Generalidades y revocación de la e.firma

Parecen lejanos aquellos tiempos en los que los contribuyentes presentaban su declaración de impuestos con su firma autógrafa o con la del representante legal. La presentación de declaraciones no era el único trámite que debía realizarse con la firma autógrafa, ya que la gran mayoría exigía contener la confirmación de la voluntad por medio de este elemento.

La implementación en México de la firma electrónica avanzada del SAT, data del 2004 donde se incorpora al CFF el Capítulo Segundo del Título I del CFF denominado “De los medios electrónicos”.

En dicho capítulo se incluyó el artículo 17-D para señalar que cuando las disposiciones fiscales obliguen a presentar documentos, estos deberán ser digitales y contener una firma electrónica avanzada del autor, salvo los casos que establezcan una regla diferente.

La firma electrónica del SAT ha pasado por varios sobrenombres iniciándose con la FEA, siguiéndole “tu firma, la poderosa” posteriormente la FIEL y concluyendo como la conocemos hoy en día “e.firma”.

La firma electrónica se basa en la obtención de un certificado que confirme el vínculo entre un firmante y los datos de creación de una firma electrónica avanzada, este debe ser expedido por el SAT.

Cabe destacar que en los documentos digitales que estén amparados con una firma electrónica avanzada en un certificado vigente, se sustituirá a la firma autógrafa del firmante, garantizará la integridad del documento y producirá los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos con firma autógrafa, teniendo el mismo valor probatorio.

Qué es un documento digital

De conformidad con el numeral 17-D del CFF un documento digital es todo mensaje de datos que contiene información o escritura generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología.

Por otro lado, el Código de Comercio (CCom) prevé en su artículo 89 que por mensaje de datos debe entenderse a la información generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología.

Firma electrónica y firma electrónica avanzada

Para entender estos conceptos en necesario remitirnos a diferentes ordenamientos como el CCom, pero antes de ello debemos conocer la definición de “firma”, para tales efectos el diccionario de la RAE señala que firma es: rasgo o conjunto de rasgos, realizados siempre de la misma manera, que identifican a una persona y sustituyen a su nombre y apellidos para aprobar o dar autenticidad a un documento.

Bajo ese contexto el numeral 89 del CCom prevé algunas distinciones entre la firma electrónica y la firma electrónica avanzada, a saber:

Por lo que respecta al numeral 97 del CCom indica que cuando la ley requiera o las partes acuerden la existencia de una firma en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si se utiliza una firma electrónica que resulte apropiada para los fines para los cuales se generó o comunicó ese mensaje de datos.

La firma electrónica se considerará avanzada o fiable si cumple por lo menos los siguientes requisitos:

• los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al firmante
• los datos de creación de la firma estaban, en el momento de la firma, bajo el control exclusivo del firmante
• es posible detectar cualquier alteración de la firma electrónica hecha después del momento de la firma, y
• respecto a la integridad de la información de un mensaje de datos, es posible detectar cualquier alteración de esta hecha después del momento de la firma

Obtención de la firma electrónica del SAT

Las firmas avanzadas para efectos fiscales podrán ser tramitadas ante el SAT o cualquier prestador de servicios de certificación autorizado por el Banco de México. Para tales efectos, el SAT validará la información relacionada con su identidad, domicilio y, en su caso, sobre su situación fiscal, en términos del artículo 27 del CFF; de no hacerlo, la autoridad podrá negar el otorgamiento de la firma electrónica avanzada.

Lo anterior se originó derivado de la reforma fiscal 2020, cabe resaltar que la autoridad será la encargada de efectuar la validación, sin embargo será el contribuyente el que deberá presentar los documentos, que a través de reglas de miscelánea establezca esta última, para que pueda confirmar la veracidad de la información y en caso de que a criterio de esta no se logre convalidar se negará el otorgamiento de la e.firma.

Además es evidente que no se establece ningún medio de defensa ante la negativa de la autoridad de otorgar la e.firma. Si bien se podría analizar la procedencia del recurso de revocación o del juicio nulidad, dado el tipo trámite y la necesidad y premura de la e.firma para generar otros elementos de igual importancia (certificados de sellos digitales) resultan no tan eficaces. Pese a ello los contribuyentes pueden acudir a la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (Prodecon) a interponer una queja sobre el actuar del SAT.

Vigencia de la e.firma

Para efectos del SAT, los certificados tienen una vigencia máxima de cuatro años, contados a partir de la fecha en que se hayan expedido.

Cabe mencionar que antes de que concluya el periodo de vigencia de un certificado, el contribuyente podrá solicitar uno nuevo. En el supuesto mencionado el SAT podrá, mediante reglas de carácter general, relevar a los titulares del certificado de la comparecencia personal ante dicho órgano para acreditar su identidad y, en el caso de las personas morales, la representación legal correspondiente, cuando los contribuyentes cumplan con los requisitos que se establezcan en las propias reglas.

Contraseña como e.firma

De conformidad con la regla 2.2.1. de la RMISC 2021 la contraseña del SAT se considera una firma electrónica que funciona como mecanismo de acceso en los servicios que brinda el SAT a través de medios electrónicos. Esta se encuentra conformada por el RFC del contribuyente, así como por una contraseña que él mismo elige, la cual podrá cambiarse a través de las opciones que brinda el SAT a través de su página de Internet.

Se debe destacar que en el proceso de generación de la contraseña, el SAT podrá requerir información y documentación adicional que permita acreditar de manera fehaciente la identidad, domicilio y en general la situación fiscal de los solicitantes, representantes legales, socios o accionistas entregando el “Acuse de requerimiento de información adicional, relacionada con su situación fiscal”.

Validación de la e.firma

Cuando los contribuyentes determinen el uso de la firma electrónica avanzada como medio de autenticación o firmado de documentos digitales, pueden solicitar al SAT el servicio de verificación y autenticación de los certificados de firmas electrónicas avanzadas, así como la verificación de la identidad de los usuarios (art. 17-F, segundo párrafo, CFF).

Esta reforma fue criticada, en tanto que implicaba verificar los biométricos de un contribuyente a solicitud de un tercero, lo que podría en duda la protección de los datos personales.

La RMISC 2020 contemplaba en la regla 2.2.11. que el SAT podía verificar la autenticidad de los certificados. Para ello era necesario que el contribuyente atendiera a lo establecido en la ficha de trámite 256/CFF “Solicitud de acceso al servicio público de consulta de verificación y autenticación de e.firma”, contenida en el Anexo 1-A de la RMISC.

Esta regla no fue considerada en el texto original de la RMISC 2021, tan es así, que hasta la primera modificación a la RMISC 2021, el SAT volvió a contemplar esta regla, con la diferencia de que ahora se indica que el trámite será gratuito y no se hace referencia hacia el servicio de verificación de identidad biométrica.

e.firma portable

Otra modalidad de la firma electrónica que se puede dar gracias a los avances de la tecnología es la e.firma portable, la cual podrá ser utilizada por las personas físicas que cuenten con la e.firma vigente y de igual forma sustituye a la firma autógrafa y produce los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos correspondientes, teniendo igual valor probatorio.

La e.firma portable se fundamenta en la regla 2.2.2. de la RMISC 2021 y funciona mediante una clave dinámica de un solo uso, con vigencia de 60 segundos además de servir como mecanismo de acceso en los diferentes aplicativos del portal del SAT, así como para llevar a cabo trámites propios, sin la necesidad de dispositivo de almacenamiento alguno. Los servicios y trámites que utilizan este servicio se encuentran publicados en el portal del SAT.

El registro y restablecimiento del servicio e.firma portable deberá realizarse mediante la contraseña y firma electrónica del titular, de conformidad con lo previsto en la ficha de trámite 190/CFF “Solicitud de registro como usuario de e.firma portable”, contenida en el Anexo 1-A.

Cancelación de la e.firma

Esta circunstancia se puede suscitar cuando el contribuyente encuadre en alguno de los supuestos previstos en el numeral 17-H del CFF, el cual señala que los certificados que emita el SAT (incluyendo el de la firma electrónica) quedarán sin efectos cuando:

• lo solicite el firmante
• lo ordene una resolución judicial o administrativa
• fallezca la persona física titular del certificado. En este caso la revocación deberá solicitarse por un tercero legalmente autorizado, quien deberá acompañar el acta de defunción correspondiente
• se disuelvan, liquiden o extingan las sociedades, asociaciones y demás personas morales. En este caso, serán los liquidadores quienes presenten la solicitud correspondiente
• la sociedad escindente o la sociedad fusionada desaparezca con motivo de la escisión o fusión, respectivamente. En el primer caso, la cancelación la podrá solicitar cualquiera de las sociedades escindidas; en el segundo, la sociedad que subsista
• transcurra el plazo de vigencia del certificado
• se pierda o inutilice por daños, el medio electrónico en el que se contengan los certificados
• se compruebe que al momento de su expedición, el certificado no cumplió los requisitos legales, situación que no afectará los derechos de terceros de buena fe
• cuando se ponga en riesgo la confidencialidad de los datos de creación de firma electrónica avanzada del SAT
• se agote el procedimiento previsto en el artículo 17-H Bis del CFF y no se hayan subsanado las irregularidades detectadas o desvirtuado las causas que motivaron la restricción temporal del certificado. Este supuesto aplica principalmente para los Certificados de Sellos Digital que utilizan los contribuyentes para la emisión de los CFDI´s; sin embargo, en las reglas de carácter general existen facilidades para que se puedan emitir tales comprobantes con la e.firma (por ejemplo la regla 2.2.8. de la RMISC 2021 “Facilidad para que las personas físicas expidan CFDI con e.firma”)
• detecten que el contribuyente emisor de comprobantes fiscales no desvirtuó la presunción de la inexistencia de las operaciones amparadas en tales comprobantes y, por tanto, se encuentra definitivamente en dicha situación, en términos del artículo 69-B, cuarto párrafo del CFF
• detecten que se trata de contribuyentes que no desvirtuaron la presunción de transmitir indebidamente pérdidas fiscales y, por tanto, están en el listado a que se refiere el noveno párrafo del artículo 69-B Bis del CFF

Cancelación de e.firma por causas específicas

Si bien, el numeral 17-H prevé los supuestos en los que se cancelaran los certificados que amparan la e.firma, la regla 2.2.5. de la RMISC 2021 indica que los casos muerte del contribuyente, o extinción del titular o escisión o liquidación, cuando de los avisos presentados ante el RFC se acredite el fallecimiento de la persona física titular del certificado, o bien, la cancelación en el RFC por liquidación, escisión o fusión de sociedades, la autoridad fiscal considerará que con dichos avisos también se presenta la solicitud para dejar sin efectos los certificados del contribuyente.

Cabe señalar que dicha regla además establece que se le dará el mismo tratamiento a los certificados asociados a una clave en el RFC cancelada por duplicidad, excepto a aquellos que correspondan a la clave en el RFC que permanecerá activa.

Cuando el SAT se allegue de información respecto al fallecimiento de una persona física obligada a presentar declaraciones periódicas, sin que se haya presentado el aviso de apertura de sucesión; actualizará su situación a suspendido por defunción, y procederá a la revocación de los certificados relacionados a dicha persona.

Otros supuestos para cancelación de la e.firma

En los casos en los que los contribuyentes quieran revocar el certificado de la e.firma, deben observar lo dispuesto en la ficha de trámite 107/CFF de rubro “Solicitud de revocación de los Certificados”, para lo cual el contribuyente deberá seguir los siguientes pasos:

¹El contribuyente debe ingresar en la siguiente dirección: https://www.sat.gob.mx/tramites/16659/revoca-tu-certificado-de-e.firma-(antes-firma-electronica) y dar clic en iniciar el trámite. Inmediatamente saldrá otra pantalla solicitando la e.firma y clave del contribuyente

²En la siguiente página el contribuyente debe seleccionar revocación del certificado, como se muestra en la imagen

³El contribuyente debe seleccionar la ubicación donde se encuentra el certificado de e.firma activo (archivo .cer). También debe confirmar los datos del certificado a revocar, número de serie y que corresponda a tu RFC, asimismo ingresar la contraseña de la clave privada de la e.firma

⁴Finalmente, el contribuyente puede descargar, resguardar e imprimir el acuse de revocación, el cual servirá para darle seguimiento al trámite

Comentario final

Los avances tecnológicos representan grandes beneficios para los usuarios, ejemplo de ello son las llamadas firmas electrónicas que permiten a los usuarios rubricar e identificar al firmante en relación con algún mensaje de datos. Sin embargo, hay ocasiones en los que la tecnología evoluciona más rápido que los usuarios, de ahí la importancia de que los contribuyentes conozcan este tipo de trámites con la finalidad de ahorrar tiempo y recursos.