En México, cada vez son más las pequeñas y medianas empresas que se ven afectadas en su crecimiento y la continuidad de su negocio por diversos factores. Por ejemplo la dificultad en el acceso a fuentes de financiamiento, la compleja implementación de planes de negocio para lograr un crecimiento sostenido y por último, la materialización de riesgos derivado de la falta de un sistema de control interno adecuado que permita la consecución de los objetivos establecidos por cada entidad.
De esta manera, surge la necesidad de crear estrategias y sinergias dentro de toda organización desde el inicio de sus operaciones, que proporcione certidumbre razonable de que los riesgos a los cuales se encuentra expuesta la entidad están identificados y correctamente gestionados.
A través de la implementación de un sistema de control interno robusto y funcional, la organización eficienta sus procesos internos, gestiona sus riesgos, minimiza posibles pérdidas de activos, emite información financiera fiable y oportuna e incluso da cumplimiento en un lapso relativamente corto a cualquier revisión interna y externa relacionada con aquellos organismos reguladores que le supervisan.
Pero, ¿de qué manera es posible implantar un sistema de control en una pequeña o mediana empresa? Si bien, la responsabilidad de que exista un sistema de control adecuado recae en la dirección general de toda organización, es bien visto que esta se haga llegar de recursos necesarios y sobre todo de áreas especializadas en el desarrollo de una estrategia de control, como es el caso de aquellas que cuentan con conocimientos sólidos en control interno, auditoría interna, contraloría etc. No obstante, la mayoría de las empresas que se constituyen no incorporan de manera inmediata en sus estructuras internas áreas de control y supervisión sino al cabo de un periodo de tiempo que en ocasiones puede ser muy extenso. Esto, más que beneficiarlas, en muchas ocasiones les genera ciertos conflictos, pues es probable que los procesos que implementaron desde un inicio no sean los más adecuados para su modelo de negocio; y por ende, el cambio resulta complicado, aun considerando que en ese momento la entidad de que se trate se encuentre altamente expuesta a la materialización de riesgos.
En este contexto, a medida de que la alta dirección incluya de forma temprana y oportuna un área de control/supervisión como es el caso de la auditoría interna, se encontrará en posibilidades de estructurar mecanismos de control funcionales.
Según el Instituto de Auditores Internos The IIA por sus siglas en inglés (The Institute of Internal Auditors) la auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.
De esta manera, a partir de la inclusión en los procesos iniciales de la organización, la auditoría interna conforme a su naturaleza se encontrará en posibilidades de recomendar: la adopción de un marco de control para la organización; el reforzamiento e implementación de controles en procesos específicos de la entidad (financieros y no financieros); la forma en que se están gestionando los riesgos; el establecimiento o mejoramiento de un gobierno corporativo apegado a las mejores prácticas del sector y en general opinar acerca del estado que guarda el sistema de control interno de la entidad, sin que esto comprometa su independencia; y por ende, su objetividad al momento de evaluar cada aspecto de control.
A medida de que el área de auditoría interna emite sus observaciones y/o recomendaciones derivado de las funciones de consultoría que le sean encomendadas en los primeros meses o años de constitución de la empresa, esta última se verá en la necesidad de atender y generar controles para evitar reincidir.
Recordemos que durante una labor de aseguramiento o consultoría, es importante contar con una “base” o “criterio” para identificar la “condición” en la cual se encuentra el proceso bajo estudio, conocer las causas de su cumplimiento/incumplimiento y así poder determinar cuáles son los efectos que pudiera tener la entidad.
De este modo, para minimizar los hallazgos surge la importancia de que la organización elabore documentos clave como: políticas, procedimientos, manuales de operación, manuales de gestión de riesgos, matrices de riesgos con su respectiva asociación de controles, matrices de segregación de funciones, perfiles y descriptivos de puesto, diagramación de procesos, manuales organizacionales, códigos de ética y de conducta etc.
Actualmente existen diversos marcos de control interno que ofrecen orientación y criterios básicos para la implementación de un sistema de control efectivo, a través de los cuales, la entidad puede documentar y formalizar sus propios lineamientos de control (framework) que le darán la pauta necesaria para estructurar a lo largo de su trayectoria sus procesos. Uno de los más conocidos internacionalmente es el Marco de Control Interno emitido por el Comité de Organizaciones patrocinadoras de la Comisión de Treadway (COSO por sus siglas en inglés) mismo que persigue: eficacia y eficiencia en las operaciones, fiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de leyes, regulaciones y contratos, basado en cinco pilares: ambiente de control, actividades de control, evaluación de riesgos, información y comunicación, y monitoreo.
Si la adopción de un sistema de control se complementa con una revisión y seguimiento de su cumplimiento de manera constante por parte de la auditoría interna, la entidad pronto tendrá una cultura de control interno funcional.
El sistema de control interno, es pues, el conjunto de políticas y procedimientos diseñados y operados para asegurar que los riesgos estén correctamente identificados y proporciona seguridad razonable de que se alcanzarán los objetivos. Si estos procesos son mejorados constantemente a través de la opinión independiente del área de auditoría interna, su cumplimiento e implementación será efectivo y permeara de manera positiva en el crecimiento de la organización.
Dado que el control interno requiere de retroalimentación para efectos de medición y corrección. La función de auditoría interna permite medir el rendimiento y cumplimiento de los procesos establecidos, investigar las desviaciones e incumplimientos de los mecanismos de control y por tanto, promover acciones correctivas para subsanar debilidades como parte del valor agregado a la entidad.
El control de los procesos operativos y financieros de las pequeñas y medianas empresas proporciona certidumbre razonable para la toma de decisiones y esto se reflejará en el cumplimiento de su plan de Negocios, el crecimiento de las mismas se generará de forma sana y por ende, controlada.
Bibliografía: Guías de Práctica para el ejercicio Profesional de la Auditoría Interna. The Instittute of Internal Auditors.
Marcos de Control: Tipos y técnicas. Instituto Mexicano de Auditores Internos. IMAI.
* Nota del editor: Las opiniones vertidas por los especialistas no necesariamente reflejan el criterio de la publicación
