de la CDMX reciba el libro, estas atribuciones pasarán al archivo (art. 100 Quinquiesdecies, adición).
Si la escritura contiene varios actos jurídicos, los comparecientes manifestarán su voluntad por medio de su firma electrónica para la actuación digital notarial, por cada uno de ellos.
Si quienes deben firmar una escritura no lo hacen a más tardar dentro de los 30 días hábiles siguientes al día en que se extendió o alojó esta, en el respectivo protocolo, el instrumento quedará sin efecto y el notario le pondrá la mención de “No pasó” y su firma electrónica (art. 117, reforma).
En el protocolo digital, después de que todos los comparecientes hayan firmado la escritura con su firma electrónica para la actuación digital notarial, el notario la firmará con su firma electrónica notarial y con ello quedará autorizada definitivamente (art. 114 Bis, adición).
Estos instrumentos autorizados por el notario con la firma electrónica notarial gozarán de fe pública y su contenido se presume auténtico (art. 100, Octies adición).
El instrumento electrónico serán nulo, entre otros supuestos, si fuese firmado por las partes o autorizado por el notario fuera de la Ciudad de México o fuera de la actuación digital notarial (art. 173, reforma).
Reconocimiento de firmas electrónicas
Cuando se trate de reconocimiento o puesta de firmas electrónicas y de la ratificación de contenido, se hará constar lo sucedido al respecto ante él, así como la identidad de los comparecientes y que estos tienen capacidad.
La firma electrónica o su reconocimiento, con su respectiva ratificación de contenido, podrán ser a propósito de cualquier documento redactado en idioma distinto al español, sin necesidad de traducción y sin responsabilidad para el notario. En el acta respectiva se incluirá la declaración del interesado de que conoce en todos sus términos el contenido del documento y en lo que este consiste.
En el caso de ratificación de firmas electrónicas, el compareciente declarará a que la firma electrónica es el medio que acordó para atribuir autoría y efectos jurídicos al documento o mensaje de datos cuyo contenido ratifica, así como la plataforma electrónica utilizada para firmar electrónicamente y el tipo de firma electrónica utilizada en el documento o en el mensaje de datos a ratificar, salvo que el compareciente manifieste desconocer la información (art. (139, reforma).
Protocolización de documentos electrónicos
La protocolización de mensajes de datos y documentos electrónicos podrá realizarse mediante la incorporación del archivo electrónico respectivo al apéndice del instrumento del protocolo ordinario o digital. En el caso del protocolo ordinario, además y de ser posible conforme a la naturaleza del mensaje de datos o documento electrónico, se agregará al apéndice una representación impresa del mismo (art. 139, reforma).
Testimonios
Los notarios, a partir del archivo o instrumento electrónicos, podrán expedir en soporte papel testimonios, certificaciones y copias certificadas firmados electrónicamente. El mensaje de datos que contenga la reproducción será firmado con su firma electrónica notarial, y las hojas deberán contener el sello de autorizar y una matriz de datos bidimensional o cualquier otra tecnología análoga existente o por existir (art. 148, reforma).
Los testimonios, copias certificadas y certificaciones en soporte papel firmados electrónicamente deberán ser autorizados al final con la firma autógrafa del notario y su sello de autorizar, y contendrán además la mención de que el documento fue firmado electrónicamente, incluyendo una representación impresa de la firma electrónica notarial (art. 154, reforma).
Índice electrónico
Los notarios tendrán que elaborar un índice electrónico de todos los instrumentos electrónicos autorizados o con la mención de “No pasó”, en el que se expresará respecto de cada instrumento (art. 100 Sexiesdecies, adición):
número progresivo de cada instrumento
libro donde consta su extracto
fecha de asiento
nombre y apellidos de las personas físicas otorgantes, así como los nombres y apellidos o en su caso, denominaciones o razones sociales de sus representados
naturaleza del acto o hecho que contiene
datos de los trámites administrativos que el notario juzgue conveniente asentar
datos que el Colegio de Notarios y la autoridad competente de la CDMX determine como necesarios para el constante mejoramiento y modernización de la función notarial mediante el sistema informático
Seguridad de los instrumentos
El alojamiento del instrumento electrónico se hará en el sistema informático mediante una interconexión segura y cifrada dentro de la red integral notarial, que deberá garantizar la seguridad informática y protección de datos personales (art. 100 Decies, adición).
El notario será responsables de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los instrumentos electrónicos, además del protocolo digital. En caso de que se vulnere la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los mensajes de datos o parte de ellos, deberá dar aviso inmediato al ministerio público para que, posteriormente acompañado de la denuncia correspondiente, se haga del conocimiento a la autoridad competente, quienes realizarán las medidas pertinentes; y se deberán restaurar de inmediato la integridad y disponibilidad de los mensajes de datos vulnerados a través de los respaldos y redundancias respectivas (art. 100 Undecies, adición).
Copias certificadas digitales
Se entenderá por copia certificada electrónica a la reproducción o representación gráfica, total o parcial, según sea el caso, de una escritura o acta, con o sin sus respectivos documentos del apéndice, o solo de estos o de alguno de estos, que el notario expida únicamente en soporte electrónico y que autoriza mediante la utilización de su firma electrónica notarial (art. 158, reforma).
Esta copia será un documento válido jurídicamente y se considerará con valor equivalente a los testimonios para efectos de inscripción en las instituciones registrales.
Las copias certificadas electrónicas deberán generarse a partir del archivo o instrumento electrónicos, debiendo coincidir en todo momento con sus contrapartes físicas
o electrónicas, según el caso (art. 159, reforma).
El testimonio, copias certificadas y certificaciones serán nulos, entre otros, en los siguientes casos:
- cuando dicha reproducción o representación no tenga la firma electrónica notarial, y
- si al momento de expedición, el notario no tiene vigente el certificado electrónico de su firma electrónica
Comentarios finales
Si bien es de celebrar la implementación de servicios notariales 100 % digitales, los beneficios que estos traerán consigo no se verán en corto plazo, pues de conformidad con los artículos segundo y tercero transitorio del decreto, las disposiciones relativas a la actuación digital notarial entrarán en vigor a los dos años a partir de la fecha de su publicación en la Gaceta.
Lo anterior es así ya que aún deben emitirse diversos procedimientos técnicos de conservación de las matrices electrónicas, medidas de seguridad, tratamiento de la información digital, su respaldo, criterios técnicos para la interoperabilidad, redundancia de la información con las plataformas, etc. Además, la Agencia Digital de Innovación Pública deberá realizar las adecuaciones técnicas para el desarrollo de las herramientas tecnológicas para la prestación de los servicios digitales.
