Cambios hechos en el CCom permitirán cumplir obligaciones con conservación de la información de sus negocios
El Código de Comercio (CCom) fue reformado y adicionado en virtud de un decreto publicado en el DOF del 7 de abril de 2016, con lo cual finalmente se prevé la digitalización de la contabilidad mercantil.
Los cambios hechos en el CCom, en vigor desde el pasado 8 de abril, permitirán que los comerciantes cumplan sus obligaciones relacionadas con la conservación de la información de sus negocios en medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología, las cuales abarcarán:
- al libro mayor y el de actas de asambleas, en el caso de las personas morales (art. 34, reforma)
- los comprobantes originales de sus operaciones (art. 38, reforma)
- la totalidad o una parte de la documentación relacionada con sus negocios
Si bien desde las reformas del año 2000 se reconoce el concepto de mensaje de datos y su valor probatorio, no se estableció regulación respecto a la gestión y conservación de documentos en soportes de papel que se convierten en formatos digitales, es decir que se digitalizan; la intención de la reforma es básicamente reglamentar la digitalización: almacenamiento, conservación, certificación, valor probatorio y certificadores.
Se amplió el concepto de prestador de los servicios de certificación, el cual, será entendido como la persona (acreditada por la SE como tal) o institución pública que preste servicios relacionados con las firmas electrónicas, expida los certificados o provea la conservación de mensajes de datos, el sellado digital de tiempo, así como la digitalización de los documentos impresos (art. 89, reforma).
Aun cuando el CCom ya preveía la validez legal de los mensajes de datos, se hizo hincapié en que estos pueden ser utilizados como medios probatorios ante cualquier autoridad, por ende, surtirán los mismos efectos jurídicos que la documentación impresa (art. 89 bis, reforma).
La digitalización se hará siguiendo las siguientes reglas (arts. 95 bis 1, 95 bis 2, 95 bis 3, art. 95 bis 4, adiciones):
- será en el formato que determine el comerciante
- una vez concluida, se acompañará la firma electrónica avanzada del negociante, y del prestador de servicios de certificación que ejecutó las actividades de digitalización
- si un prestador de servicios de certificación realiza la digitalización habrá presunción legal sobre el adecuado cumplimiento de las disposiciones legales
- la información que en virtud de acuerdos contractuales quede en poder de un prestador de servicios de certificación, se regirá por lo dispuesto en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, por ende, tiene el deber de mantener la confidencialidad de la información, salvo por mandato judicial
- será responsabilidad estricta del mercante mantenerlos bajo su control, acceso y resguardo directo, a fin de que su ulterior consulta pueda llevarse a cabo en cualquier momento, y
- en caso que los servicios de digitalización sean contratados con un prestador de servicios de certificación, este presumirá la buena fe del contratante, así como la legitimidad de los documentos que le son confiados a digitalizar, limitándose a reflejarlos fiel e íntegramente en los medios electrónicos que le sean solicitados, bajo las penas en que incurren aquellos que cometen delitos en materia de falsificación de documentos
Aunado a las disposiciones del CCom, la conservación de los documentos en medios digitales deberá hacerse de acuerdo con lo establecido en la norma oficial mexicana sobre digitalización y conservación de mensajes de datos que para tal efecto emita la SE.
Problemática
Si bien es digno de aplauso que por fin se prevea en el CCom que la contabilidad mercantil generada en papel pueda ser guarecida en medios electrónicos, la reforma reseñada carece de claridad en torno al resguardo al que deberán sujetarse los documentos que sean digitalizados, pues aun cuando indica que la SE emitirá una norma oficial mexicana (NOM) al respecto, deja de lado dos rubros que podrían ocasionar una incompatibilidad al respecto:
- NOM-151-SCFI-2002: anterior a la reforma, el artículo 49 del CCom ya contenía la posibilidad de custodiar los documentos que consignen contratos, convenios o cualquier compromiso que dé nacimiento a derechos y obligaciones en mensajes de datos, siempre que se siga la NOM en comento para su conservación íntegra e inalterada a partir del momento en que se genere por primera vez en su forma definitiva y, además, siga disponible para su ulterior consulta.
Al respecto, la NOM-151 no solo regula la conservación de los mensajes de datos, sino también establece los requisitos para: los programas de cómputo destinados a realizar dicha acción, la emisión de la firma electrónica, los sistemas de conservación y la obtención de sus constancias, así como para los prestadores de servicios de certificación .
Además, fundamenta la preservación de los documentos electrónicos mediante el uso de un algoritmo de conservación y la definición ASN1 (Abstracts Sintax Notation, version 1) de los objetos usados.
En resumen, la NOM-151 está diseñada para promover la confidencialidad, la integridad de los datos, la autenticación y la no repudiación del mensaje de datos por el emisor. Al parecer habrá una NOM nueva que contemple la digitalización y la conservación de los mensajes de datos
- Título III del CCom para el comercio electrónico: esta parte fue incorporada desde el año 2003 para incluir el empleo de las tecnologías, al señalar que en los actos de comercio y en la formación de los mismos pueden utilizarse los mensajes de datos, a través de su fijación en los medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología (art. 89).
En este capítulo, grosso modo, se contempla la equivalencia funcional del mensaje de datos con la información contenida en los documentos físicos, y la de la firma electrónica con la firma autógrafa.
Reconoce al certificado como unidad básica de vinculación entre un firmante y los datos de creación de su firma electrónica; esta se define como un dispositivo de identificación cuyo uso expresa la aprobación de la información contenida en el mensaje de datos.
Hace hincapié en que no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a la información que esté contenida en forma de mensaje de datos. Este reconocimiento es de suma importancia porque constituye la evocación de obligatoriedad para la información transmitida en esa forma para realizar actos de comercio (art. 89 Bis).
Volviendo a la reforma estudiada, es necesario subrayar que su fondo se limita más a la preservación de los documentos impresos que se digitalizan. No obstante, es necesario que se aclare cómo se coordinará con los puntos referidos de la NOM-151 y del Título III del CCom, sobre todo en lo que hace al resguardo de la información expresada en mensajes de datos.
Si el legislador no emite las previsiones pertinentes para armonizar toda el marco legal de los medios electrónicos, los particulares se podrían ver gravemente afectados, pues sus documentos no tendrían efectos en todas las materias, como podría ser el entorno tributario.
Al respecto, no es estéril remarcar que el Código Fiscal de la Federación (CFF) prescribe el uso obligado de los medios electrónicos como un elemento necesario para cumplir con las obligaciones fiscales, por lo que la forma de administrar y llevar la contabilidad deberá adaptarse a estas nuevas herramientas determinadas por el SAT, si es que se quiere que aquella sea aceptada y reconocida por dicho órgano.
Entonces, el uso obligado de la nueva NOM en materia fiscal encuentra su fundamento en el artículo 34 del Reglamento del CFF, al señalar que el contribuyente conservará y almacenará como parte integrante de su contabilidad toda la documentación relativa al diseño electrónico donde almacene y procese sus datos contables, debiendo cumplir con las normas oficiales vinculadas con la generación y conservación de los documentos digitales. Ahora solo basta esperar un año para su emisión.
