El 25 de septiembre de 2024 se publicó en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México el nuevo Reglamento de la Ley del Notariado para la Ciudad de México (RLN). Aunque este reglamento no introduce cambios sustanciales, sí incorpora modificaciones en la terminología y estructura, además de algunas nuevas obligaciones administrativas para los notarios en el ejercicio de sus funciones. No obstante, lo más relevante es la incorporación de reglas para la implementación de la actuación notarial digital, prevista desde el año pasado en la Ley del Notariado para la Ciudad de México (LN). A continuación, se destacan los aspectos más importantes, especialmente aquellos de interés para quienes utilizan los servicios de los fedatarios públicos.
Atención de quejas
Las autoridades competentes deberán comunicar al Colegio de Notarios de la Ciudad de México las quejas y denuncias administrativas relacionadas con deficiencias en el servicio notarial o problemas de imparcialidad del notario. Se precisa qué situaciones constituyen una queja, incluyendo la negativa injustificada a prestar un servicio notarial. Además, se permite que cualquier irregularidad en el desempeño notarial sea presentada como denuncia administrativa, ya sea por parte del Colegio, autoridades o personas con interés jurídico. El reglamento subraya la responsabilidad administrativa de los notarios, indicando que las autoridades serán notificadas de estas infracciones. Asimismo, el Colegio tendrá la obligación de implementar soluciones de manera expedita y podrá celebrar convenios para mejorar la atención de quejas y denuncias (arts. 18 y 19 del RLN).
Para la atención de quejas, se iniciará un procedimiento de conciliación entre el afectado y el notario, reduciendo el plazo máximo de seis a tres meses, a partir de la aceptación expresa de las partes involucradas
(art. 22 del RLN).
Cambio de domicilio
El procedimiento por seguir por un notario público que decida cambiar la ubicación de su oficina incluye la notificación a la autoridad, con al menos 15 días hábiles de anticipación al cambio. Se requiere presentar el comprobante de pago de la publicación del aviso en la Gaceta, el cual debe incluir el nuevo domicilio, número de teléfono y correo electrónico. En caso de que la autoridad detecte que el aviso requiere aclaraciones o correcciones, lo notificará al notario, quien tendrá tres días hábiles para realizar los ajustes necesarios (artículo 41 del RLN).
Tramitación sucesoria
El reglamento fija un plazo de 10 días naturales para la publicación de la declaración de herederos a que hace referencia el artículo 187 de la Ley del Notariado (art. 49 del RLN).
Suplencia en protocolo digital
La normativa regula el uso de firmas electrónicas y credenciales de acceso en la suplencia notarial dentro del protocolo digital. Los notarios que utilicen el sistema informático pueden ser suplidos por otros notarios que no hayan optado por dicho sistema. Los suplentes deberán utilizar sus propias credenciales de acceso y firmar con su firma electrónica notarial en el protocolo digital del notario a quien sustituyen.
Además, cuando se trate de notarios asociados, el titular del protocolo es quien deberá optar por su interconexión al sistema informático. Los notarios asociados también deberán actuar utilizando sus credenciales personales y firmar con su propia firma electrónica notarial (art. 51, RLN).
Actuación notarial y protocolo digital
La actuación digital notarial se refiere a las actividades que realiza el notario dentro de un entorno digital controlado, centralizado en el Sistema Informático y mediante la Red Integral Notarial. Este sistema está diseñado para que los notarios puedan firmar documentos electrónicos, siguiendo una serie de pasos y condiciones que aseguren la autenticidad y seguridad de la operación. Los principales aspectos son los siguientes (art. 165, RLN):
- creación del perfil del prestatario: el sistema permitirá crear un perfil a la persona física o moral que contrata los servicios del notario (prestatario), registrando datos como nombre completo, CURP, RFC, correo electrónico, teléfono móvil y otros datos generales
- identificación oficial: el sistema también almacenará una imagen digitalizada de la identificación oficial con fotografía o una reproducción de una identificación digital del prestatario
- captura y resguardo de datos biométricos:
- se capturarán y resguardarán los datos biométricos que determine el Colegio de Notarios, para garantizar la autenticación en la plataforma
- resguardo de las claves de firma electrónica: se custodiarán las claves públicas y privadas de la firma electrónica avanzada o la firma electrónica de la Ciudad de México, que el prestatario utilizará para firmar los instrumentos electrónicos, y
- expresión del consentimiento: el prestatario d berá manifestar de manera expresa su voluntad de utilizar el certificado electrónico resguardado para formar la firma electrónica que se usará en la actuación digital notarial
Una vez que se recopilen estos datos, documentos e información, se generará un registro para el usuario junto con una contraseña y el prestatario podrá hacer uso de su firma electrónica para firmar instrumentos electrónicos. Este registro deberá ser actualizado si alguno de los elementos cambia, caduca o deja de tener efecto, y se podrá solicitar en cualquier momento la cancelación de su registro (art. 167, RLN).
Proceso de firma de instrumentos electrónicos
Los pasos para que un notario registrado y habilitado firme electrónicamente un instrumento dentro del protocolo digital notarial, serán los siguientes (art. 168, RLN):
- acceso mediante autenticación biométrica: el prestatario podrá acceder a su perfil dentro del sistema a través de la autenticación de los datos biométricos que previamente fueron resguardados
- geolocalización del dispositivo: el sistema utilizará geolocalización para ubicar el dispositivo desde el cual el prestatario se conecta a la plataforma del sistema informático mediante la Red Integral Notarial
- verificación de identidad: deberá mostrar una identificación oficial, ya sea física o digital, a través de medios ópticos o electrónicos. Los biométricos de la identificación se compararán con los que están resguardados en el sistema, permitiendo al notario verificar la identidad del prestatario
- lectura del instrumento: el prestatario debe tener la posibilidad de leer una representación completa del instrumento, así como su apéndice, antes de proceder con la firma
- videoconferencia opcional: si el notario lo considera necesario, se podrá realizar una videoconferencia única y exclusivamente a través del sistema informático. Esto permitirá al notario asegurarse de que el prestatario comprende plenamente el contenido del instrumento y está conforme con el mismo
- firma electrónica: finalmente, el notario habilitará al prestatario para firmar el instrumento electrónico utilizando su firma electrónica, lo que formaliza la actuación digital notarial
Respaldo digital
De acuerdo con el artículo 249 Bis de la LN, el gobierno de la CDMX implementará un programa de digitalización para convertir los documentos que conforman el Archivo General de Notarias en formatos electrónicos, creando respaldos digitales confiables y accesibles.
Para ello, se establecerá un calendario que asegure la implementación del programa de digitalización del acervo documental, de acuerdo con las capacidades técnicas, operativas, funcionales y presupuestales disponibles. Es importante destacar que los documentos electrónicos tendrán la misma validez jurídica que sus contrapartes físicas. Sin embargo, en caso de que surja alguna discrepancia entre ambos tipos de documentos, prevalecerá el contenido asentado en el soporte físico (art. 164, RLN).
Comentarios finales
El nuevo RLN entró en vigor al día siguiente de su publicación, y con él se abroga el Reglamento de la Ley del Notariado para la Ciudad de México, publicado el 1o. de octubre de 2018.
