La asamblea anual es un deber legal para ciertos tipos de sociedades. El fin es que el encargado de la administración le dé a conocer a los socios un panorama real de la situación financiera y operativa de la empresa, para que se puedan hacer los ajustes necesarios.
Obligatoriedad
Tratándose de sociedades anónimas (SA), la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) impone a los administradores y comisarios la obligación de presentar la información financiera a la asamblea de accionistas cada año.
Tipo de asamblea
El estudio de la información financiera es competencia de la asamblea ordinaria, y dentro del orden del día se indicarán los siguientes asuntos (art. 181, LGSM):
- aprobación o modificación del informe de los administradores, tomando en cuenta el informe de los comisarios, y toma de las medidas que se juzguen oportunas
- nombramiento o revocación del administrador o consejo de administración y a los comisarios, y
- determinación los emolumentos correspondientes cuando no hayan sido fijados en los estatutos
Periodicidad
En la SA se lleva a cabo dentro de los cuatro meses que siguen a la clausura del ejercicio social (enero a abril); y en las sociedades de responsabilidad limitada (SRL) la cuenta de administración se rinde semestralmente (arts. 46 y 83, LGSM).
Requisitos previos
Es imprescindible la publicación de una convocatoria para llamar a los accionistas a reunirse en cierta fecha. Los responsables de esta tarea son el administrador único, los miembros del consejo de administración, y ante su ausencia, el comisario u órgano de vigilancia (arts. 155, 166 y 183, LGSM). El contenido de la convocatoria contempla los elementos siguientes:
- denominación o razón social
- hora, fecha y lugar de celebración
- naturaleza de la reunión (ordinaria, extraordinaria o mixta)
- orden del día. Debe ser clara y precisa, sin incluir referencias inexactas o vagas sobre los asuntos que se van a tratar; de lo contrario, el día de la celebración de la asamblea, los accionistas pueden verse sorprendidos si se les plantean cuestiones que ignoraban o de las cuales no estaban bien informados, lo cual transgrede su derecho de acceso a la información
- aviso de la disposición del informe en el domicilio social, y
- firma de quien la haga
La convocatoria debe publicarse con la anticipación que fijen los estatutos, pero ante la falta de señalamiento expreso, la ley prevé los siguientes términos (arts. 81, 186 y 268, LGSM):
- ocho días para la SRL
- 15 días para la SA, y
- cinco días hábiles tratándose de una SAS
El plazo se computa en días naturales, pues el artículo 84 del Código de Comercio (CCom) que indica que en las operaciones mercantiles no se reconocen términos de gracia o cortesía y los cómputos se entienden en días de 24 horas, meses según estén destinados en el calendario gregoriano y años de 365 días. Lo anterior no es aplicable para las sociedades por acciones simplificadas (SAS), cuyo plazo se computa en días hábiles por así establecerlo la LGSM.
Es importante señalar que para el conteo, no debe considerarse el día de la publicación, ni el de la celebración de la reunión.
Ahora bien, las SA tienen que publicitar la convocatoria a través del Sistema Electrónico de Publicaciones de Sociedades Mercantiles de la Secretaría de Economía, con independencia de que se publique adicionalmente en otro medio de difusión, como el periódico oficial o de mayor circulación de la entidad federativa del domicilio de la compañía, porque en los estatutos así se estipule. Por su parte, la SRL, la da conocer por medio de cartas certificadas dirigidas a cada socio con acuse de recibo (arts. 81 y 186, LGSM).
Si por cualquier causa la asamblea no logra efectuarse en el día estipulado, se tiene que emitir una segunda convocatoria con la expresión de que la primera no se celebró, y debe reunir todas las formalidades anteriormente indicadas (art. 191, LGSM).
Excepción de convocatoria
La asamblea es válida si no existe una convocatoria, siempre que en el momento de la votación esté representada la totalidad de las acciones y solo tratándose de SA (art. 188, LGSM).
Instalación de la asamblea
Lugar
El domicilio social es el lugar previsto por la LGSM para realizar la asamblea, entendiéndose por este al término municipal donde la entidad tenga su residencia.
Presidencia
Deben ser presididas por el administrador o por el consejo de administración, y el comisario está obligado a acudir siempre a las reuniones, teniendo voz, pero no voto (arts. 80, 166, fracc. VIII y 193, LGSM).
Escrutinio
Todos los socios tienen derecho a acudir a la asamblea anual, salvo que los estatutos condicionen este derecho,
o bien, los limiten a asistir, pero no a deliberar al respecto.
Para la validez de la asamblea se requiere cierto quórum de asistencia y deliberación. Al ser una asamblea ordinaria, para que se considere legalmente reunida, debe comparecer al menos la mitad del capital social (50 %) y para que las resoluciones tengan efectos tienen que ser tomadas por la mayoría de los votos presentes (arts. 189, 191 y 195, LGSM).
Es costumbre que el escrutinio sea practicado por el secretario de la asamblea o por alguna persona designada como escrutador, y se haga constar en una lista de asistencia firmada por los accionistas presentes, con base en la exhibición de las acciones.
Los accionistas pueden hacerse representar por medio de otra persona, sin importar si es socio o un extraño a la entidad, siempre que no sean los administradores o comisarios. Esta representación comprenderá la totalidad de las participaciones de que sea titular el socio y se confiere por escrito, observando los requisitos que indique el contrato social (art. 192).
En la SRL, las decisiones se toman por la mayoría de votos de los socios que representen la mitad del capital social, salvo que los estatutos dispongan de una mayoría elevada. Si el porcentaje no se reuniera, se podrá convocar a una segunda asamblea y la decisión será tomada por la mayoría de votos de la porción del capital que se encuentre presente (art. 70, LGSM).
Rendición de cuentas
El informe que presente el administrador debe agregarse un dictamen que emita el comisario que contenga su opinión sobre (art. 166, fracc. IV, LGSM):
- si las políticas y criterios contables y de información seguidos por los administradores son adecuados y suficientes
- si esas políticas y criterios han sido aplicados consistentemente en la información presentada, y
- si la información entregada por los administradores, refleja en forma veraz y suficiente la situación financiera y los resultados de la sociedad en el ejercicio
Se recuerda que durante el tiempo que transcurra entre la fecha de publicación de la convocatoria y la celebración de la asamblea, los accionistas tienen derecho a que se ponga a su disposición, en el domicilio social, el informe de los administradores y comisarios, pudiendo exigir una copia para su revisión (arts. 173 y 186, LGSM).
Voto
Como ya se indicó la deliberación en una asamblea ordinaria se realiza por la mayoría de los votos presentes; sin embargo, dentro de este conteo no se computan los correspondientes a los administradores (en caso de que también sean accionistas), porque estos funcionarios y los comisarios tienen prohibido participar en los asuntos relativos
a la aprobación de sus informes, por el conflicto de intereses que existe. De no atender esta prohibición la resolución será nula, siempre que sin el voto de dicho administrador o comisario no se hubiera logrado la mayoría requerida (art. 197, LGSM).
Asimismo, no podrán contarse las acciones de voto limitado, al menos que tengan reconocido expresamente el derecho para la aprobación de estados financieros.
Aplazamiento
Exclusivamente en las SA, los accionistas que reúnan el 33 % de las acciones representadas en la asamblea, pueden solicitar el aplazamiento de la votación de cualquier asunto respecto del cual no se consideren debidamente informados, en cuyo caso se retomará dentro de tres días sin necesidad de una convocatoria previa (art. 199, LGSM).
Aplicación de resultados
La consecuencia inminente de conocer los estados financieros de la sociedad, es determinar el destino de los resultados. Si se obtuvieron utilidades los accionistas tienen derecho a determinar qué aplicación les darán, ya sea que decidan que se les distribuyan como dividendos o se formen reservas voluntarias; no obstante, la asignación está subordinada a la observancia de las siguientes condiciones (arts. 18, 19, 20 y 113, LGSM):
- que las ganancias estén reflejadas en los estados financieros aprobados
si existen pérdidas de capital de ejercicios anteriores, primero dicho capital debe ser reintegrado o reducido, o bien, sean absorbidas mediante la aplicación a otras partidas del patrimonio - esté constituido el fondo de reserva, separándose como mínimo el cinco por ciento de las utilidades, hasta que importe la quinta parte del capital social, y
- se pague el dividendo preferente de cinco por ciento a las acciones de voto limitado
Fondo de reserva
Las entidades deberán crear un fondo destinado a su protección, que les ayude a hacer frente a las contingencias que pudieran presentarse; por ejemplo, para compensar pérdidas. Al respecto, los preceptos 20 al 22 de la LGSM, imponen los siguientes características:
- su constitución no es obligatoria para la sociedad por acciones simplificadas y la sociedad civil, salvo que en el contrato social se estatuya así
- el porcentaje mínimo y máximo de integración varía: para las sociedades reguladas por la LGSM, la retención será del 5 % de las utilidades netas hasta que represente la quinta parte (20 %) del capital social. En las sociedades cooperativas, se constituye con el 10 al 20 % de los rendimientos hasta que represente el 25 % del capital. La cuantía del fondo puede ser mayor siempre que así se fije en los estatutos, pero nunca puede ser menor al porcentaje establecido en la norma, siendo nulos todos los acuerdos en contrario
- ante la omisión de integrarla habrá responsabilidad ilimitada y solidaria a los administradores a cargo, obligándolos a entregar a la compañía una cantidad igual a la que debía separarse
- puede capitalizarse: en cuyo caso, se debe reponer el monto disminuido de la reserva a partir del ejercicio siguiente
- no puede repartirse: porque es una partida destinada a la protección de la empresa. Por tanto, quedará prohibida su distribución entre los socios, debiendo ser reconstruida cuando se reduzca por cualquier motivo. Si la reserva legal es repartida para fines distintos a los de su capitalización, el administrador podrá repetir contra los accionistas por el valor de lo que se les entregue, y
- los terceros pueden exigir su creación: además de los socios, los acreedores de la entidad tienen legitimación para demandar en la vía sumaria la integración de la reserva legal
El momento idóneo para el cálculo del fondo de reserva del ejercicio será después de haberse aprobado los estados financieros.
Reparto de dividendos
De acuerdo con el artículo 19 de la LGSM, la distribución de utilidades estará condicionada a la aceptación de los estados financieros que las arrojen por la asamblea de socios. En las sociedades civiles, no existe la obligación legal, por lo que dependerá de lo previsto en el contrato social.
Constancia
Todos los acuerdos tomados en la asamblea deben constar en un acta firmada por el presidente, secretario y los comisarios que concurran, y tiene que asentarse en el libro de registro de asambleas que lleve la sociedad; mismo que debe contener (art. 41, CCom):
- fecha respectiva
- asistentes a la asamblea y el número de acciones que cada uno represente
- número de votos del que pueden hacer uso
- acuerdos tomados consignados a la letra
- votos emitidos, cuando las votaciones no sean económicas, y
- firma de las personas a quienes los estatutos confieran esta facultad
Impugnación de la asamblea
Cuando las resoluciones sean contrarias a la ley o se opongan a los estatutos serán nulas. En este sentido, los acuerdos de la asamblea pueden impugnarse judicialmente, si lo solicitan los accionistas que representen el 25 % del capital y se cumplan las siguientes exigencias (art. 201, LGSM):
- la demanda se presente dentro de los 15 días siguientes a la fecha de clausura de la asamblea
- los reclamantes no concurran a la asamblea o voten en contra, y
- se señale la cláusula del contrato social o el precepto legal infringido, así como el concepto de violación
Comentario final
No es obligatorio que en cada asamblea anual se nombre a un nuevo administrador o comisario. Lo que sí es recomendable es que cada año se revise su gestión para detectar posibles irregularidades, en cuyo caso, los accionistas podrán ejercitar una acción de responsabilidad civil en su contra.
