Contabilidad electrónica con Excel

Mediante esa aplicación los contribuyentes pueden cumplir con el envío de su catálogo de cuentas, balanza, pólizas y sus auxiliares al SAT, sin invertir en un software especializado
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Con la herramienta electrónica “convertidor de Excel a XML” (convertidor) dada a conocer por el SAT en su página en Internet, los contribuyentes personas físicas y morales obligados a enviar por medios electrónicos su contabilidad, pueden capturar en el programa Excel la información que deben enviar a la autoridad (archivos XML, de su catálogo de pólizas, balanza y pólizas cuando la autoridad las requiera).

Dicho software permite cumplir los requerimientos informáticos de los archivos, apegándose a la estructura señalada en el Anexo 24, de la RMISC publicado el 5 de enero de 2015 en el DOF, pero el contenido de estos solo es responsabilidad del contribuyente, por lo que deberá estar a lo previsto en la regla 2.8.1.4., de la RMISC para cada archivo conforme a lo siguiente:

Catálogo de cuentas

A cada cuenta de nivel mayor o subcuenta de primer nivel, se le agregará el código agrupador de cuentas del SAT contenido en el apartado B, del anexo 24 de la RMISC, para lo que se atenderá a la naturaleza y preponderancia de la cuenta o subcuenta.

Quienes en su catálogo de cuentas generen únicamente cuentas de nivel mayor, el código agrupador se asociará a nivel de subcuenta de primer nivel.

Es imprescindible realizar una captura y clasificación correcta de las cuentas del catálogo, pues este será la base para obtener la descripción en la balanza de comprobación.

Balanza

Deben incluirse de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital y cuentas de orden los:

  • saldos iniciales
  • movimientos del periodo y
  • saldos finales
  • Los saldos de las cuentas deben permitir identificar los impuestos:
  • por cobrar y pagar
  • trasladados efectivamente cobrados
  • acreditables efectivamente pagados

Las cuentas de ingresos deben distinguir las distintas tasas, cuotas y las actividades por las que no se deba pagar el impuesto.

La balanza de cierre del ejercicio incluirá la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren.

En la siguiente tabla se hace algunas recomendaciones sobre las cuentas contables más comunes que en la práctica pueden encontrarse.

 Cuenta Observaciones
Caja   Si todas las actividades están gravadas con IVA, los movimientos reportados deben reflejar el flujo de efectivo que sirve de base para determinar dicho impuesto
Clientes   Los cargos de esta cuenta  deben guardar proporción con los ingresos acumulables manifestados para el ISR en el mismo periodo
IVA acreditable pagado El saldo inicial y final de la cuenta siempre debe ser de cero. El IVA acreditable se salda al momento de determinar el impuesto del mes, que puede ser a cargo o a favor
IVA pendiente de pago El monto registrado representa el IVA trasladado por la compra de mercancías o gastos y que no se puede acreditar, ya que no ha sido  efectivamente pagado
Activos fijos como edificios, maquinaria, equipo de transporte, de cómputo, etc. Así como las cuentas de depreciación Conforme a las NIF´s, el costo de adquisición de los activos incluso su depreciación deben presentarse de forma separada. El saldo de la cuenta de activo variará de un mes a otro, solo si se compra o se vende un bien.
Para efectos contables, la depreciación debe reflejarse cada mes, aun cuando fiscalmente se aplique por ejercicios. En caso de que se enajene un activo, podrá manifestarse el movimiento respectivo en el saldo pendiente por depreciar en el mes que se venda. Toda vez que el valor contable del costo de adquisición y la depreciación difieren del valor fiscal, algunas empresas optan por manejar este último en cuentas de orden
IVA trasladado cobrado El saldo inicial y final de la cuenta siempre debe ser cero, pues el total del IVA trasladado cobrado se lleva a la cuenta de IVA por pagar o a favor al cierre del mes
IVA trasladado no cobrado El importe registrado representa el IVA trasladado en las ventas que no se considera en el periodo por no haberse cobrado efectivamente. El IVA trasladado no cobrado se salda al momento de realizar su cobro
ISR por pagar   El saldo inicial debiera ser igual a los cargos del mes, pues corresponden al pago provisional de ISR del mes anterior y los abonos al impuesto determinado en el periodo
Retenciones salarios y asimilados El saldo inicial y los cargos, deben equivaler a las retenciones a pagar del mes anterior y los abonos a las retenciones a cargo en el periodo de la balanza, las discrepancias serían, una alerta de que no se está cumpliendo lo previsto en el artículo 27 fracciones V y  XVIII de la LISR. El saldo inicial debiera ser igual a los cargos del mes, pues corresponden a los pagos del mes anterior y los abonos a las retenciones efectuadas en el periodo
Retenciones IVA
Retenciones arrendamiento ISR
Retenciones servicios profesionales ISR
Retenciones dividendos   Los pagos de dividendos de utilidades generadas a partir del 2014, sin importar de que cuenta provengan, causan un ISR a cargo de la persona física que los perciba del 10 %, el cual deberá retener la empresa según lo establece el artículo 140, segundo párrafo de la LISR. Por lo tanto, si existe algún cargo en el periodo en la cuenta de utilidades de ejercicios de 2014 en adelante, se efectuará un abono a esta cuenta
Aportaciones para futuros aumentos a capital Las aportaciones para futuros aumentos de capital solo pueden clasificarse como tal, cuando se hubieran acordado en asamblea de socios (Boletín C-11 de las NIF´s), de lo contrario deben contabilizarse como un pasivo a cargo de la empresa, así como una deuda para efectos del ajuste anual por inflación
Reserva legal El artículo 20 de la Ley General de Sociedades Mercantiles determina que el fondo de reserva será constituido a partir de las utilidades netas de la sociedad, debiendo separarse de forma anual en un mínimo de 5 %, hasta conformar la quinta parte del capital social
Resultado de ejercicios anteriores Este dato debe coincidir con el estado de resultados y con la declaración anual del ejercicio. Generalmente hay una discrepancia entre el saldo contable y el fiscal, por lo que algunos contribuyentes acostumbran llevar estos últimos en cuentas de orden
Ventas Su saldo debería corresponder a los ingresos acumulables que se manifiestan para el pago del ISR
CUFIN Es una cuenta eminentemente fiscal y solo se lleva en cuentas de orden

Pólizas y auxiliares de cuenta de nivel mayor o subcuenta de primer nivel

En cada póliza se distinguirán los folios fiscales de los comprobantes fiscales que soporten la operación, permitiendo identificar la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo con la operación, acto o actividad de que se trate, y deberá incluirse su RFC en las operaciones relacionadas con un tercero.

Cuando no sea posible identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes dentro de las pólizas, se relacionará a través de un reporte auxiliar además de la clave del RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen la póliza.

Los auxiliares de la cuenta de nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel deberán permitir la identificación de cada operación, acto o actividad.

Convertidor

Descarga

El archivo del convertidor, así como sus manuales de instalación y usuario pueden obtenerse en la siguiente dirección electrónica.

Para descargar el archivo se presentan dos opciones:

  • complemento básico (requiere conexión a Internet para concluir la instalación)
  • componente completo

Una vez instalada la herramienta, se abre Excel y se selecciona el complemento “Contabilidad Electrónica”.

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Se pulsa el botón “Abrir Plantilla”.

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En el campo “Nombre” se introduce la plantilla que se va a crear y posteriormente se guarda.

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Con ello se muestra el libro con las distintas hojas donde se pueden capturar:

  • Catálogo
  • Balanza
  • Póliza, atendiendo a la operación se complementará su información con alguno(s) de los siguientes registros:
    • Transacción (obligatorio)
    • Compra nacional
    • Otra compra nacional
    • Compra extranjera
    • Cheque
    • Transferencia
    • Otro método de pago
    • Auxiliar cuentas
    • Detalla aux
    • Auxiliar folios
    • Comprobante nacional
    • Otro comprobante nacional
    • Comprobante extranjero

Catálogo

En la hoja para capturar la información de la plantilla “Catálogo de cuentas”, primero se ingresa el RFC del contribuyente, mes al que corresponde y el año. Pueden generarse archivos a partir de enero 2015 y hasta el mes inmediato anterior al presente.

En su apartado número dos, se comenzará a introducir los datos del catálogo del contribuyente.

Para agregar más filas basta con activar la celda inmediata posterior de la última cuenta capturada y pulsar el botón “Insertar fila”.

En la siguiente imagen se ejemplifica una parte de la captura del catálogo de cuentas de la empresa “Satélites de México, S.A.”, que se reportará por el periodo de abril de 2015.

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Los campos en color blanco son campos “opcionales”. Los campos que se presentan en rojo son campos “requeridos”, que cambian a color azul una vez que se han requisitado correctamente.

Para eliminar un registro, se selecciona y se da un clic en el botón “eliminar fila”.

Una vez capturado el catálogo, podrán vaciarse los datos de la balanza del contribuyente para el mismo periodo.

Balanza

Podrán agregarse o eliminarse filas siguiendo el mismo procedimiento que para el catálogo de cuentas.

La columna “Cuenta contable”, muestra un menú desplegable de las cuentas que se capturaron en el catálogo, por lo que cualquier dato que no se encuentre en este será rechazado por el sistema.

A pesar de ser un libro de “Excel”, no se permiten realizar operaciones en las celdas de saldos, por lo que todos los valores deben ser capturados.

Deben incluirse todas y cada una de las cuentas con sus saldos y movimientos, Por cuestiones prácticas, a continuación se muestra una parte de la balanza del contribuyente de abril de 2015.

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Pólizas

Generalidades

Una póliza de contabilidad para efectos fiscales es el documento que contiene el registro contable de las operaciones desarrolladas por una empresa. Estos registros deben cumplir ciertos requisitos, por ejemplo (art. 33, RCFF):

  • ser analítico y efectuarse a más tardar el último día natural del mes siguiente a la realización de la operación, acto o actividad (regla 2.8.1.17, fracc. II, RMISC)
  • permitir la identificación de cada operación relacionándola con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal modo que pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas. Cuando no se logre identificar el folio fiscal dentro de las pólizas se podrá elaborar un reporte auxiliar en el cual se relacionen todos los folios fiscales, el RFC y el monto de cada comprobante que esté amparado en cada póliza (regla 2.8.1.4, fracc. III y anexo 24, apartado E, RMISC)
  • señalar la fecha de realización de la operación, su descripción, la cantidad o unidad de medida, la forma de pago especificando si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago. Registrar el monto del pago, precisando si se efectúa en efectivo, transferencia interbancaria de fondos, cheque nominativo para abono en cuenta, tarjeta de débito, crédito o de servicios, monedero electrónico o por cualquier otro medio. Cuando el pago se realice en especie o permuta, deberá indicarse el tipo de bien o servicio otorgado como contraprestación y su valor. Cuando no se cuente con la información que permita identificar el medio de pago, se podrá incorporar la expresión “NA” (regla 2.8.1.17, fracc. III, RMISC)
  • realizarse en idioma español y consignar los valores en moneda nacional. Podrá llevarse la documentación que integra la contabilidad, incluida la comprobatoria, en idioma diferente al español. El SAT podrá solicitar su traducción mediante un perito traductor autorizado. Tratándose de solicitudes de devolución y avisos de compensación, la documentación comprobatoria que ampare las transacciones se acompañará de su traducción al español (regla 2.8.1.19., ante proyecto de la tercera modificación a la RMISC)
  • permitir la identificación de los depósitos y retiros en las cuentas bancarias

En ocasiones es necesario contar con información detallada de una cuenta en particular, lo cual se obtiene de los auxiliares de cuentas. Para efectos fiscales, se precisa que los auxiliares deben ser a nivel de cuenta de mayor o subcuenta de primer nivel y que  deberán permitir la identificación de las operaciones. Los requisitos para generar este archivo se contienen en el Anexo 24, apartado F, RMISC.

Las pólizas, los auxiliares de cuentas y los auxiliares de folios fiscales únicamente se envían a requerimiento de la autoridad, ya sea para que ésta verifique la información contable o valide la procedencia de devoluciones y compensaciones.

El envío de las pólizas a solicitud de la autoridad fiscal se realizará a partir del 3 de septiembre de 2015, de la información correspondiente a julio de 2015 (art. Décimo transitorio, Primera Modificación a la RMISC 2015, publicada el 14 de mayo de 2015 en el DOF).

Captura

Es necesario contar con los datos cargados del catálogo de cuentas para poder capturar las pólizas.

La hoja de “Póliza” contiene nodos (hojas) que se asocian a ella. Son obligatorias: “Póliza” y “Transacción”, pues si no se capturan estas, no será posible generar el archivo XML.

Las demás hojas opcionales son: Compra nacional, otra compra nacional, compra extranjera, cheque, transferencia, otro método pago. Si se requisitan algunas de las hojas opcionales, deberán capturarse por lo menos los campos obligatorios marcados en color rojo.

Ejemplo

Considérense los siguientes asientos. Las fechas de este supuesto corresponden a abril de 2015, pues el sistema no permite introducir meses posteriores, sin embargo la autoridad solo podrá solicitar las pólizas a partir de las operaciones de julio de 2015.

Compras

El 1 de abril se adquieren 30,000 pzas. de barras de aluminio para la elaboración de ollas, al proveedor “Laminados del Norte, S.A. de C.V.”, con un costo unitario de $2.00 más IVA. Operación amparada con el CFDI con folio fiscal 65489544-8D7A-4CFF-9862-4A6A1B8551F3, y pagada mediante transferencia electrónica de fondos en la misma fecha.

Esta operación se reporta de la siguiente forma:

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El número único de identificación es asignado por cada contribuyente de acuerdo con sus controles.

El sistema tomará la información que se introduzca en el campo “Núm. Único de Identificación”, para armar la información del combo que podrá visualizarse en la plantilla “Transacción” de la columna “Número de póliza”.

Las claves del tipo de solicitud son las siguientes:

Tipo de Solicitud Clave
Acto de Fiscalización AF
Fiscalización Compulsa FC
Devolución DE
Compensación CO

En la hoja “Transacción” se indicarán las cuentas que se afectan según la operación contenida en la póliza relacionada. Se agrega una fila para capturar cada cuenta.

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En la plantilla “Compra nacional”, se relacionará el CFDI y RFC del proveedor relacionados con la transacción.

Primero deben capturarse los números de pólizas en la plantilla “Pólizas” y el número de cuenta en la plantilla “Transacciones” para poder requisitar este registro.

Solo se puede generar el archivo XML en “Pólizas” cuando los “Números de pólizas” y “Números de cuenta” estén asociados en cada plantilla que sea utilizada.

 

En la plantilla “Transferencia”, se relacionarán los datos del pago. Las claves de los campos “Banco emisor nacional”, “Banco emisor extranjero”, “Banco destino nacional y “Banco destino extranjero”, son las contenidas en el Anexo 24 de la RMISC, apartado “I”.

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Adquisición de activos

El 2 de abril se compra un automóvil a la agencia automotriz “Autos del Futuro, S.A.”, por un monto de $95,468.00 más IVA, contraprestación que se liquidó en un 25 % mediante el depósito en cheque en la cuenta del beneficiario y el resto fue financiado con un crédito bancario. Esta operación se ampara con el CFDI con folio fiscal 075BF8B8-E50F-4B53-91FC-9DD5C95C0702,

La póliza y sus nodos para esta operación son:

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Toda vez que parte de la operación se pagó mediante cheque y el resto a través de un crédito bancario, se efectúa cada registro en la hoja correspondiente “Cheque” y “Otro método de pago”.

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La clave del método de pago será la correspondiente al catálogo previsto en el Anexo 24 de la RMISC, apartado J.

J.- Catálogo de método de pago
Clave Concepto
01 Efectivo
02 Cheque
03 Transferencia
04 Tarjetas de crédito
05 Monederos electrónicos
06 Dinero electrónico
07 Tarjetas digitales
08 Vales de despensa
09 Bienes
10 Servicio
11 Por cuenta de tercero
12 Dación en pago
13 Pago por subrogación
14 Pago por consignación
15 Condonación
16 Cancelación
17 Compensación
98 “NA”
99 Otros

Pago a un proveedor

El 3 de abril, se pagó la factura 321BF8B8-E50F-4B53-91FC-9DD5C95C0322, de fecha 02 de marzo de 2015, mediante transferencia electrónica de fondos, al proveedor “Botaren, S.A.” por un monto de $9,540,00.

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Venta a crédito

El 4 de abril se enajenaron los productos que se enlistan a continuación, a “Comercializadora General, S.A.”, con un plazo para pagarlas de 30 días, según la factura emitida 567BF8B8-E50F-4B53-91FC-9DD5C95C0568.

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Cobro a cliente

El 5 de abril el cliente “Cocinas Nacionales, S.A. de C.V.” liquidó la factura 412BF8B8-E50F-4B53-91FC-9DD5C95C0413, por un monto de $9,500.00 más IVA.

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Nómina

El 10 de abril se pagó la nómina correspondiente a la semana del 6 al 10 de dicho mes, según los datos de la siguiente cédula:

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Auxiliar de Cuentas

Como este asiento se encuentra relacionado con varios CFDI, se utilizará la plantilla “Auxiliar de Cuentas”, la cual contiene nodos (hojas) que se asocian a ellas.

Las hojas obligatorias son: “Auxiliarcuentas” y “Detalleaux”.

“Auxiliarfolios”, “Comprobante nacional”, “Otro comprobante nacional” y “Comprobante extranjero” son opcionales.

 

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Si no se agregan cuentas contables en la plantilla “Catálogo de cuentas” no será posible comenzar a agregar registros en la plantilla de “Auxiliar de cuentas”. Las mismas cuentas que se adicionan en “Catálogo de cuentas” se reflejan en “Auxiliar de cuentas”.

Archivo de envío

Concluida la captura de la información, se guarda seleccionando el botón “Guardar”, para almacenarlo en la ruta que el contribuyente elija.

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A continuación puede generarse el archivo que se enviará al SAT, para lo cual se pulsa el botón “Genera XML”.

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Si el archivo contiene algún campo en rojo (con error o vacío) se muestra el mensaje que se encontraron errores, sin que pueda generarse el XML hasta su corrección.

Con todos los datos “válidos” (celdas en color azul o blanco) el sistema mostrará la ventana para seleccionar la ubicación donde se desea guardar el archivo.

El nombre del archivo es dado por el propio sistema con base en los datos del contribuyente apegándose a lo dispuesto en la propia RMISC, por lo que no debe modificarse este y solo guardarse en el destino elegido.

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Se presenta un mensaje indicando que fue correctamente generado.

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El resultado es el archivo .ZIP con la nomenclatura correcta, que deberá enviarse a través de la página del SAT, siguiendo la ruta desde “Buzón tributario”, Aplicaciones–Contabilidad Electrónica–Envíos, por el portal de “Tramites y Servicios” en la dirección Tramites–Contabilidad Electrónica–Envío.

Conclusión

El convertidor es una práctica herramienta para los contribuyentes que no cuenten con un sistema comercial o personalizado que permita generar los archivos .XML de su contabilidad para enviarla al SAT. Si bien es sencillo utilizarlo, presenta los inconvenientes de no poder copiar y pegar datos, ni tampoco efectuar operaciones aritméticas, además de que la captura de la información es un proceso lento, por lo que debe hacerse una minuciosa revisión de los registros para evitar caer en errores.