La forma de tributar ha evolucionado con los avances tecnológicos, nunca alejándose de las bases del tributo en donde un sujeto pasivo se obliga a contribuir al gasto público y el sujeto activo se encarga de la recaudación de este. Lo que verdaderamente ha cambiado es la forma de contacto con la autoridad, así como la forma de comprobar las operaciones con implicaciones fiscales.
Esto es representado por la implementación de los certificados digitales emitidos por la autoridad que son elementos indispensables para tributar siendo uno de los más importantes (pero no el único) la e.firma. Bajo esa premisa y dada la importancia de esta, a continuación se presenta el procedimiento para generarlos y renovarlos.
Generalidades
El numeral 17-D del CFF indica que cuando las disposiciones fiscales obliguen a presentar documentos, estos deberán ser digitales y contener una firma electrónica avanzada del autor, salvo los casos que establezcan una regla diferente. Las autoridades fiscales, mediante reglas de carácter general, podrán autorizar el uso de otras firmas electrónicas.
Para tales efectos los contribuyentes deberán contar con un certificado que confirme el vínculo entre un firmante y los datos de creación de una firma electrónica avanzada, expedido por el SAT.
Cabe señalar que en los documentos digitales, una firma electrónica avanzada amparada por un certificado vigente sustituirá a la firma autógrafa del firmante, garantizará la integridad del documento y producirá los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos con firma autógrafa, teniendo el mismo valor probatorio.
Los certificados tendrán una vigencia máxima de cuatro años, contados a partir de la fecha en que se hayan expedido. Antes de que concluya el periodo de vigencia de un certificado, su titular podrá solicitar uno nuevo. En el supuesto mencionado el SAT podrá, mediante reglas de carácter general, relevar a los titulares del certificado de la comparecencia personal ante dicho órgano para acreditar su identidad y, en el caso de las personas morales, la representación legal correspondiente, cuando los contribuyentes cumplan con los requisitos que se establezcan en las propias reglas.
Es una realidad que durante 2022 incrementaron considerablemente las solicitudes de la e.firma por parte de los contribuyentes personas físicas, debido a su necesidad de actualizar sus datos en el RFC, como es su domicilio fiscal, en cuyo caso, es indispensable contar con ella.
La generación de la e.firma es un trámite totalmente presencial, para su obtención es necesario que el contribuyente cumpla con ciertos requisitos, los cuales se observan en la regla 2.2.14. de la RMISC 2023, a saber:
- el trámite se realiza con las siguientes fichas previstas en el anexo 1-A de la RMISC 2023:
- 105/CFF “Solicitud de generación del Certificado de e.firma para personas físicas”
- 312/CFF “Solicitud de generación del Certificado de e.firma para personas morales”
- 313/CFF “Solicitud de generación o actualización de Contraseña o autorización para renovar el certificado de e.firma a través de SAT ID”
- 106/CFF “Solicitud de renovación del Certificado de e.firma para personas físicas”
- 306/CFF “Solicitud de renovación del Certificado de e.firma para personas morales”
- cuando se identifique que el contribuyente se ubica en alguno de los supuestos del artículo 17-D, párrafo sexto del CFF (contribuyentes que no subsanen irregularidades ante el SAT), el SAT negará la emisión del certificado de e.firma
- las personas físicas mayores de edad, podrán solicitar la renovación de su certificado de e.firma cuando el certificado haya perdido su vigencia dentro del año previo a la solicitud correspondiente, siempre y cuando obtengan la autorización de renovación a través del servicio SAT ID
- deberá presentar el trámite de manera presencial, y el SAT podrá requerir información y documentación adicional a la señalada en la ficha de trámite mencionada, que permita acreditar de manera fehaciente la identidad, domicilio y en general la situación fiscal de los solicitantes, representante legal, socios o accionistas entregando el “Acuse de requerimiento de información adicional, relacionada con su situación fiscal”
- el contribuyente deberá proporcionar:
- correo electrónico al que tenga acceso
- unidad de memoria extraíble preferentemente nueva que contenga el archivo de requerimiento (.req) generado previamente en el programa “Certifica”
- forma oficial FE “Solicitud de Certificado de e.firma”
- contar con CURP
- comprobante de domicilio
- identificación oficial vigente
La forma “FE” está disponible en el enlace y debe llenarse de la siguiente forma:
Obtención del certificado
En la cita para su obtención, por lo regular los funcionarios públicos guardan en el dispositivo USB el archivo .cer el cual es como tal el certificado digital; sin embargo, en algunas ocasionas no se proporciona el archivo, el cual es esencial para efectuar el firmado electrónico en la página del SAT. De ahí que es importante conocer que el contribuyente puede descargarlo siguiendo el procedimiento:
Ingresar al portal del SAT en el siguiente enlace, y darle clic al botón “EJECUTAR EN LÍNEA”
Posteriormente se abrirá el “Sistema de recuperación de certificados”, en el que se podrá buscar el certificado por RFC o por número de serie. Una vez definido el criterio de búsqueda se debe introducir el código “Captcha” y seleccionar “Buscar”
Finalmente aparecen los certificados vigentes y caducos del contribuyentes que podrán ser descargados
Renovación de e.firma
En el supuesto de que la e.firma esté a punto de vencer o ya esté vencida, el contribuyente se verá en la necesidad de renovarla. Para el caso de las personas físicas deben seguir el procedimiento previsto en la ficha de trámite 106/CFF “Solicitud de renovación del Certificado de e.firma para personas físicas” del anexo 1-A de la RMISC 2023. Para su presentación se tiene la alternativa de hacerse en línea o de forma presencial.
Línea método tradicional
Se debe generar el archivo de requerimiento de renovación (*.ren) a través del enlace y posteriormente se debe dar clic, en “INICIAR DESCARGA”
A continuación se abrirá una página que permite descargar la aplicación “Certifica” en 32 o 64 bits dependiendo las especificaciones del equipo de cómputo y del Java que contenga
Una vez descargado y ejecutado el programa, el contribuyente debe seleccionar “Requerimiento de Renovación de Firma Electrónica”
Debe seleccionar y subir el certificado que está a punto de caducar y automáticamente aparecerán los datos del contribuyente
Al dar clic en el botón “Siguiente” se pedirá que se seleccione la contraseña de clave privada, así como su confirmación (esta es la nueva clave del certificado)
Se generará un nuevo certificado con la extensión .ren, mientras se pide que el mouse o cursor se mueva en distintas direcciones para encriptar el archivo
Una vez generado el nuevo archivo, se solicita que el contribuyente firme digitalmente con la e.firma (antigua pero vigente)
Una vez concluido el proceso de forma exitosa, se debe seleccionar la dirección en la que se guardará el archivo .ren, y se dará clic en “Terminar”
El contribuyente debe volver al enlace del punto 1 y posteriormente se debe dar clic, en “Iniciar”, para lo cual se solicitará tanto la autentificación por medio de la e.firma (vigente). Ya en la nueva página se deberá seleccionar “Renovación del certificado”
Se debe seleccionar y subir el archivo con extensión .ren generado en el programa “Certifica”
Mandada la solicitud de renovación, se generará un acuse de recibo con el “Comprobante de renovación del certificado digital de firma electrónica”, en el que se menciona que como resultado del proceso a partir de este momento y de conformidad con la fracción I del artículo 17-H del CFF, queda revocado el certificado anterior con número de serie: xxx y se le hace entrega de un archivo que contiene el nuevo certificado de firma electrónica con número de serie: xxxx, que de conformidad con el penúltimo párrafo del artículo 17-D del CFF, tiene una vigencia de cuatro años.
Para finalizar el proceso el contribuyente debe seguir los pasos del apartado “obtención del certificado”, del presente material, con la finalidad de obtener el nuevo certificado.
Línea método SAT ID
Por este método también las personas físicas mayores de edad pueden renovar su e.firma, incluso se puede solicitar si el certificado perdió su vigencia hasta un año después.
Para tales efectos los contribuyentes deben acatar la ficha de trámite 313/CFF “Solicitud de generación o actualización de Contraseña o autorización para renovar el certificado de e.firma a través de SAT ID” contenida en el anexo 1-A de la RMISC 2023, en la que se describe el siguiente procedimiento:
Se debe dar clic en el botón “INICIAR” contenido en el enlace. Posteriormente se abrirá una pestaña que redirecciona al aplicativo “SAT ID” en el que se debe indicar “Renovación de “e.Firma”
Revisar los pasos señalados para poder completar el proceso y seleccionar “Comenzar” para iniciar. El contribuyente debe aceptar los términos y condiciones del servicio y dar clic en el botón “Continuar”
Ahora ingresará el RFC y el correo electrónico y oprimir “Continuar”. En la pantalla aparecerá un código captcha que deberá validar el contribuyente para continuar
Capturar el código de confirmación que fue enviado a los medios de contacto registrados previamente y oprimir “Continuar”
El contribuyente debe seleccionar el archivo y tipo de documento que integrará como identificación oficial y oprimir “Continuar”
Se debe grabar un video pronunciando la frase que la aplicación te indique para luego firmar en el recuadro de manera autógrafa lo más parecido a la identificación oficial, y dar clic “Aceptar”
Se debe descargar acuse PDF para concluir el trámite, la cual se debe conservar, una vez que el trámite sea revisado se recibirá respuesta en un máximo de cinco días hábiles posteriores a la solicitud. En caso de que la respuesta sea positiva el contribuyente debe generar el archivo de renovación en el programa “Certifica” (explicado previamente con la diferencia de que se deberá seleccionar “Renovación del certificado con SAT ID”)
Personas morales
El proceso de generación de la e.firma para personas morales es bastante similar que el de las personas fiscas, partiendo de la premisa básica de que para la creación de este certificado el representante legal debe acudir a las oficinas del SAT para su obtención.
En cuanto a su renovación, es idéntico al de las personas físicas con la salvedad de que no se puede hacer el trámite a través de la aplicación SAT ID, por lo que las empresas deben estar atentas al vencimiento del certificado para que se pueda generar previamente por medio del programa “Certifica”.
Conclusión
La importancia de mantenerse actualizado tanto en los ordenamientos jurídicos como en la gestión de trámites ante la autoridad permite a los asesores (internos y externos) proporcionar un servicio de calidad a los clientes, así como evitar contingencias que se pudieran suscitar por la caducidad de la e.firma.
En un mundo digitalizado la e.firma juega un papel trascendental en el cumplimiento de obligaciones, ya que a través de ella el contribuyente manifiesta su voluntad sobre ciertos actos, y en algunas ocasiones se puede utilizar para la expedición de los CFDI´s.
