Si el equipo está re-aprendiendo algo que había hecho antes y ya no recuerda cómo hacerlo adecuadamente, tal vez llegó el momento de estandarizar
Emprender no es fácil. En el camino, diversas situaciones pueden llevar a que los emprendedores cierren sus negocios; entre ellos se encuentran la mala administración financiera o, incluso, la mala sistematización u organización del negocio, señaló Expediente Azul.
Al respecto, el CEO de la firma, Juan Carlos González, explicó que mientras no se genere una organización completa del negocio que estandarice procesos, el día a día puede terminar absorbiendo tanto a emprendedores como a colaboradores al grado de eliminar la productividad y con ello, ventas e ingresos.
“A veces los emprendedores pueden caer en la trampa, de manera consciente e inconsciente, de diseñar y vivir en un sistema de trabajo donde ellos son vitales para que todo siga funcionando -y, por lo tanto, viven atados a su negocio-. Sin embargo, esto puede terminar no sólo con su productividad y su emprendimiento, sino también con su vida personal y su salud. Por ello, deben crear sistemas y una cultura de estandarización en su empresa”, afirma.
Para ello, González compartió cuatro ejes que permiten a cualquier modelo de negocio que opere, crezca y sirva a su propósito, delegando la capacidad de logro a un equipo organizado sin que eso signifique largas horas de trabajo:
políticas - Las reglas y consecuencias con las que opera cada sistema, siempre documentadas, avaladas y promovidas por el CEO.
procesos - La serie de pasos necesarios para cumplir con las tareas.
gente - Personas capacitadas y adecuadas para ejecutar los procesos.
herramientas - La mejor tecnología para que los colaboradores cometan menos errores y entreguen resultados de la manera más eficaz posible.
“Cada uno de los ejes no puede funcionar el uno sin el otro. Por ejemplo, no se puede confiar en que sólo una herramienta o software será capaz de aumentar la productividad del equipo, por ello deben ser operadas por gente capacitada y adecuada, guiada por procesos documentados y políticas oficialmente publicadas y soportadas por dirección. La suma de estos elementos tiene como consecuencia una cultura de estandarización u organización”, detalló.
Para saber si es necesario iniciar este proceso, el experto, indicó algunas señales:
estás haciendo una actividad que puede y debe ser delegada.
los trabajadores buscan delegarte su trabajo.
se ha cometido un mismo error, más de una vez.
el equipo está re-aprendiendo algo que había hecho antes y ya no recuerda cómo hacerlo adecuadamente.
los colaboradores o clientes hacen la misma pregunta más de una vez.
Otra recomendación es que, si ya existe un proceso que debería haber evitado fallas, es necesario indagar por qué falló y mejorarlo o, en su defecto, aplicar la política porque alguien decidió no seguirlo. En caso de que no exista, aconseja, es importante escribir el proceso, documentar las políticas, hacer una primera prueba y, finalmente, capacitar a los colaboradores. Un problema puede convertirse en un nuevo sistema o en la mejora de otro ya existente.
Una vez aprendida la forma en la que se pueden estandarizar procesos, se aconseja trabajar en la creación de cuatro sistemas básicos:
comercial: Que los vendedores desarrollen oportunidades de venta al punto de poder cotizar, dar seguimiento y cerrar sin improvisar.
operación: Que el equipo de trabajo ejecute los mismos pasos para entregar el mejor producto o servicio que la empresa puede generar.
administración: Cobros, pagos y validación de presupuestos, todo en manos de alguien que no sea el CEO.
gestión: Identificar cinco indicadores de desempeño que revelen si la tendencia del negocio es positiva o no, y documentar el plan de acción cuando cualquiera de ellos salga de sus rangos normales.
Para Juan Carlos “las políticas y procesos sirven para proteger a la gente de sus errores, generalmente causados por una mala improvisación o fallas de criterio al atender una excepción. Es importante reconocer que habrá situaciones en el día a día que requerirán de procesos creados anteriormente. Si esto no existe en una organización, sin duda la productividad bajará porque los involucrados tendrán que perder tiempo tratando de resolver un problema que pudo tener un plan para resolverse. Las empresas no pueden vivir de la improvisación, porque pueden ir directo al fracaso”.
Por último, propuso una reflexión: “¿Tiene caso que cargues con el riesgo de emprender si tu negocio solo te regala un estilo de vida atado a él?”.
