Es práctica común de las empresas que tiene diversos establecimientos en diferentes partes del país, desplazar a sus empleados de un centro de trabajo a otro por necesidades del giro. En algunos casos las empresas absorben los gastos de la renta de casa habitación para sus empleados por un tiempo determinado.
Esas erogaciones, en términos del artículo 28, fracción XIII de la LISR, solo serán deducibles en los casos en que reúnan los requisitos que señale el reglamento de la LISR (RLISR). Al efecto, el artículo 52 del RLISR dispone que se solicite autorización de la autoridad fiscal correspondiente, siempre que el contribuyente compruebe que los bienes se utilizan por necesidades especiales de la actividad.
Una vez otorgada la autorización respectiva, para efectuar la deducción en ejercicios posteriores, el contribuyente deberá conservar por cada ejercicio de que se trate, (durante el plazo de cinco años a que se refiere el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación –CFF-) la documentación que acredite la estancia de las personas que ocupan dichos inmuebles.
Para poder aplicar esta deducción es condición justificar plenamente la contratación de la casa habitación, identificar a los trabajadores que ocuparán el inmueble, así como la autorización en comento. Para ilustrar el procedimiento a cumplir, describimos la secuencia de requisitos exigibles para efectuar correctamente esa deducción.
¿Cuál es la deducción?
El pago de rentas de casa habitación que las empresas realizan, para permitir a ciertos trabajadores el uso de esos inmuebles (artículo 28, fracción XIII de la LISR)
¿Por qué tipo de trabajadores procede esa erogación como una deducción permitida?
Aquellos por los que se demuestre que es un gasto necesario, como el caso de enviar a trabajadores calificados a un establecimiento distinto al cual trabajan habitualmente y que por la distancia implica temporalmente cambiar de residencia. Cabe apuntar que en este caso no están comprendidas las ayudas de renta, pues estas erogaciones tienen la naturaleza de un gasto de previsión social.
¿Qué requisitos deben cumplirse?
- Corresponder a un gasto estrictamente indispensable de la empresa, que de no efectuarse impediría el ejercicio normal de las actividades de la empresa
- justificar y demostrar la estancia de los trabajadores
- presentar solicitud ante la autoridad fiscal
- recabar documentación con requisitos fiscales
¿Por qué períodos se puede solicitar la autorización?
Por ejercicios fiscales y surtirá sus efectos en aquel en el que se otorgue autorización correspondiente o en el ejercicio inmediato anterior, cuando se hubiese solicitado, y ésta se otorgue en los tres meses siguientes al cierre del mismo (art. 36-Bis del CFF). No obstante el artículo 52, párrafo segundo del RLISR dispone que una vez otorgada la autorización respectiva, para efectuar la deducción en ejercicios posteriores, el contribuyente deberá conservar la documentación que acredite la estancia de las personas ocupantes de los inmuebles, por cada ejercicio de que se trate, durante en plazo citado en el artículo 30 del CFF, por lo que con base en este ordenamiento bastará obtener la autorización por una sola vez, salvo que en la resolución del autoridad se señale un plazo específico, en cuyo caso, para poder deducir esos conceptos, se tendría que presentar la solicitud nuevamente.
La autorización correspondiente está prevista en la ficha de trámite 72/ISR "Solicitud de autorización para deducir pagos por el uso o goce temporal de casa habitación", contenida en el Anexo 1-A (regla 3.3.1.39. de la RMISC15).
¿Ante quién se presenta?
Ante la Administración General Jurídica, la Administración Local Jurídica y la Administración General de Grandes Contribuyentes de acuerdo con el domicilio del contribuyente y/o a sus ingresos, según corresponda.
¿Se puede presentar una solicitud por más de un inmueble?
Efectivamente, pues no existe norma alguna que restrinja solicitar los pagos de las rentas de todos los inmuebles que se ubiquen en el supuesto en comento.
¿Esa erogación es ingreso para el trabajador?
Como se comentó anteriormente, esa erogación no está destinada a satisfacer las prestaciones de previsión social que se otorgan a los trabajadores, por ende no es una prestación recibida por éstos. Asimismo no podría actualizarse la hipótesis de un ingreso, pues el trabajador no recibe la habitación sino el uso de ésta, que se utiliza por la necesidad e instrucción de la empresa.
¿Por el monto de esas rentas debe pagarse el IVA?
Para esta contribución, la persona que realiza el acto es el arrendador (la que otorga el uso del inmueble), y con fundamento en el artículo 20, fracción II de la Ley del Impuesto al Valor Agregado no se pagará el impuesto por el uso o goce temporal de inmuebles destinados o utilizados exclusivamente para casa-habitación, por tanto, si en el contrato se estipula ese uso o destino, el pago de las rentas estará exento de pago de ese impuesto, aun y cuando el comprobante sea emitido a nombre de una persona moral.
¿Cómo puede identificarse si ésta fue autorizada?
Las peticiones que se formulen a las autoridades fiscales deberán ser resueltas en un plazo de tres meses; transcurrido dicho plazo sin que se notifique la resolución, el interesado podrá considerar que la autoridad resolvió negativamente e interponer los medios de defensa en cualquier tiempo posterior a dicho plazo, mientras no se dicte la resolución, o bien, esperar a que ésta se dicte (art. 37 del CFF).
¿Cómo se presenta la solicitud de autorización?
Las promociones que presenten los particulares, donde se incluya la solicitud en comento, deberá enviarse por medios electrónicos acorde a la ficha ya mencionada con los siguientes requisitos:
- Escrito libre en términos del artículo 18 del CFF
- documento que acredite la personalidad del promovente
- copia del contrato de arrendamiento
- estudio comparativo entre los gastos efectuados durante el último ejercicio por concepto de hospedaje y las erogaciones estimadas durante un ejercicio por el arrendamiento de todas las casas habitación, y
- la documentación que acredite la estancia de las personas que ocupan dicho inmueble, (copia del recibo de luz, teléfono, agua, etc., que sea reciente y se encuentre pagado)
