La tecnología no solo nos ha alcanzado, sino que en muchos casos ya nos rebasó, a tal grado que muchas de las herramientas digitales que los contribuyentes utilizan día a día, con el transcurso del tiempo se han ido perfeccionando hasta el punto de que se necesita poca participación humana para la programación de tareas.
Esto sin duda preocupa a propio y extraños, ya que se tiene un temor respecto al desplazamiento del trabajo humano que sería sustituido en gran medida por herramientas digitales. Ejemplo de lo anterior, lo sufren actualmente algunos diseñadores gráficos, que han sido desplazados por inteligencias artificiales que generan imágenes a partir de comandos programados por cierto usuario.
Sin embargo, no todo está perdido, simplemente se trata de evolucionar el trabajo humano al igual que lo han hecho las herramientas tecnológicas; es decir, se pueden seguir explotando las alternativas digitales desde una perspectiva que favorezca a los usuarios. Este tema no es ajeno en materia fiscal, por ello IDC Asesor Fiscal, Jurídico y Laboral contactó a los expertos en la materia, los licenciados Gustavo Gómez, Socio Líder de Tax Technology, y Gerardo Alegría, Director de Tax Technology de KPMG México, quienes gentilmente accedieron a compartir algunas oportunidades en materia tecnológica en el ámbito tributario.
Introducción
El fenómeno de la transformación digital continúa generando impactos en las organizaciones, impulsándolas a reinventarse constantemente a través de la creación de experiencias de usuario innovadoras, que han dado pie al desarrollo de nuevas fuentes de ingreso. En algunos casos, estos impactos se han traducido en la mejora y reingeniería de procesos en los servicios, productos e incluso en la operación de sus departamentos.
Factores de impacto en la función fiscal
Una de las consecuencias de la digitalización es el volumen y velocidad sin precedentes de la generación de datos. Cada año, la cantidad de datos aumenta considerablemente, y en materia de fiscalización digital, esto ha tenido un impacto importante en el área de impuestos de las compañías, a causa de tres factores principales.
Adopción de una cultura digital por parte de los reguladores
Las autoridades fiscales han propiciado que las empresas redireccionen sus esfuerzos hacia la inclusión de procesos digitales, comenzando con la implementación de facturación electrónica a través de los contratos por diferencia (CFD) y posteriormente con los comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI´s) o realizando actualizaciones continuas de las obligaciones fiscales. Un ejemplo de esto es la disposición de los contribuyentes para proporcionar sus registros y asientos contables a través de medios electrónicos, mejor conocida como la implementación de contabilidad electrónica.
Generación de grandes volúmenes de información
La modernización de procesos y sistemas ha provocado que las organizaciones cuenten con numerosas fuentes de información, lo cual ha complejizado el proceso de conciliación y revisión para el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Aunado a esto, el área de impuestos de las compañías sigue contando con un gran número de personas completamente orientadas a procesos manuales y repetitivos de conciliación y cálculo.
Esta suma de situaciones ocasiona un margen de error en el cumplimiento fiscal y, sobre todo, que no se aproveche el tiempo en otras actividades que agreguen valor, debido a la dificultad de procesos y tiempos de ejecución tan limitados.
Presiones internas y externas
El tercer factor es, en parte, una consecuencia de los factores anteriores, dado que existe una gran presión en las compañías por lograr una eficiencia económica y operativa en todos los procesos, al mismo tiempo que se busca estar en cumplimiento de las regulaciones dispuestas por las autoridades.
Es así como se llega a la necesidad de utilizar soluciones tecnológicas para que los contribuyentes eficienticen sus procesos fiscales, principalmente para aquellas entidades cuyo nivel transaccional excede los cientos de miles o incluso los millones de operaciones mensuales.
Sin duda, esto nos ha impulsado a reflexionar sobre los elementos clave del área de impuestos del futuro en México. Una de las principales consideraciones es que el uso de herramientas tecnológicas en la función fiscal necesita un propósito real más allá de contar con tecnología. Si no se tiene detectado un requerimiento puntual y se busca adaptar una solución, el uso de tecnologías podría resultar contraproducente, al grado de entorpecer los procesos de cumplimiento fiscal.
Por ende, se vuelve muy complicado para las compañías invertir en soluciones tecnológicas, al ser conscientes de la necesidad y los beneficios que obtendría la operación, pero siempre cuestionándose, ¿en qué sería mejor invertir?
Oportunidades clave en la función fiscal
En la práctica de Tax Reimagined hemos identificado tres oportunidades tecnológicas que surgen de la combinación de los factores de impacto descritos anteriormente.
Generación de información a partir de datos
Poseer una gran cantidad de datos no genera ningún valor, si no se tiene la capacidad tecnológica para explotarlos y convertirlos en información a través de herramientas de analítica avanzada y software de visualización. Crear información estructurada a partir de datos permite detectar áreas de oportunidad y encausar una adecuada toma de decisiones, representando un valor agregado para cualquier empresa.
Esto resulta de gran relevancia para el cálculo de impuestos directos e indirectos, ya que es necesario realizar una conciliación entre la gran cantidad de fuentes y la información, que en ocasiones es compleja.
Aunque pueden existir limitaciones en las propias fuentes, tales como datos incompletos o mala calidad de la información, la realidad es que el porcentaje de automatización para la conciliación es lo suficientemente alto como para representar un grado elevado de eficiencia en este tipo de procesos.
Posibilidad de anticiparse a requerimientos o inconsistencias detectadas por la autoridad fiscal
Es un hecho que el SAT en México está utilizando tecnología para detectar inconsistencias en las declaraciones de los contribuyentes, las cuales pueden ser identificadas de manera anticipada por los involucrados al mejorar el manejo y estructura de la información, con el fin de evitar consecuencias graves como la suspensión de los sellos fiscales digitales.
Por otro lado, las empresas pueden hacer uso de la herramienta de comunicación directa al servicio de internet (web service) que proporciona el SAT, la cual permite generar una copia de los CFDI´s que la autoridad almacena en sus sistemas, así como establecer un conjunto de reglas para procesar dicha información y ser capaces de previsualizar la declaración prellenada por el SAT.
Asimismo, por medio de las herramientas que facilita el SAT, es posible detectar las diferencias entre la información que posee este órgano administrativo y los sistemas contables de la empresa, ya sea para subsanarlos o realizar las adecuaciones necesarias en su declaración.
Monitoreo y control de procesos internos, propios de la función fiscal
Es un hecho que el cumplimiento fiscal va más allá de calcular impuestos y presentar declaraciones, porque existe una serie de disposiciones que los contribuyentes deben considerar con un cuidado particular.
Una de ellas es evitar las operaciones con contribuyentes que aparecen en las listas 69 y 69-B del CFF publicadas por el SAT, mejor conocidas como listas negras. Al contar con un proceso y monitoreo de facturación adecuados, es posible evitar transacciones con dichos tributarios, y en el escenario de haber tenido operaciones con ellos, existe la posibilidad de anticipar la emisión de cartas invitación por parte de la autoridad fiscal.
Otro proceso de control que puede establecerse con ayuda de la tecnología es la emisión de complementos de pago, particularmente para proveedores una vez que el pago de sus facturas ha sido efectuado. Sabemos que el correcto acreditamiento del IVA depende de la emisión y conciliación de elementos como facturación, complemento de pago y evidencia de flujo de efectivo (depósito o transferencia bancaria). Esto toma mayor relevancia para las empresas generadoras de saldos a favor, ya que, en el supuesto de no contar con toda la información correctamente asociada, la autoridad puede no hacer válido el acreditamiento y esos saldos a favor podrían no verse reflejados por incumplimiento.
Para estos dos ejemplos descritos, a partir del conjunto de datos adecuados se pueden establecer tableros de control con indicadores y alertas que impulsen a los integrantes del área de impuestos a tomar acciones determinadas que aseguren el correcto cumplimiento fiscal para cada caso.
Definitivamente, el uso de soluciones tecnológicas en la función fiscal, incentivado por las disposiciones de la autoridad, la digitalización de las operaciones y la búsqueda de una adecuada eficiencia operativa se ha vuelto indispensable para garantizar un óptimo desempeño en el departamento de impuestos de las compañías; sin embargo, aunque existen distintas maneras para aprovechar las tecnologías digitales con el fin de mejorar la operación fiscal de una empresa, para los tomadores de decisiones la mejor alternativa resolutiva no siempre es clara.
Aunque cada escenario es diferente, es evidente que existe una generalidad de oportunidades para las que una implementación tecnológica traiga consigo una serie de beneficios, como herramientas de análisis de datos que se vuelven facilitadoras en la conciliación de fuentes para el cálculo de impuestos directos e indirectos y otras obligaciones fiscales, automatización de procesos para la anticipación y detección de inconsistencias o cartas invitación emitidas por la autoridad fiscal, así como tableros para el monitoreo y control de procesos que vigilen el correcto cumplimiento de obligaciones fiscales. Todo esto, con el objetivo de aprovechar la tecnología existente y estar preparados para la función fiscal del mañana.
Finalmente, es importante tener en cuenta que esta transición digital del departamento de impuestos no será una tarea sencilla ni una estrategia que pueda emplearse sin inversión de recursos y tiempo; sin embargo, aun cuando en algunos casos este proceso representa disrupción, aquellas compañías que lo lleven a cabo tendrán una importante ventaja competitiva en su respectivo mercado.
