El cumplimiento de las obligaciones fiscales por parte de los contribuyentes, sean personas físicas o morales, es fundamental tanto para ellos como para las autoridades tributarias.
Su omisión, ya sea parcial o total, conlleva un impacto económico adicional para los contribuyentes. Entre las implicaciones, se encuentran las multas, los recargos, las actualizaciones y la emisión de requerimientos, lo que incrementa significativamente la carga monetaria a pagar y puede complicar la situación fiscal del obligado infractor.
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Concepto de papeles de trabajo
Cumplir correcta y oportunamente no solo evita estos inconvenientes, sino que también contribuye al fortalecimiento del sistema tributario y al desarrollo económico del país.
Se trata del conjunto de cálculos plasmados en diversas cédulas de trabajo, que deben elaborarse en forma detallada y sistemática, ya que contienen datos cuantitativos y cualitativos con respecto a los cálculos que ordenan las disposiciones fiscales, además incluyen documentación soporte sobre el conjunto de operaciones mercantiles que realiza una empresa o negociación; pueden incluir avisos, escritos libres, consultas de aclaración presentadas en el portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT), entre otros documentos enviados al fisco, ya sean de forma física o digital.
Los papeles de trabajo son un soporte documental y sirven de referencia para tomar decisiones fiscales o financieras.
Características e importancia de los papeles de trabajo fiscales
Como ya se mencionó, los papeles de trabajo son de suma importancia para los contribuyentes, así como para las autoridades tributarias, ya que gozan de las siguientes características:
son concisos, específicos y detallados respecto del control del cumplimiento de las obligaciones fiscales
detallan el plan de trabajo a seguir para dar seguimiento a los procedimientos fiscales existentes
brindan certeza de que se cubren los términos de las disposiciones fiscales, en correlación a atender la terminología fiscal
señalan los plazos para observar las disposiciones en tiempo y forma
reflejan el estatus que guarda el contribuyente o su situación fiscal
sirven:
para realizar correctamente la determinación de contribuciones federales y locales a su cargo
de guía en revisiones de gabinete o auditorías realizadas por las autoridades tributarias
contienen un registro detallado e histórico de las obligaciones fiscales
explican de manera específica las disposiciones fiscales
muestran el control de los pagos efectuados al fisco por medio de los pagos provisionales y definitivos de las declaraciones presentadas
funcionan como evidencia:
para aclarar situaciones concretas con el fisco, por lo que es una fuente importante de referencia documental
para la aplicación de estímulos fiscales, exenciones, aplicación de deducciones o disminución de tasas existentes, y
facilitan la comunicación entre el contribuyente y las autoridades tributarias.
Por su parte, la regla 2.8.1.13., fracción I de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2025 (RIMSC 2025) hace referencia a los papeles de trabajo, cuando precisa que para los efectos del artículo 33, Apartado B, fracciones I y IV del Reglamento del Código Fiscal de la Federación (RCFF), los contribuyentes obligados a llevar contabilidad estarán a lo siguiente:
“Los papeles de trabajo relativos al cálculo de la deducción de inversiones, relacionándola con la documentación comprobatoria que permita identificar la fecha de adquisición del bien, su descripción, el monto original de la inversión, el porcentaje e importe de su deducción anual, son parte de la contabilidad.”
Como se observa en esta regla, la RMISC 2025 hace referencia al cálculo de deducción de inversiones plasmado en un papel de trabajo, que a su vez este se encuentra ligado a la documentación comprobatoria de la adquisición del bien y su registro en la contabilidad.
Papeles de trabajo fiscales como parte integral de la contabilidad
Los papeles de trabajo son parte de la contabilidad del contribuyente, de acuerdo con el numeral 28, fracción I, inciso A del Código Fiscal de la Federación (CFF), ya que precisa que las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad deben conservar:
libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo
estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales
control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos
equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus correspondientes registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, y
toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes
También señala que en el RCFF se definirá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la contabilidad.
Plazos y lugar de conservación de los papeles de trabajo fiscales
Las leyes fiscales no especifican un plazo concreto para que los contribuyentes conserven y elaboren papeles de trabajo. Sin embargo, dado que estos forman parte de la contabilidad, el artículo 30 del CFF, en su tercer párrafo, prevé que la documentación relacionada con la contabilidad debe conservarse durante un periodo de cinco años, contado a partir de la fecha en que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones correspondientes.
Asimismo, se aclara que las personas no obligadas a llevar contabilidad deben conservar en su domicilio toda la documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, para que esté disponible en caso de ser requerida por las autoridades competentes.
Importancia de papeles de trabajo en revisiones fiscales llevada a cabo por autoridades tributarias
El precepto 45 del CFF indica que entre las obligaciones de los visitados, de sus representantes o la persona con quien se entienda la visita en el domicilio fiscal, están :
permitir a los visitadores designados por las autoridades fiscales, el acceso al lugar o lugares objeto de la misma
mantener a disposición de las autoridades fiscales, la contabilidad y demás papeles que acrediten el cumplimiento de las disposiciones fiscales. Los visitadores pueden sacar copias de estos documentos, para que previo cotejo con sus originales, los certifiquen y formen parte de las actas finales o parciales que levanten con motivo de la visita
permitir la verificación de bienes y mercancías, así como de los documentos, estados de cuentas bancarias, discos, cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos que tenga el contribuyente en los lugares visitados
Estructura y contenido que pueden tener los papeles de trabajo fiscales
Con el afán de reconocer e identificar los archivos elaborados por el contribuyente, se recomienda identificarlos con un legajo o conjunto de archivos referente a: pagos provisionales, ya sea de forma física o electrónica; declaraciones de impuestos de forma normal o complementaria, a manera de mantener un registro histórico y recabado de forma conjunta, así como también de las declaraciones anuales, avisos, cartas invitación, entre otra documentación de utilidad para aquel.
Entre los datos importantes a contener por los papeles de trabajo destacan:
nombre de la empresa, denominación o razón social si es persona moral o nombre de la persona física que tributa
texto en el encabezado referente al nombre de papel de que se trate
nombre o iniciales de quien los realizó
fecha de elaboración
artículos de aplicación o fundamentos, de conformidad con la ley
cálculos o procedimientos cuantitativos y/ cualitativos de aplicación, o reglas misceláneas o alguna otra disposición de aplicación
cédulas o documentos de referencia con el documento inicial para enlace de cálculos
fecha de envío o presentación al SAT, en su caso
respuesta o aceptación por parte de la autoridad
número de operación envío-recepción con el SAT
notas u observaciones que se hubiesen encontrado, redactar en la parte inferior del documento
Se recomienda al contribuyente contar con una recopilación de archivos físicos o digitales para su consulta o análisis, para obtener una evidencia histórica de las operaciones registradas de forma detallada y precisa; asimismo, conservar este expediente como soporte documental para el cumplimiento oportuno y correcto de obligaciones fiscales, y también como prueba para posibles revisiones con las autoridades fiscales.
