Llevar la contabilidad electrónica es obligatorio para ciertos contribuyentes. Este deber se contempló en la reforma fiscal del ejercicio 2014, por lo que en su momento revolucionó el mundo de los contadores, ya que implica tener un óptimo registro contable, debido a que se tiene que enviar a la autoridad.
Por otro lado, como ninguna persona está exenta de sufrir alguna contingencia que provoque la pérdida de la contabilidad, se suele respaldar dicha información, con el propósito de que en caso de que sea necesario, se recuperen total o parcialmente dichos datos.
El fundamento legal para esta obligación es el artículo 28 del CFF, el cual precisa en su fracción III, que las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, también llevarán los registros o asientos en medios electrónicos conforme lo establezcan el RCFF y las disposiciones de carácter general que emita el SAT.
El numeral 34 del RCFF en su último párrafo menciona que los contribuyentes podrán optar por respaldar y conservar su información contable en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que autorice el SAT mediante reglas de carácter general.
De conformidad con la regla 2.8.1.4 de la RMISC 2019 los contribuyentes que respalden su información y opten por microfilmar o grabar parte de su contabilidad, podrán utilizar discos ópticos, compactos o cintas magnéticas, siempre que cumplan con los requisitos siguientes:
- usar en la grabación de la información discos ópticos de 5.25" o 12", discos compactos o cintas magnéticas, cuyas características de grabación impidan borrar la información.
Los discos ópticos, compactos o cintas magnéticas, deberán tener una etiqueta externa que contenga:- nombre
- RFC
- número consecutivo de dispositivo
- total de los documentos grabados
- periodo de operación, y
- fecha de grabación
- tener y poner a disposición de las autoridades fiscales, un sistema ágil de consulta que permita a las mismas localizar la documentación de una manera sencilla y sistemática, y
- tratándose de documentos que contengan anverso y reverso, grabarlos consecutivamente, anotando en el anverso que la información se complementa con la contenida en el reverso del mismo documento y haciendo referencia en el reverso de cada uno de ellos, los datos que permitan identificar el anverso
Cumplir con la grabación de la contabilidad beneficia al contribuyente, en caso de la pérdida de información; sin embargo, debe de ser grabada de acuerdo con las especiaciones que da a conocer la autoridad.
Los requisitos para grabar la información tienen el objetivo de dar orden y sistematizar la información grabada de discos ópticos, de esa forma se facilita el entendimiento por parte del usuario.
