No obstante, los libros corporativos solo son obligatorios para las sociedades anónimas y de responsabilidad limitada, es importante que cualquier entidad los adopte, pues con ellos se dejan asentados todos los movimientos más importantes de la empresa, pero ¿qué libros existen, y cómo deben integrarse? A continuación, los detalles.
Si te interesa saber si pueden destruirse los libros corporativos consulta este enlace.
Libro de registro de acciones
En él se actualiza la entrada o salida de socios y la modificación de su participación en la sociedad y de acuerdo con los artículos 73 y 128 de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) debe contener los elementos siguientes:
- nombre, la nacionalidad y el domicilio del accionista y la indicación de las acciones que le pertenezcan, expresándose los números, series, clases y demás particularidades
- indicación de las exhibiciones que se efectúen, y
- transmisiones que se realicen
Libro de actas de asamblea
Conforme al precepto 194 de la LGSM, las actas de asamblea generales de accionistas se tienen que asentar en el libro respectivo y firmarse por el presidente y secretario de la asamblea, así como por el comisario que estuviera presente, anexándose los documentos que justifiquen que se llevarin a cabo las convocatorias.
El dispositivo 36 del Código de Comercio (CCom), menciona que los comerciantes deben llevar un libro de actas en el que no solo se harán constar los acuerdos que tomen las asambleas, sino también los consejos de administración.
Libro de variaciones de capital
Según el numeral 219 de la LGSM, todo aumento o disminución de capital debe escribirse en un libro de registro.
A pesar de que la ley es omisa en señalar los datos que deben asentarse, se recomienda, indicar con precisión la fecha en que se hace la variación, el monto de la misma y el importe del capital social resultante de la operación.
Libro de sesiones del consejo de administración
Algunas empresas acostumbran a llevar una bitácora de las reuniones de los administradores para que quede asiento de sus decisiones.
¿Cómo conservar los libros?
En términos del artículo 34 del CCom, las sociedades podrán optar a conservar sus libros en formato impreso, o en medios electrónicos, siempre y cuando se apeguen a los requisitos siguientes:
- libro impreso: deberán estar encuadernados, empastados y foliados. La encuadernación puede hacerse a posteriori, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio, y
- libro electrónico: deberá observar lo establecido en la NOM-151
Por último, todos los registros deben llevarse en castellano, aunque la entidad sea extranjera.
