El catálogo de cuentas es un listado que permite clasificar las cuentas de mayor y las subcuentas que se utilizan para el registro de las operaciones. Su estructura permite agrupar los conceptos de lo general a lo particular. Por ejemplo:
| 1. | Activo |
| 1.1 | Activo circulante |
| 1.1.1. | Bancos |
| 1.1.1.1 | Banamex cuenta 580956 |
| 1.1.1.2 | Bancomer cuenta 1589-346 |
Cada empresa genera su catálogo de acuerdo con sus necesidades de información y operativas. Sin embargo, para que el SAT pueda analizar la información de todos los contribuyentes sobre bases homogéneas se requiere estandarizar la forma en que se clasifican las cuentas. Por lo anterior la autoridad fiscal dio a conocer los “códigos agrupadores” que permitirán asociar las cuentas del catálogo contable a las cuentas “fiscales” –Anexo 24 de la RMISC– (publicado en el DOF el 5 de enero de 2015). Usted podrá consultar este anexo en nuestra página de Internet.
Al agrupar las cuentas se debe observar lo siguiente:
- considerar el código que sea más apropiado atendiendo a la naturaleza y preponderancia de la cuenta o subcuenta del contribuyente
- asociar las cuentas a nivel de mayor y subcuenta a primer nivel
- si el catálogo del contribuyente únicamente tiene cuentas de mayor, cada una de ellas debe asociarse a nivel de subcuenta de primer nivel del código agrupador
- solo hay que relacionar las cuentas que estén activas, por lo que se sugiere depurar el catálogo de cuentas del contribuyente para eliminar todas aquellas que han dejado de utilizarse
- de utilizar cuentas adicionales a las relacionadas en el catálogo de la autoridad, estas se considerarán en la cuenta genérica “Otros”, del activo, pasivo, etc., según corresponda
- los conceptos señalados en la siguiente tabla en realidad agrupan a varias cuentas de registro, razón por la cual no pueden considerarse cuentas de mayor ni subcuentas de primer nivel:
| Del balance | Activo, activo a corto plazo, activo a largo plazo, pasivo, pasivo a corto plazo, pasivo a largo plazo, capital, cuentas de orden |
| Del estado de resultados | Ingresos, costos, gastos, resultado integral de financiamiento |
Un ejemplo de cómo debe relacionarse el catálogo de cuentas del contribuyente con los códigos agrupadores del SAT, se ilustra en la relación de la siguiente cuenta de bancos.
| Nombre de la cuenta y/o subcuenta contable | Código agrupador del SAT | Nivel |
| Activo | 100 | |
| Activo a corto plazo | 100.01 | |
| Caja | 101 | 1 |
| Caja y efectivo | 101.01 | 2 |
| Bancos | 102 | 1 |
| Bancos nacionales | 102.01 | 2 |
| Bancos extranjeros | 102.02 | 2 |
Como se aprecia el nivel de Activo y su subnivel de Activo a corto plazo, no se asocia con los códigos agrupadores del SAT.
La relación con el catálogo del contribuyente es:
| Catálogo de cuentas del contribuyente | Catálogo agrupador de cuentas del SAT | ||
| Número | Nombre de la cuenta | Código agrupador | Nombre Cuenta |
| 10102 | Bancos | 102 | Bancos |
| 10102.01 | Bancos Moneda Nacional | 102.01 | Bancos nacionales |
| 10102.01.01 | Banco del Norte | Todas las cuentas a los niveles siguientes no se relacionan por lo que no se les asigna ningún código agrupador | |
| 10102.01.01.001 | Cuenta 456987 (nómina) | ||
| 10102.01.01.002 | Cuenta 654894 (proveedores) | ||
| 10102.01.02 | Banco Nacional | ||
| 10102.01.02.001 | Cuenta 468984 | ||
| 10102.01.01.002 | Cuenta 326548 | ||
| 10102.02 | Bancos Moneda Extranjera | 102.02 | Bancos extranjeros |
Si bien en el catálogo del sistema contable existe un mayor desglose de las subcuentas, pues cada una de ellas se refiere a una cuenta de bancos distinta, en el catálogo del SAT lo único que se requiere detallar es si se trata de un banco nacional o extranjero.
Características del archivo
Una vez que se han agrupado las cuentas se puede elaborar el archivo .XML. Para estos efectos se debe respetar la estructura contenida en el Anexo 24 apartado “A”, de la RMISC, publicado en el DOF del 5 de enero de 2015.
Datos generales
| Atributo | Descripción | Requerido | Observaciones |
| Version | Expresión de la versión del formato | Sí | Valor prefijado “1.1” |
| RFC | RFC del contribuyente que envía el catálogo | Sí | Longitud mínima 12 y máxima 13 (según sea persona moral o física, respectivamente) |
| Mes | Mes en que inicia la vigencia del catálogo para la balanza | Sí | Valores permitidos del 01 hasta el 12 |
| Anio | Año en que inicia la vigencia del catálogo para la balanza | Sí | Valor mínimo 2015 y máximo 2099 |
| Sello | Para contener el sello digital del archivo de contabilidad electrónica. El sello deberá ser expresado cómo una cadena de texto en formato Base 64 | No | Tipo base xs:string |
| noCertificado | Para expresar el número de serie del certificado de sello digital que ampara el archivo de contabilidad electrónica, de acuerdo con el acuse correspondiente a 20 posiciones otorgado por el sistema del SAT | No | Longitud 20 |
| Certificado | Sirve para expresar el certificado de sello digital que ampara al archivo de contabilidad electrónica como texto, en formato base 64 | No | Tipo base xs:string |
Los atributos “Sello”, “noCertificado” y “Certificado”, si bien son opcionales, su uso permite asegurar la autenticidad de la información y personalidad de quien envía el documento.
El nodo Ctas, es obligatorio y sirve para expresar el detalle de cada cuenta del catálogo y su relación con el código agrupador del SAT.
| Atributo | Descripción | Requerido | Observaciones |
| CodAgrup | Para expresar el código asociador de cuentas y subcuentas conforme al catálogo publicado en la página de Internet del SAT. Se debe asociar cada cuenta y subcuenta que sea más apropiada de acuerdo con la naturaleza y preponderancia de la cuenta o subcuenta | Sí | Tipo especial contelec_td:c_CodAgrup |
| Num Cta | Clave que distingue la cuenta en la contabilidad del contribuyente | Sí | Longitud mínima uno y máxima 100 |
| Desc | Nombre de la cuenta o subcuenta | Sí | Longitud mínima uno y máxima 400 |
| SubCtaDe | Opcional en el caso de subcuentas. Sirve para expresar la clave de la cuenta a la que pertenece dicha subcuenta. Se convierte en requerido cuando se cuente con la información | No | Longitud mínima uno y máxima 100 |
| Nivel | Nivel al que se encuentra la cuenta en el catálogo | Sí | Valor mínimo incluyente uno |
| Natur | Manifestar la naturaleza de la cuenta: deudora (D–Deudora, A–Acreedora). (Activo=D) (Pasivo=A)(Capital=A) (Ingreso=A) (Costo=D) (Gasto=D) (Resultado Integral de Financiamiento=D y/o A) (Cuentas de orden=D y/o A) | Sí | Patrón [DA] |
Generado el archivo .XML del catálogo de cuentas, se comprimirá en formato ZIP para poder enviarlo.
El archivo comprimido se nombrará bajo las siguientes características:
| RFC del contribuyente | 12 o 13 caracteres, ya sea persona moral o física |
| Ejercicio | Cuatro caracteres que identifican el año al que corresponde la información |
| Periodo | Dos caracteres que identifican el número de mes al que corresponde la información |
| Clave | Caracteres “CT” |
| Extensión | “.ZIP” que identifican un archivo comprimido |
Por ejemplo, el archivo para envío del catálogo de cuentas de la empresa “Ruberst, S.A. de C.V.” de enero 2015 se denomina: RUB020509AB3201501CT.zip
Para el caso del contribuyente Raúl Morales Torres, el archivo de su catálogo de cuentas de febrero 2015, se nombraría: MOTR761021SA2201501CT.zip
Envío al SAT
El catálogo de cuentas se envía conjuntamente con la primera balanza de comprobación que deba presentarse.
Si posteriormente es modificado, ya sea porque se agreguen o eliminen cuentas, se deberá enviar a más tardar en la fecha en que deba remitirse la balanza de comprobación del periodo en que se hayan realizado los cambios al catálogo (regla 2.8.1.5., RMISC 2015).
