Pruebas para acreditar la materialización de una operación en la era digital

Sustento de las operaciones en la era digital
Lic. Jesús Sánchez Valderrama
Socio de PolancoSavã Abogados, S.C.

En la última década, diversos países, entre ellos México han tenido un crecimiento exponencial en la economía digital, y cada vez son más los ciudadanos que optan por prestar sus servicios, o vender sus productos a través de plataformas digitales, aplicaciones para dispositivos móviles, u otro medio electrónico.

De la mano con estos procesos de comercialización digital, la información generada también ha evolucionado. Un ejemplo de ello es cuando se presta un servicio, se otorga el uso o goce temporal de un bien o se lleva a cabo una compraventa de bienes, se emiten diversos documentos generados mediante plataformas digitales que sirven para soportar la operación, e incluso hay servicios prestados por conducto de redes con la utilización del servicio de Internet.

Algunos de los documentos que se emiten mediante plataformas digitales son: contratos de prestación de servicios, órdenes de compra, comunicados entre el cliente y el proveedor, y la factura que ampara la operación que se celebra, etc.

La mayoría de las leyes nacionales han evolucionado de manera conjunta con los procesos de comercialización electrónica, entre ellas la legislación fiscal, el Código de Comercio (CCom), la Ley de Firmas Electrónicas Avanzadas (LFEA), las Normas Oficiales Mexicanas (NOM´s), por mencionar algunas.

No obstante, al ser recientes este tipo de procesos digitales, las partes que celebran estas operaciones han tenido algunos inconvenientes con las autoridades fiscales, en especial cuando estas ejercen sus facultades de comprobación, en las que se solicita al contribuyente revisado, acredite la materialización de las operaciones cuando la información soporte se genera por medios electrónicos. Esta problemática es analizada por el licenciado Jesús Sánchez Valderrama de la firma PolancoSavã Abogados, S.C.

Materialización y el marco legal de los medios electrónicos

Con el objeto de ser específicos, el análisis se realizará partiendo de la documentación que las autoridades fiscales comúnmente solicitan en los procesos de fiscalización, así como la regulación legal o sustento que permite la utilización de medios digitales dentro de la operación del contribuyente.

Contratos de las operaciones realizadas

Como parte del proceso de la era digital, algunos empresarios y proveedores de servicios han comenzado a implementar la celebración de contratos por medios digitales, teniendo dentro de sus principales ventajas el ahorro de tiempo, considerando que no hay necesidad de trasladarse para reunirse en un determinado lugar para firmar un contrato, sobre todo si ambas partes no se encuentran en la misma demarcación territorial. Por otro lado, esta modalidad permite celebrar un mayor número de contratos en menor tiempo y ahorro en espacio; es decir, no se tiene que recurrir al almacenamiento de estos documentos de forma física, con lo que se apoya al medio ambiente.

Ahora bien, una primera sugerencia, sería que los contratos digitales que se celebren se firmen mediante una Firma Electrónica Avanzada (FEA), la cual tiene validez legal, y hace las veces como si fuera firma autógrafa.

Dentro de las principales leyes que regulan los contratos con firma electrónica se encuentran las siguientes:

  • CCom. En este se establece un título específico para regular el comercio electrónico, entre ellos la digitalización de documentos y la firma de estos, como lo es un contrato de prestación de servicios o de compraventa de bienes, destacando, entre otros, el artículo 89 Bis, el cual prevé que no se negarán efectos jurídicos a cualquier tipo de información por la sola razón de que esté contenida en un mensaje de datos, en este sentido dichos mensajes podrán ser utilizados como medio probatorio en cualquier diligencia ante autoridad legalmente reconocida, y surtirán los mismos efectos jurídicos que la documentación impresa.

Por otro lado, el precepto 93 Bis establece los requisitos para que un documento digital se considere original, en caso de que las leyes requieran que la información sea presentada y conservada en forma original (como sucede en las auditorías que lleva a cabo el SAT).

Por su parte, el artículo 114 del mismo código señala los requisitos que se deben de cumplir para otorgarle efectos jurídicos a un certificado o a una firma electrónica extranjera.

De lo anterior podemos mencionar que el CCom permite la utilización de medios electrónicos como forma para acreditar un acto mercantil, y les otorga valor probatorio a los medios electrónicos como si fuera documentación impresa

  • Código Civil Federal (CCF). En el libro cuarto denominado “De las Obligaciones”, en el apartado referente a los contratos se incluyen diversos preceptos legales que establecen la validez de un contrato cuando este se acepta mediante medios electrónicos (arts. 1832, 1803, 1811 y 1834 Bis., CCF)
  • Código Federal de Procedimientos Civiles (CFPC). El artículo 201-A estipula el reconocimiento de una prueba que se genera o conste en medios electrónicos, ópticos o en cualquier otra tecnología, y señala que, para valorar la fuerza probatoria de estas, “se estimará primordialmente la fiabilidad del método en que haya sido generada, comunicada, recibida o archivada y, en su caso, si es posible atribuir a las personas obligadas el contenido de la información relativa y ser accesible para su ulterior consulta”
  • LFEA. Los documentos electrónicos y los mensajes de datos que cuenten con firma electrónica avanzada producirán los mismos efectos que los presentados con firma autógrafa y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio que las disposiciones aplicables les otorgan a estos (art 7, LFEA)

De los artículos antes citados podemos advertir que las leyes permiten la celebración de contratos por medios digitales, y podemos concluir que los documentos que incluyan firma electrónica producen los mismos efectos que la presentación de una firma autógrafa. Este tipo de firmas se pueden generar para personas físicas, personas morales y representantes legales de estas últimas.

Aunado a lo anterior, estas disposiciones legales sirven para sustentar ante una autoridad fiscal el valor probatorio que se le deberá de otorgar a los documentos presentados mediante medios electrónicos, como lo puede ser un contrato de prestación de servicios, de uso o goce temporal de bienes, e incluso de compraventa de bienes.

Asimismo, de acuerdo con el CFPC la fuerza probatoria de los documentos digitales se determina con base a la fiabilidad con que haya sido generado el documento, por lo que este sería un punto importante para considerar y en caso de que la autoridad fiscal objete la fiabilidad del método utilizado para la emisión de la prueba, el contribuyente puede presentar una prueba pericial en sistemas de tecnología de la información, o la especialidad que se requiera según sea el medio digital que se haya utilizado para la elaboración del documento para que con base en la misma se concluya que el método utilizado y la información es fiable.

Un aspecto que regularmente es cuestionado por parte de las autoridades fiscales en el proceso de auditoría, es la fecha cierta de los contratos, particularmente cuando estos no son ratificados o protocolizados ante un fedatario público; de igual forma argumentan que el contenido del contrato pudo haber sido modificado al ser un documento privado de fácil confección.


NOM´ s

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 .  (Foto: IDC)

Por otro lado, la “NOM 151” establece un procedimiento para la digitalización de documentos, así como la certificación de estos mediante proveedores autorizados.

Además, permite la posibilidad de digitalizar documentos que ya hubieran sido emitidos previamente en papel, y así los documentos digitales sustituyen a los documentos originales, sin necesidad de conservar estos últimos, para lo cual se deberá de cumplir con ciertos requisitos.

Sin embargo, el aspecto más relevante es que el proceso de certificación previsto en dicha norma genera certeza ante cualquier autoridad de la fecha en que se firmó el documento que se digitaliza, así como del contenido de dicho documento, haciendo esta certificación las veces de una fe pública.

En este contexto, si bien hay otros elementos para acreditar la fecha cierta de la celebración de un contrato, y la veracidad contenida en este, una forma que puede resultar conveniente para dar valor pleno   a estos, es la certificación de la digitalización por medio de un proveedor autorizado, de conformidad con lo previsto en la NOM 151.

Los contribuyentes que utilicen o que estén considerando celebrar contratos mediante medios digitales, les sugerimos que el contrato contenga firma electrónica, y que los mismos cuenten con una digitalización certificada por medio de un proveedor autorizado de conformidad con la NOM 151.

Documentación soporte que ampare la operación

En los procesos de auditoría las autoridades fiscales comúnmente solicitan se acredite la materialidad de las operaciones que amparan los CFDI, principalmente cuando existen efectos fiscales; como lo es la deducción de un gasto, o el acreditamiento del IVA que se traslada por la operación señalada en la factura.

 En el caso de compraventa de bienes el proceso de acreditar la materialización de la misma es más sencillo, pues estamos en presencia de un bien tangible, aunado a que se encuentra debidamente registrado en la contabilidad como inventario, activos o gasto; según sea el destino del bien que se adquiere. No obstante, se pueden ofrecer también pruebas digitales, como fotografías en las que conste la entrada de los bienes al almacén, bodegas o patios, sobre todo cuando se adquieren bienes por toneladas.

Es importante aportar elementos adicionales que generen certeza de la fecha en que estos se crearon, así como acreditar que no hay alteración de estos; sin embargo, la problemática más común que se presenta en una auditoría es la adquisición de intangibles, como lo es un servicio, en este caso en particular enfocado en la utilización de estos mediante medios y plataformas digitales.

Recapitulando, las disposiciones legales permiten ofrecer como pruebas, las generadas por medios electrónicos, ópticos o en cualquier otra tecnología, y para la fuerza probatoria de los mismos se estimará primordialmente, la fiabilidad del método en que hayan sido generados, comunicados, recibidos o archivados y, en su caso, si es posible atribuir a las personas obligadas el contenido de la información relativa y que sean accesibles para su ulterior consulta.

Ahora bien, es vital contar con los elementos que otorguen la certeza de que las pruebas que se generan por medios electrónicos o cualquier otro tipo de tecnología son fiables.

Conclusión

En cualquier asunto de naturaleza fiscal y administrativa, será esencial analizar cada caso particular para el diseño e implementación de la estrategia legal a seguir, para lo cual, se les sugiere acercarse con sus asesores legales.

 En relación con el tema abordado se citan algunos precedentes de interés para acompañar la lectura:

FIRMA ELECTRÓNICA. REQUISITOS PARA CONSIDERARLA AVANZADA O FIABLE, visible en la Gaceta Semanario Judicial de la Federación, Décima Época, Tomo IV, Materia Civil, Tesis I.3o.C.264 C (10a.), Tesis Aislada, Registro 2014545, junio de 2017, p. 2918.

DOCUMENTOS Y CORREOS ELECTRÓNICOS. SU VALORACIÓN EN MATERIA MERCANTIL, visible en la Gaceta Semanario Judicial de la Federación, Décima Época, Tomo 3, Materia Civil, Tesis I.4o.C.19 C (10a.), Tesis Aislada, Registro 2002142, noviembre 2012, p. 1856.

MEDIOS ELECTRÓNICOS. LA DOCUMENTAL NO CONSTITUYE PRUEBA IDÓNEA PARA DEMOSTRAR SU USO DE CONFORMIDAD CON EL ARTÍCULO 210-A DEL CÓDIGO FEDERAL DE PROCEDIMIENTOS CIVILES. Localizable en la revista del Tribunal Federal de Justicia Administrativa. Octava Época, Año II, Núm. 9, VIII-P-SS-82, Tesis, abril 2017, p. 86.

MENSAJES DE DATOS O CORREOS ELECTRÓNICOS. SON PRUEBAS DOCUMENTALES QUE PUEDEN ACREDITAR LA EXISTENCIA DE UNA RELACIÓN COMERCIAL ENTRE LAS PARTES DEL JUICIO, SIEMPRE QUE CUMPLAN CON LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN EL CÓDIGO DE COMERCIO, visible en la Gaceta Semanario Judicial de la Federación, Novena Época, Tomo III, Materia Civil, Tesis 3o.C.1067 C (9a.), Tesis Aislada, Registro 159815, octubre 2014, p. 2878.

Nota del editor:

Las opiniones vertidas por los especialistas no necesariamente reflejan el criterio de la publicación.