La SHCP publicó en el DOF del 15 de mayo de 2020 las modificaciones y adiciones a diversos artículos de las Disposiciones de carácter general en materia de operaciones a los usuarios de los Sistemas de Ahorro para el Retiro.
A continuación, se dan a conocer los cambios más relevantes, mismos que surtirán efectos el 18 de mayo de 2020 de forma general.
Las Afore deben:
- por lo menos una vez al año, contactar telefónicamente o a través de cualquier otro medio no presencial que establezcan en sus Manuales de Políticas y Procedimientos, a los colaboradores que tengan 60 años de edad o más, que no hubiesen iniciado con su trámite de pensión, con el fin de informarles las características de su cuenta Individual, las opciones de retiro con que cuentan y los trámites que deberán llevar a cabo para obtener la pensión que en su caso les corresponda
- conservar las evidencias del contacto con el asegurado
- comunicarle al trabajador de 65 años de edad o más, mediante el estado de cuenta cuatrimestral que cuenta con los recursos del Seguro de Retiro, de la Subcuenta de Ahorro para el Retiro, o de la Subcuenta de Vivienda
- hacerle saber al subordinado (mientras no hubiese sido contactado y no inicie con su trámite de pensión), a través de cualquier medio no presencial, que cuenta con recursos para disponer
- establecer dichos medios no presenciales en sus Manuales de Políticas y Procedimientos, conservando las evidencias de contacto con el empleado, y
- conservar de manera electrónica por cada trabajador a que hubiese prestado el servicio de administración de cuentas, un ejemplar de la solicitud de registro o traspaso, del documento de rendimiento neto, así como de cualquier otro instrumento referente o relacionado con los trámites, servicios o transacciones que éstos o sus Beneficiarios, en su caso, realicen en los Sistemas de Ahorro para el Retiro (SAR)
Contrato de administración de fondos para el retiro con una Afore
- Debe incluirse en las solicitudes de registro y traspaso y ser firmado para su formalización. Para que las administradoras recaben el consentimiento de los asegurados para realizar actos relacionados con sus cuentas individuales; dicho consentimiento debe estar de manera expresa, por escrito o a través del uso de los medios electrónicos aprobados por la Consar
- para su formalización, es a través de la firma de las solicitudes de registro y traspaso; las afore deben asegurarse que los medios electrónicos que utilicen para tales efectos, permitan a los trabajadores conocer y manifestar que conocen el alcance, contenido y condiciones del contrato, así como una opción que les permita manifestar su consentimiento y firmar el documento previamente a continuar con el proceso de registro o traspaso, y
- para su entrega o envío por correo electrónico o a través de algún otro medio de comunicación siempre debe haberse aceptado por el colaborador, un ejemplar de las solicitudes de registro y traspaso, no tiene que generar ningún cargo para este último
De la actualización de datos de los trabajadores
- Los trabajadores que hubiesen identificado inconsistencias en sus datos de identificación en la Afore que opere su cuenta individual pueden iniciar ante esta el trámite de la modificación de datos. Para estos efectos, deben presentar la documentación necesaria para su correcta identificación y estar en posibilidad de llevar a cabo las actualizaciones y/o modificaciones de datos que correspondan
- las administradoras deben integrar las imágenes de los documentos que requieran al expediente de servicio a nombre del trabajador registrado al que correspondan, de conformidad con su Manual de Procedimientos Transaccionales
Del registro, apertura y traspaso de cuentas individuales
Las Afore:
- son responsables de llevar a cabo la apertura, el registro y el traspaso de las cuentas individuales en estricto apego a la normatividad, para lo cual, pueden contratar agentes promotores, empresas de apoyo o empresas de tecnología financiera autorizadas.
Además, son garantes de la gestión de estos procesos, por lo que responderán directamente de todas las actividades que realicen sus agentes promotores, empresas de apoyo o empresas de tecnología financiera que contraten
- pueden implementar el uso de modelos electrónicos para generar un folio que sustituya el folio de estado de cuenta y la imagen digitalizada del estado de cuenta en los trámites de traspaso
- deben asegurarse de que el funcionamiento y operación de los modelos electrónicos, se sujete permanentemente a la regulación que se encuentre vigente, así como a las modificaciones que en su caso se apliquen a la misma, lo anterior con la finalidad de conservar la autorización otorgada por la Consar, de lo contrario la misma podrá ser revocada
Del registro de cuentas individuales
Las Afore deben:
- mantener a disposición de la Consar los videos de consentimiento del trabajador respecto a la realización de estos trámites e implementar las medidas de seguridad necesarias para garantizar que los datos e información que se genere no sean manipulables
- elaborar y poner a disposición de los trabajadores las solicitudes de registro, a través de los medios electrónicos que para tal efecto determinen, las cuales deberán contener diversa información, entre la cual está incluido el contrato de administración de fondos para el retiro
- a través de los agentes promotores, entregar físicamente, o enviar al correo electrónico que señale el asegurado o bien, a través de los medios electrónicos que la administradora ponga a su disposición, un ejemplar de la solicitud de registro la cual incluye el contrato de administración de fondos para el retiro y del documento de rendimiento neto, firmados por el trabajador y el agente promotor, al momento de tramitar el registro
Traspaso de cuentas individuales
Las administradoras:
- solo pueden gestionar el traspaso de las cuantas únicamente cuando se identifique y autentique previamente a los asegurados y a los agentes promotores, en su caso, que gestionen los trámites a través del uso de la información contenida en el expediente electrónico, y
- son responsables de verificar que en todos los traspasos que lleven a cabo, los trabajadores y los agentes promotores, en su caso, cuenten con un expediente electrónico
De la elección de Sociedades de Inversión por los trabajadores
Las Administradoras deben:
- atender a través de atención personalizada en sucursales, del E-SAR o de la Aplicación Móvil, las pre-solicitudes de transferencia o permanencia de los recursos de su cuenta individual de una Sociedad de Inversión a otra
- poner a disposición de los trabajadores, información sobre los requisitos, plazos y posibles riesgos sobre las características de la transferencia a realizar
Unificación y separación de cuentas individuales
Los trámites para la unificación y separación de cuentas individuales podrán iniciarse por las administradoras, bajo su responsabilidad, cuando verifiquen o tengan conocimiento que una cuenta individual tenga depositados recursos que no le corresponden al titular de la misma o identifiquen dos o más cuentas individuales del mismo asegurado.
En estos caso deberán contactar a los trabajadores a fin de que acudan a iniciar el trámite correspondiente..
De las aportaciones de Ahorro Voluntario
Las Administradoras o Empresas Auxiliares que reciban estas, a través de cualquiera de los medios previstos, deben emitir un acuse de recibo de acuerdo con las características, lineamientos y criterios técnicos que se acuerden con las Empresas Operadoras, así como, en su caso, los que establezca la Consar.
De la disposición parcial de recursos por ayuda de matrimonio o retiros parciales por desempleo
Para el caso de retiros parciales, el trabajador que acuda a una Afore debe presentar la pre-solicitud de disposición de recursos por ayuda para gastos de matrimonio o retiro parcial por pesempleo que hubiese realizado a través del E-SAR acompañada por la documentación que, en su caso, establezcan las Afore y el Seguro Social.
Las Administradoras deben:
- poner a disposición de los trabajadores las solicitudes de Retiros Parciales por desempleo y de ayuda de matrimonio
- verificar que los datos asentados en la solicitud estén completos y que correspondan con la información que el trabajador proporcione al momento de realizar el trámite
- recabar del colaborador para las solicitudes presenciales, la Clave Única de Servicio correspondiente a la pre-solicitud de disposición de recursos que el Trabajador hubiese obtenido a través del E-SAR
- informar a los trabajadores el resultado de la solicitud de retiros parciales por desempleo o ayuda de matrimonio
